Die besten Open-Source-Alternativen zu Microsoft Exchange

Viele Unternehmen wollen eine umfassende Groupware-Lösung nutzen, aber nicht auf Microsoft Exchange oder Office 365 setzen. Auch Lösungen wie Novell GroupWise oder IBM Domino machen oft vom Hersteller abhängig, sind teuer und wenig flexibel. Open-Source-Anwendungen bieten mittlerweile nahezu den gleichen Funktionsumfang wie die erwähnten Platzhirsche, teilweise sogar mehr. Die Anwendungen sind oft günstiger und flexibler im Einsatz. Ein Grund sich näher mit den Produkten auseinander zu setzen.

In dieser Artikelreihe liefert ZDNet zunächst einen Überblick zu den wichtigsten Open-Source-Lösungen im Bereich Groupware. Die einzelnen Produkte werden in weiteren Artikeln umfassend vorgestellt.

Mit Open-Source-Lösungen können Unternehmen problemlos die gleichen Funktionalitäten zur Verfügung stellen, wie mit Microsoft Exchange und Co. Der einzige Knackpunkt, ist derzeit die Clientunterstützung, vor allem die Anbindung von Outlook, sofern diese gewünscht ist. Administratoren sollten vor dem Einsatz einer Lösung also zunächst genau testen und überprüfen, ob die Anwender unter Umständen auch mit Outlook-Alternativen zurechtkommen.

Kolab – Die freie Groupware-Lösung der Stadt München

Bei Kolab handelt es sich um eine freie und kostenlose Open-Source-Lösung für die Bereiche Unified Messaging und Groupware. Entwickelt wurde die Umgebung ursprünglich im Auftrag des deutschen Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Prominenter Kunde von Kolab ist auch die Stadt München.

Wie bei den meisten Open-Source-Anwendungen steht auch bei Kolab ein Unternehmen im Hintergrund, welches kostenpflichtigen, aber dafür auch professionellen Support bietet. Das schweizer Unternehmen Kolab Systems vertreibt auch eine kostenpflichtige Version des Servers. Für den professionellen Support müssen Unternehmen auf den Kolab Enterprise-Server setzen. Dieser beherrscht die gleichen Funktionen wie die freie Version von Kolab. Die aktuelle Version Kolab Enterprise Server 14 wird bis 2019 unterstützt. Die kostenlose Open-Source-Variante Kolab 3.4 bietet die gleichen Funktionen, dafür aber keinen Support durch Kolab Systems. Basis von Kolab ist ein IMAP-Verzeichnis, welches Synchronisierung von E-Mails, Notizen, Kontakte und Kalender bietet. E-Mails lassen sich in Notizen verlinken und zwischen den verschiedenen Geräten von Anwendern synchronisieren. Alle Funktionen in Kolab sind also Ordner, was auf IMAP-Servern üblich ist. Das kann für Anwender allerdings auch etwas unübersichtlich werden, vor allem für Informationen, die in nicht-abonnierten Ordnern gespeichert sind.

Die Entwickler haben zur Lösung dieses Problems aber eine verbesserte Suche integriert, welche den Zugriff auf die Daten vereinfacht. Mehrere Kalender lassen sich wie in Exchange in einer virtuellen Ansicht zusammenfassen.  Für die effizientere Verwaltung von E-Mails gibt es in Kolab Markierungen. So lassen sich bestimmte Nachrichten auch farblich hervorheben und daher besser verwalten. Die Benutzerverwaltung erfolgt über ein LDAP-Verzeichnis. Hier unterstützt Kolab zum Beispiel die Open-Source-Lösung OpenLDAP. Die Integration in Active Directory ist generell möglich, aber sehr kompliziert und nur für erfahrene Kolab-Administratoren interessant.

Als Client stehen verschiedene, meistens kostenlose Tools zur Verfügung. Neben Linux, gibt es auch Clients für Windows und OS X. Auch der Zugriff über einen Browser ist möglich, ähnlich zu Outlook Web App in Exchange. Der Server bietet auch Zugriff über Outlook. Damit Outlook funktioniert, ist allerdings der Betrieb von PlugIns notwendig. Aber auch hier steht mit kolab-outlook eine Open-Source-Erweiterung zur Verfügung. Der Referenz-Client ist Kontact. Bezüglich der Sicherheit ist erfreulich, dass Kolab-Server und -Clients E-Mail-Verschlüsselung mit OpenPGP und S/MIME unterstützen.

Smartphones lassen sich über ActiveSync ebenfalls synchronisieren. Dazu setzen Unternehmen am besten  den Kolab ActiveSync Server ein. Kolab unterstützt für die ActiveSync-Synchronisierung aber auch Z-Push.

Auf den Kolab-Server können Anwender auch über eine Webschnittstelle zugreifen (Screenshot: Thomas Joos).

Wie Exchange beherrscht Kolab ebenfalls globale Adressbücher für alle Anwender, aber auch eine Ressourcen-Verwaltung für Besprechungsräume. Kolab unterstützt auch eine Offline-Verwendung seiner Clients, was für viele Exchange-Alternativen nicht selbstverständlich ist. Der eigene Kalender kann für andere Anwender im LDAP-Verzeichnis freigegeben werden. Größere Unternehmen können die Umgebung auch in einem Cluster betreiben.

Die Entwickler haben aber auch an der Barrierefreiheit des Produktes gearbeitet. Die Bedienung lässt sich über die Tastatur durchführen, und E-Mails oder andere Daten können durch die Clients auch vorgelesen werden. Um Funktionen wie Echtzeit-Kommunikation zu integrieren, können Administratoren auf Jabber und XMPP setzen. Die Lösung lässt sich problemlos mit Kolab integrieren, auch in den Webclient.

Kolab
Vorteile	Nachteile
Viele verschiedene Clients für alle maßgeblichen Betriebssysteme.	Outlook-Anbindung teilweise etwas instabil, aber möglich.
Wird ständig weiter entwickelt.	Setzt teilweise umfangreiches Linux-Wissen voraus, vor allem beim Dauerbetrieb.
Umfangreiche Funktionsvielfalt, auch für die Gruppenzusammenarbeit.	Alle Daten werden in IMAP-Ordner gespeichert, das erhöht die Komplexität für Anwender.
Unterstützt Univention Corporate Server.	Bei dauerhaftem Einsatz sollte auf „Kontact“ gesetzt werden, was eine Umschulung bei Anwendern voraussetzt.
Prominenter Kunde mit der Stadt München.	Keine Bindung an EU-Datenschutzgesetze, da Kolab Systems in der Schweiz ansässig ist.
Open-Source-Antiviren-Lösungen lassen sich problemlos einbinden.	Active Directory-Integration nur mit Umwegen möglich.
Steht auch kostenlos zur Verfügung.
Leichte Jabber-Integration möglich.

Open-Xchange App Suite/Dovecot – Konkurrent für Exchange und Office 365

Die Open Xchange App Suite und deren Vorgänger sind seit Jahren das Synonym für den Ersatz von Exchange und Office 365. Die Lösung steht als gehostete Plattform bei verschiedenen Anbietern zur Verfügung, lässt sich aber auch lokal betreiben. Wie bei Kolab können Administratoren die Umgebung auch in den Univention Corporate Server integrieren.  Das erlaubt eine einfachere Installation und einen effizienteren Betrieb, vor allem wenn auch andere Microsoft-Dienste im Netzwerk ersetzt werden sollen. Wer sich mit der Umgebung etwas auseinandersetzen will, kann sich eine Demoumgebung herunterladen.

Genau genommen handelt es sich bei Open-Xchange App Suite um einen browserbasierten Desktop, der neben den bekannten Groupware-Funktionalitäten auch die Integration von sozialen Netzwerken ermöglicht. Die Bearbeitung und das Anzeigen von Dokumenten, Bildern und Videos sind ebenfalls möglich. Darüber hinaus bietet die Umgebung die Speicherung von Daten in der eigenen Cloud sowie VoIP- und Telefoniefunktionen.

Der IMAP-E-Mail-Server von Open-Xchange basiert zum großen Teil auf der Lösung des finnischen Unternehmens Dovecot. Das Unternehmen ist mit Open Xchange fusioniert, sodass die Entwickler jetzt enger zusammenarbeiten können.  Nach Angaben beider Unternehmen soll Open-Xchange aber auch nach der Übernahme weiterhin Open-Source bleiben. Durch die Übernahme ist zu erwarten, dass der IMAP-E-Mail-Server von Open-Xchange deutlich ausgebaut wird und auch für größere Unternehmen und E-Mail-Provider interessant wird.

Im Gegensatz zu Open-Xchange App Suite steht die E-Mail-Komponente Dovecot Secure IMAP Server weiterhin kostenlos zur Verfügung. Ob das so bleibt, ist ungewiss. Die Pro-Version von Dovecot, die auch in Open-Xchange App Suite zur Verfügung steht, bietet auch die Möglichkeit Cloudspeicher anzubinden. Hier lassen sich auch Microsoft Azure und Amazon S3 integrieren.

Open-Xchange lässt sich darüber hinaus in Active-Directory-Umgebungen einbinden und auch in Exchange-Organisationen aufnehmen. Das ist zwar kein ganz leichtes Unterfangen, erlaubt aber eine stabilere und übersichtlichere Migration von Exchange zu Open-Xchange.

Open-Xchange
Vorteile	Nachteile
Deutscher Hersteller, der deutschen und EU-Richtlinien unterliegt	Kann durch den großen Funktionsumfang etwas überfrachtet wirken
Steht als umfangreiche SaaS-Umgebung und für die lokale Installation zur Verfügung. Auch die Anbindung an Univention Corporate Server ist möglich.	Um Outlook zu verwenden, muss ein kostenpflichtiger Connector installiert werden. Die Installation des Connectors ist etwas kompliziert und erfordert einiges an Windows-Know-How.
Seit Jahren etabliert als Nachfolger des Open-Xchange E-Mail-Servers	Keine kostenlose Open-Source-Version verfügbar, nur für den E-Mail-Server in Open-Xchange
Prominente Hostinganbieter, welche die Weiterentwicklung sicherstellen (1&1, Strato, NetCologne)	Open-Xchange hat sich vor allem als Saas-Lösung für die Cloud positioniert. Lokale Installationen sind möglich, aber nicht mehr im Fokus.
Benutzerfreundliche Oberfläche, sehr Outlook orientiert	Weitere Fehlerquelle durch zusätzlichen Connector bei der Anbindung von Outlook an Open-Xchange
Riesiger Funktionsumfang, modular aufgebaut, geht weit über normale Groupware-Funktionen hinaus
Bietet relativ einfache, aber sichere Verschlüsselung für E-Mails
Effiziente und stabile Migration von Microsoft Exchange möglich

Open-Xchange-Appsuite lässt sich relativ leicht in Univention Corporate Server integrieren. Das erleichtert die Integration im Netzwerk (Screenshot: Thomas Joos).