Genervte Endanwender in Unternehmen, die für jede minimale Änderung die IT-Abteilung bemühen und deshalb unbestimmte Zeit mit verminderter Produktivität leben müssen. Gestresste Administratoren, die Stunde um Stunde mit Standardanfragen der User verbringen, anstatt sich um wertschöpfende Projekte zu kümmern. Überforderte IT-Leiter, die den Überblick über die Anwendungslandschaft im Unternehmen verloren haben und schon Mitte des Jahres den Boden ihres Budgettopfes sehen können. Diese Szenarien sind in vielen Unternehmen nur allzu gut bekannt.
Abhilfe verspricht die Cloud mit einem Mehr an Elastizität, Effizienz und Innovation. Der entscheidende Hebel für die IT-Abteilung kann dabei die als Service bereitgestellte Cloud-Plattform sein. Dieser Markt ist derzeit besonders dynamisch. Doch nicht alle Angebote halten, was sie versprechen. Denn ein Cloud-Plattform-Angebot muss eine Reihe von Attributen aufweisen, um ihr volles Potenzial entfalten zu können.
So sollte eine moderne Plattform ein einheitliches System für alle Anwender, Prozesse und Ressourcen eines Unternehmens bieten. Eine solche Web-Architektur befreit von Einschränkungen der Infrastrukturen und unterstützt Unternehmen dabei, Systeme und Prozesse in einer einzigen workflowbasierten Plattform zu konsolidieren.
Anwendungen zentral und konsolidiert verwalten
Welches Potenzial eine gut designte Cloud-Plattform entfalten kann, zeigt folgendes Beispiel: Ein großes Unternehmen hatte fast 300 Anwendungen zu verwalten, die alle in nicht-strategischen Applikationen wie Lotus Notes oder PHP geschrieben wurden, aber dennoch einen Nutzen für die Geschäftsprozesse hatten. Die Kostenstruktur dieses Wildwuchses war sehr hoch, konnte aber aufgrund der Unübersichtlichkeit nicht exakt beziffert werden.
Die IT-Abteilung reagierte, konsolidierte die Anwendungen mit Hilfe einer geeigneten Cloud-Plattform und reduzierte so deren Anzahl erheblich. Alle IT-Tools ließen sich nun zentral und übersichtlich auf einer einzigen integrierten Infrastruktur verwalten, ohne dass die Endanwender auf bisherige Funktionen verzichten mussten.
Entscheidend für eine Plattform ist, bis zu welchem Grad sie es erlaubt, die Endanwender zu involvieren. Sie muss idealerweise über Komponenten verfügen, die Nutzer in die Lage versetzt, selbst Anwendungen zu kreieren. Denn meist fehlt die Zeit, ein Team an Programmierern zu konsultieren oder ein größeres Entwicklungsprojekt einzuberufen. Gefragt ist eine Plattform, die so programmiert ist, dass Anwendungen schnell erstellt und Prototypen zügig entwickelt sind sowie der Produktivbetrieb umgehend möglich ist.
Ein weiteres Beispiel: Selbst in großen Unternehmen werden Workflows noch häufig mit Hilfe von Excel-Tabellen abgebildet. Diese verwendet die Belegschaft dann völlig unabhängig von Prozessen oder Anwendungen im Unternehmen und spielt die Ergebnisse auf unterschiedlichste Art und Weise in das System zurück.
Verfügt ein Unternehmen dagegen über eine Plattform, die ihren Anwendern die Möglichkeit bietet, einen solchen Prozess in einem Formular-basierten Workflow abzubilden, hat das gleich mehrere Vorteile: Einerseits sind Aufbau und Bearbeitung vollständig transparent und nachvollziehbar. Über eingebaute Logik können falsche Angaben von vorneherein ausgeschlossen werden. Andererseits ermöglicht die Einbettung in die übergreifende Plattform, die alle relevanten Systeme integriert, zusätzliche Reporting-Prozesse.
Neue Geschäftsprozesse kreieren
Auf diese Weise wird eine Tabellenkalkulation in einen echten Geschäftsprozess mit einer Vielfalt an Optionen überführt. Mit einer Plattform, die solche Komponenten bietet, dauert der Aufbau eines Formular-basierten Workflows nicht länger als die Erstellung einer komplexen Excel-Kalkulation. In gleicher Weise lassen sich zahlreiche Geschäftsprozesse in Formular-basierten Workflows darstellen, zum Beispiel alle Arten von Anfragen, Bestellungen und Beschaffungsanträge.
Durch sinnvolle, voll funktionsfähige, Ready-to-use-Komponenten lässt sich der Entwicklungsaufwand deutlich minimieren, und die IT-Abteilung kann sich stärker auf strategische Aufgaben konzentrieren. Der Anwender greift über den Browser auf die Bausteine zu, die er im Drag-and-drop-Prinzip zusammenstellt. Die Plattform bietet außerdem automatisch eine Benutzeroberfläche, die entsprechende Felder benutzerfreundlich darstellt.
Verknüpft mit dem Formular stehen alle zusätzlichen Funktionen, die für die jeweilige Aufgabe benötigt werden, automatisch bereit: Reporting, Integration in Webservices, Suchfunktionen, Historie, um nur einige zu nennen. Es muss also nichts – egal ob Suchfunktion, Benutzeroberfläche, Schnittstellen, Mandanten, Sicherheit oder die Einbindung in Kommunikationstools wie E-Mail oder Chat – neu programmiert werden. Die Option, spezielle Anforderungen mittels Programmierung hinzuzufügen, bleibt davon unberührt.
Ihren eigenen Bereich können Anwender im Unternehmen ohne tiefgehende IT-Kenntnisse auf der Plattform nach einer kurzen Einweisung optimieren und personalisieren. Einfache Aufgaben, wie ein Formular zu erstellen oder einen Bericht zu generieren, lassen sich ohne Unterstützung der IT erledigen. Allein die Anpassung der organisatorischen Struktur verbleibt beim Administrator. Auch das entlastet die IT-Abteilung durch Effizienzsteigerung, Minimierung organisatorischen Overheads und höherer Anwenderzufriedenheit durch mehr Selbstbestimmung im eigenen Arbeitsbereich.
Zusätzlich erlaubt eine Cloud-Plattform mit moderner Architektur, die Anwender zu segmentieren. Nutzer können die Applikation mit einem Webdesign versehen, der ihrer Corporate Identity entspricht. Externe Kunden, die diese Anwendung nutzen, bemerken also gar nicht, in welcher technischen Umgebung sie sich befinden. Zudem sehen sie wirklich nur den Ausschnitt des Systems, den sie benötigen. Damit stellt die Plattform eine Anwender-zentrierte Schnittstelle dar, die genau auf die Bedürfnisse des jeweiligen Users zugeschnitten ist.
Fazit
Die ideale Architektur einer als Service bereit gestellten IT-Plattform bietet Modularität, Flexibilität und Offenheit. Sie ermöglicht Organisationen, Anwendungen zu integrieren, neu zu modellieren und binnen kürzester Zeit bereitzustellen. Indem eine größere Nutzergruppe befähigt wird, Anforderungen in einem definierten Rahmen selbst umzusetzen, wird die IT-Abteilung entlastet.
Durch die Konsolidierung von Anwendungen und Prozessen steigt die Effizienz und Produktivität. Durch individuelle Personalisierung ermöglicht sie die Interaktion mit Externen direkt auf der zentralen Schaltstelle im Unternehmen. Nur auf diese Weise schöpft ein Unternehmen alle Potenziale aus, die Cloud-Plattformen bieten.
... ist Senior Director Produktmanagement bei ServiceNow. Das US-Unternehmen ist 2005 mit Software zur Unterstützung des IT-Service und des Helpdesk auf den Markt gekommen. Von Anfang an hat ServiceNow für die Bereitstellung auf ein SaaS-Modell gesetzt. Inzwischen nutzen Firmen die erheblich erweiterte Software auch für andere Einsatzzwecke, etwa IT-Asset-Management und die Verwaltung von Cloud-Ressourcen. Außerdem sieht sich das Unternehmen als Vorreiter bei "Social IT".
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