Outlook/Exchange: Wie man die E-Mail-Flut sinnvoll kanalisiert

Das McKinsey Global Institute hat errechnet, dass sich Wissensarbeiter geschätzte 28 Prozent ihrer Arbeitszeit mit ihrer E-Mail-Verwaltung herumschlagen. E-Mail-Dienstleister wie Google und Microsoft reagieren mit Inbox und Clutter dieses Ärgerniss. Und IBM will mit Verse die Inbox frei von Zeiträubern halten respektive die Aufmerksamkeit auf die wichtigen Nachrichten lenken. Dies Lösungen haben eines gemeinsam: sie sind cloudbasierend und wenig hilfreich, wenn es um die in vielen Unternehmen genutzte Infrastruktur auf Basis von Exchange-Server und Outlook-Client geht. Doch auch hierfür gibt es zahlreiche Möglichkeiten, um die E-Mail-Flut sinnvoll zu kanalisieren. Zur Verfügung stehen durch den Admin vorzunehmende serverseitige Einstellungen, sowie durch den Endanwender beeinflussbare Optionen in Outlook.

Einstellungen für Exchange

Um E-Mails optimal zu kanalisieren, also Nachrichten so zuzustellen, dass diese für Anwender optimal gelesen werden können, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Auf Seiten des Servers können Administratoren beim Einsatz von Exchange auf Transportregeln setzen. Diese können E-Mails direkt auf dem Server entsprechend kategorisieren, den Betreff anpassen, in Ordner verschieben und mehr. Der Vorteil dabei ist, dass die Technologie immer greift, unabhängig davon wie Anwender auf ihr Postfach zugreifen. Beim Zugreifen über Outlook, anderen E-Mail-Clients, Smartphones, Tablets, Outlook Web App, Mac, Windows oder Linux, immer werden diese Regeln berücksichtigt, da diese bereits angewendet werden, bevor Anwender überhaupt auf ihr Postfach zugreifen.

Der Hauptunterschied zwischen Transportregeln und den Regeln, die Anwender in einer Clientanwendung wie Outlook erstellen, besteht darin, dass mit Transportregeln Aktionen für E-Mails ausgeführt werden, während sie noch übertragen werden. Posteingangsregeln in Outlook werden dagegen erst nach der Zustellung der Nachricht angewendet.

Außerdem lassen sich die Transportregeln auch mit Sicherheitsfunktionen in Exchange kombinieren. Auf diesem Weg kann Exchange E-Mails auf nicht erlaubte Informationen, wie Kreditkartennummern oder andere Daten, überprüfen. Diese Technik, Data Loss Prevention (DLP) genannt, hilft also nicht nur beim Kanalisieren von E-Mails, sondern auch beim Erhöhen des Datenschutzes in Exchange-Umgebungen. Neu seit Exchange 2013 SP1 ist auch die Funktion DLP Document Fingerprinting. Diese Technologie erkennt Formulare, Dokumente und Dokumentvorlagen, die Unternehmen einsetzen. Auf diesem Weg lassen sich auch häufig verwendete Office-Dokumente in die E-Mail-Verwaltung einbinden.

Auf allen Transportservern in der Organisation läuft der Transportregel-Agent. Die Regeln müssen also nur einmal erstellt werden. Dazu steht die Exchange-Verwaltungsshell zur Verfügung, aber auch ein Assistent in der grafischen Oberfläche, der im Grunde genommen so funktioniert, wie der Assistent in Outlook. Mit Transportregeln können Administratoren E-Mails, die ihre Organisation durchlaufen, auf bestimmte Bedingungen prüfen und entsprechende Aktionen direkt auf dem Server ausführen. Das alles läuft vollkommen unabhängig von den eingesetzten Clients.

Die erstellten Transportregeln werden in Active Directory gespeichert und stehen nach der Replikation von Active Directory auf allen Exchange-Servern in der Exchange 2013-Organisation zur Verfügung. Wird eine Transportregel erstellt bzw. eine vorhandene Transportregel geändert oder gelöscht, werden die Änderungen auf alle Active Directory-Domänencontroller in der Organisation repliziert. Administratoren finden die Konfiguration der Transportregeln in der Exchange-Verwaltungskonsole über das Menü Nachrichtenfluss/Regeln.

Im Exchange Admin Center, ehemals auch Exchange-Verwaltungskonsole genannt, lassen sich Transportregeln erstellen, die für alle Benutzer auf allen Exchange-Servern der Organisation gelten (Screenshot: Thomas Joos).

Mit Transportregeln kann auch der Inhalt von Dateitypen überprüft werden. Wenn die Nachricht eine komprimierte Archivdatei, wie eine .zip- oder .cab-Datei enthält, prüft der Transportregel-Agent die in der Anlage befindlichen Dateien. Unterstützt werden standardmäßig Excel-, Word- und PowerPoint- und PDF-Dateien.

Regeln können auch über eine integrierte Regelvorlage erstellt werden. Im Assistenten wählen Administratoren aus der Liste der verfügbaren Vorlagen die entsprechende Vorlage aus.

Für Transportregeln, die sich auf Richtlinien zur Verhinderung von Datenverlusten beziehen, können Administratoren einen Überwachungsschweregrad angeben. Wenn ein Benutzer eine Aktion wählt, die nicht mit einer Richtlinie zur Verhinderung von Datenverlusten übereinstimmt, löst Exchange die Aktionen der Regel aus oder erstellt einen Bericht.

In Exchange 2013 können Administratoren Transportregeln im Testmodus erstellen. So lassen sich neue Regeln testen ohne den Nachrichtenfluss zu beeinträchtigen. Beim Erstellen einer Regel stehen dazu drei Optionen zur Verfügung, die den Aktions-Status einer Transportregel festlegen:

• Erzwingen — Diese Option aktiviert die Regel.
• Test mit Benachrichtigungen — Diese Option aktiviert die Regel, und in den Protokollen der Nachrichtenverfolgung wird aufgezeichnet, welche Auswirkungen die Regel hätte, wenn sie erzwungen würde. Exchange führt aber keine Aktionen aus, die sich auf die Zustellung der Nachricht auswirken. Zusätzlich werden Absender über die von der Regel ausgeführten Aktionen benachrichtigt, wenn die Regel die Aktion Absender mit Richtlinientipp benachrichtigen enthält.
• Test ohne Benachrichtigungen — Diese Option aktiviert die Regel, und in den Protokollen der Nachrichtenverfolgung wird aufgezeichnet, welche Auswirkungen die Regel hätte, wenn sie erzwungen würde. Exchange führt keine Aktionen aus, die sich auf die Zustellung der Nachricht auswirken.

Administratoren können Transportregeln auch in der Exchange-Verwaltungsshell erstellen. In diesem Beispiel wird eine neue Transportregel erstellt, um E-Mails, die von außerhalb der Organisation an die Verteilergruppe „Verkauf“ gesendet werden, die Zeichenfolge „Externe Mail an Verkauf“ voranzustellen:

New-TransportRule -Name „Mark messages from the Internet to Sales DG“ -FromScope NotInOrganization -SentTo „Verkauf“ -PrependSubject „Externe Mail an Verkauf „

Regeln lassen sich in der Shell überprüfen:

Get-TransportRule