Business Intelligence: mit Predictive Planning näher an der Zukunft

Die Schuldenkrise in Europa und die schwächelnde Weltkonjunktur dämpfen aus Sicht der führenden Forschungsinstitute das Wachstum der deutschen Wirtschaft. In ihrem Herbstgutachten halbierten die Forscher ihre Prognose für das kommende Jahr und erwarten nun ein Plus von 1,0 Prozent, während sie noch im Frühjahr ein Plus beim Bruttoinlandsprodukt von 2,0 Prozent prognostizierten. Als Grund für den skeptischeren Ausblick nennen die Institute nun neben der Eurokrise die Schwäche der Weltwirtschaft. Über den gesamten Prognosezeitraum gesehen überwiegen die Abwärtsrisiken.

Für Unternehmen wird es gerade in unsicheren Zeiten immer wichtiger, Trends früh zu erkennen. Damit steht auch die gängige Planungs- und Budgetierungspraxis in vielen Controlling- und Finanzabteilungen vor einem grundlegenden Wandel. Anstelle von vergangenheitsorientierten Analysen und dem Berichten aktueller Zahlen haben Planung und Simulationen an Bedeutung gewonnen.

Alexander Springer, der Autor dieses Gastbeitrags für ZDNet, ist Vorsitzender des Vorstands der Prevero AG (Bild: Prevero).

Denn durch eine starke Fixierung auf die Geschäftsperiode sowie eine Vergangenheits- statt Zukunftsorientierung gehen die Planungsprozesse in Unternehmen oft nicht über eine rein operative Pflichtübung hinaus. Umständliche und langwierige Abstimmungsprozesse bei gleichzeitiger Detailtiefe, die einen hohen Einsatz an personellen Ressourcen fordern, tun ihr Übriges. Betroffen sind dabei nicht nur das Controlling, sondern auch die nachgelagerten und berichtenden Fachabteilungen.

Was ist zu tun? Durch eine häufigere Simulation können mit den richtigen Planungs- und Analysewerkzeugen sich abzeichnende Trends identifiziert werden, die zum Beispiel bei Investitionsentscheidungen eine wertvolle Informationsgrundlage bieten und dabei deutlich mehr als nur die Planzahlen buchhalterisch korrekt abbilden. In diesem Kontext kommt auch die Berücksichtigung von Frühindikatoren, beispielsweise des Geschäftsklimaindexes, ins Spiel.

So kann der Index beispielsweise für eine bestimmte Region herangezogen werden, um die Absatzplanung in einem lokalen Markt besser auszurichten oder zu optimieren. In der Praxis sollte eine verwendete Planungssoftware die rechnerische Einbindung solcher Indikatoren im Planungsmodell natürlich unterstützen, um es nicht nur bei einer reinen „Einschätzung“ zu belassen.

Prevero fasst dies unter dem Ansatz des „predictive planning“ zusammen. Dazu gehören das regelmäßige Planspiel und die Simulation, wodurch die Sicht auf zukünftige Entwicklungen ermöglicht wird. Mit „predictive planning“ bietet sich zudem die Möglichkeit, mittels Software-Tools unterjährig ständig eine Prognose auf die nächste Zeitperiode – den Monat, das Quartal oder Jahr – generieren zu lassen.
Diese Technik ist notwendig, da die wirtschaftlichen Zyklen sich tendenziell immer schneller abwechseln und immer heftiger ausschlagen. Ein Unternehmen kann mit diesem Ansatz frühzeitig ermitteln, wie sich Umsatz und Kosten zum Jahresende entwickeln werden. Und je früher dieses Wissen vorhanden ist, umso flexibler kann zum Beispiel mit einer Anpassung der Produktion oder Lagerbestände reagiert werden.

Je näher eine Organisation also „an der Zukunft dran“ ist, umso erheblicher das Kosteneinsparpotenzial. „Predictive planning“ ist das Echolot für die sichere Navigation des Unternehmens. Durch eine regelmäßige, unterjährige Zwischenprognose erhalten Controller und Management immer wieder Feedback über den aktuellen Status und damit ein besseres Bild von der Gesamtsituation.

So genannte „Rolling Forecasts“ in kürzeren Abständen – dafür aber mit überschaubaren Details – verschaffen allen Verantwortlichen einen besseren Überblick und die strategische und operative Planung werden stärker verbunden.

Die Erfahrung hat gezeigt, dass eine zu detaillierte Planung eher eine gefühlte Sicherheit vermittelt. Rasche Veränderungen im Unternehmensumfeld erfordern vielmehr die Flexibilität, bestehende Planungs- und Forecasting-Prozesse schnell und verlässlich an dynamische Rahmenbedingungen anpassen zu können.

Insofern sprechen wir auch die Empfehlung aus, eine Planung tendenziell eher weniger detailliert, dafür aber öfter durchzuführen. Der Planungsprozess bekommt mehr Sicherheit und hilft Unternehmen damit, die Zukunft in die Gegenwart zu bringen und damit beherrschbar zu machen.