Teamarbeit in Office 365 optimal gestalten

Teamwork in der Dokumentenverwaltung von Office 365

Für erweiterte Funktionen können Anwender auch Versionierung von Dokumenten nutzen sowie das Ein- und auschecken von Dokumenten. Diese Funktionen verhindern, dass sich Anwender ihre Dokumente gegenseitig überschreiben.

Administratoren können für die Dokumentenbibliothek festlegen, dass jedes Dokument, das Anwender bearbeiten, automatisch ausgecheckt werden muss. Dadurch wird verhindert, dass sich Anwender gegenseitig die Änderungen überschreiben. Vor allem in Teams spielt das eine wichtige Rolle.  In der Steuerung der Bibliothek können Administratoren auch die Versionierung aktivieren sowie die Inhaltsgenehmigung für neue Dokumente. Diese Funktionen sind im Teamworkbereich ideal und lassen sich getrennt voneinander steuern.

Über die Registerkarte Datei in Word sehen Anwender die verschiedenen Versionen eines Dokumentes, wenn die Versionierung aktiviert ist.

Die Versionen eines Dokumentes sind auch über das Kontextmenüs des Dokumentes in der Webseite zu sehen, aber auch auf der Registerkarte Datei in Word. Bibliotheken sind in Office 365 so konfigurierbar, dass ein Administrator das Einstellen von Dokumenten erst genehmigen muss. Das Genehmigen kann dabei natürlich auch ein Moderator durchführen, der über die Rechte verfügt. Anwender speichern bei diesem Vorgang das Dokument auf herkömmlichen Weg. Allerdings ist das Dokument erst dann für andere Teammitglieder verfügbar, wenn der Moderator das Dokument freigibt. In der Zwischenzeit ist das entsprechende Dokument nur für den Anwender sichtbar, der es erstellt hat.

Teamarbeit mit Dokumenten und gleichzeitiges Bearbeiten

Arbeiten mehrere Personen an einem gemeinsamen Dokument, sehen die Anwender die Vorgänge in Word oder Word App. Das heißt, über Office 365 und Office 2010/2013 sowie der Office Web App Word ist Gruppenarbeit mit Dokumenten möglich, auch das gleichzeitige Bearbeiten von Dokumenten.

Alle Änderungen lassen sich synchronisieren. Jeder Bearbeiter bekommt eine eigene Farbe zugewiesen, mit der die geänderten Passagen formatiert werden.