Teamarbeit in Office 365 optimal gestalten

Office 365 eignet sich für Abteilungen, ganze Unternehmen oder auch Projektgruppen als Plattform für den Datenaustausch und der gemeinsamen Zusammenarbeit im Team. Die Teamarbeit-Funktionen lassen mit den verschiedenen Funktionen in Office 365 abbilden, inklusive der Kommunikation per E-Mail, Skype oder Lync oder dem gemeinsamen Datenaustausch. ZDNet.de zeigt in diesem Beitrag die Möglichkeiten und Vorteile.

Mit Office 365 können Unternehmen schnell und einfach Teamworking für Gruppen und Abteilungen zur Verfügung stellen (Screenshot: Thomas Joos).

Seit Exchange Server 2013 SP1 unterstützt Exchange auch Organisationen mit mehreren Gesamtstrukturen und einem einzelnen Office 365-Mandanten. Das heißt, Unternehmen können verteilte Exchange-Organisationen zu einer gemeinsamen Organisation auf Basis von Office 365 zusammenfassen und auch übergreifende Teams bilden. Das spielt vor allem bei Unternehmenszusammenschlüssen eine wichtige Rolle. Microsoft hat dazu den Assistenten für die Konfiguration von Hybridbereitstellungen erweitert. Dieser kann in mehreren Gesamtstrukturen ausgeführt werden um diese mit einem einzelnen Office 365-Mandanten zu verbinden. Mit dem CU7/8 für Exchange Server 2013 wurden diese Möglichkeiten noch erweitert. Die Option ist natürlich nur optional, denn Unternehmen können Office 365 auch parallel zu Exchange einsetzen, ohne die beiden Infrastrukturen miteinander zu verbinden. Das heißt, auch kleine Teams profitieren von den Möglichkeiten.

Vorteile von Office 365 als Teamplattform

Office 365 bietet den Vorteil schnell einsetzbar und stark skalierbar zu sein. Außerdem lässt sich die Cloudumgebung auch optimal an Firmennetzwerke anbinden. Die Vorteile beim Einsatz von Office 365 als Teamplattform sind vor allem folgende:

• Keine eigenen Server notwendig, keine zusätzlichen Lizenzen. Alles was Anwender brauchen, ist in Office 365 integrier- und lizenzierbar.
• Ein vollwertiges, gegen Viren und Spammails gesichertes Exchange-Postfach mit 25 GB-Speicherplatz, inklusive einer E-Mail-Adresse im Format <Domäne>.onmicrosoft.com. Eigene Domänen lassen sich natürlich ebenfalls anbinden.
• Zugriffsmöglichkeiten auf das Postfach mit Outlook Web App, Outlook und jedem gängigen Smartphone-System.
• Die Möglichkeit der Echtzeitkommunikation über Lync, mit Anbindung von Smartphones, Video- und Webkonferenzen, Whiteboards und mehr. In Zukunft wird Lync Online in Skype for Business umbenannt und bietet noch mehr Funktionen. In diesem Artikel nutzen wir noch die geläufigere Bezeichnung „Lync“ für den Kommunikationsdienst.
• Gemeinsamer Datenspeicher OneDrive for Business mit flexiblen Speicherplatz und verfügbaren Apps für Smartphones und Tablets. Auch hier lassen sich optimal Daten austauschen und sichern, vor allem durch die effiziente Anbindung von OneDrive for Business an SharePoint Online.
• Teamseite auf Basis von SharePoint 2013, mit allen Möglichkeiten zum gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten, inklusive Versionsverwaltung, ein- und auschecken und Berechtigungen. Auch andere Webdienste lassen sich hier schnell und einfach integrieren.
• Webbasierte Verwaltung zum Steuern aller Funktionen. Die Verwaltung können auch weniger geübte Administratoren durchführen. Zusatztools sind ebenfalls verfügbar, die Überwachung mit System Center Operation Manager ist ebenfalls möglich.
• Da die Server bei Microsoft in Rechenzentren betrieben werden, übernimmt Microsoft die Datensicherung und kümmert sich um Verfügbarkeit der Server. Administratoren müssen sich nur um die Dienste und die Benutzer kümmern.
• Der Dienst lässt sich auf Wunsch mit weiteren Funktionen ergänzen, zum Beispiel E-Mail-Verschlüsselung,  Archivierung, Azure Active Directoy-Rechteverwaltung, Office 2013 Pro-Lizenzen, Projekt 2013, Visio und vieles mehr

Mit Office 365 müssen Unternehmen also nicht ihre interne Serverinfrastruktur ablösen, sondern können den Clouddienst zusätzlich anbinden. Eine Interaktion mit lokal betriebenen Servern auf Basis von Windows, Exchange, SharePoint und auch Lync ist problemlos möglich. Ein Vorteil der Lösung ist, dass nach wenigen Minuten eine voll einsatzfähige Oberfläche zur Verfügung steht, mit allen integrierten Funktionen. Benutzer lassen sich in der Weboberfläche anlegen und zentral verwalten.

Die Benutzerverwaltung erlaubt das schnelle und komfortable Anlegen neuer Benutzer in Office 365 (Screenshot: Thomas Joos).

Für jeden Benutzer lassen sich die vorhandenen Lizenzen steuern und festlegen auf welche Funktionen die Anwender zugreifen dürfen. Das hat zunächst nichts mit den Rechten in SharePoint, Lync und Exchange zu tun, sondern vor allem mit dem generellen Zugriff auf einzelne Funktionen.

Für jeden Benutzer können Unternehmen steuern welche Funktionen er nutzen darf und welche Cloud-Funktionen freigeschaltet werden (Screenshot: Thomas Joos).

Natürlich stehen über das Exchange-Postfach in Office 365 auch die Aufgaben, Kalender und Kontakte zur Verfügung. Mit den Aufgaben können Teammitarbeiter auch Aufgaben delegieren, genauso wie bei lokalen Exchange-Installationen. Hier bietet Office 365 die gleichen Groupware-Funktionalitäten wie lokale Exchange-Server, aber ohne den Umstand diese Server erst installieren zu müssen.

Mit der Aufgabenverwaltung können Anwender sich gegenseitig Aufgaben zuteilen und deren Verlauf verfolgen (Screenshot: Thomas Joos).

Über den Link Websites, oben in der Menüleiste von Office 365, können Anwender auf die interne Webseite des Teams zugreifen. Mit der öffentlichen Webseite lassen sich Dokumente mit Anwendern außerhalb des Teams teilen. Hier stehen alle Funktionen zur Verfügung, die auch SharePoint Server 2013 bietet. Auch hier sind keine lokalen Installationen notwendig, alles was Unternehmen brauchen, steht zur Verfügung.

Über die Teamseite können Anwender im Team Dokumente austauschen, hoch- und herunterladen (Screenshot: Thomas Joos).

Auf der Teamseite stehen Assistenten zur Verfügung um weitere Funktionen zu integrieren. Entwicklerkenntnisse sind hier nicht notwendig. Auf dieser Seite lassen sich auch Dokumente hochladen, oder direkt mit Office Web Apps erstellen und weiterbearbeiten.

Anwender können Dokumente in die Teamseite hochladen, oder direkt mit Office Web Apps erstellen (Screenshot: Thomas Joos).