Kolab wird derzeit auch in der Verwaltung der Stadt München eingesetzt, also auch in einem durchaus großen Umfeld, mit mehreren Niederlassungen. Die Stadt setzt dabei auf die von Kolab Enterprise unterstützte Umgebung.
Von der Software profitieren aber auch kleinere Unternehmen. So kommt es häufig vor, dass Unternehmen über ein Sammel-POP3-Postfach verfügen und dieses auch nicht auf SMTP umstellen wollen. In einem solchen Fall können Unternehmen auch auf Fetchmail zusammen mit Kolab setzen.
Öffentliche Ordner werden vor allem in mittelständischen Unternehmen häufig eingesetzt. Diese Funktion wird in Kolab über Share-Folders, ebenfalls auf Basis von IMAP zur Verfügung gestellt.Unternehmen, die auf eine Private-Cloud-Lösung setzen, haben natürlich die Möglichkeit auch hier Open-Source-Lösungen einzusetzen. Eines der bekanntesten Produkte in diesem Bereich ist OwnCloud. Mit der OpenSource-Lösung OwnCloud können Unternehmen Cloudfunktionen im eigenen Unternehmen zur Verfügung stellen. Die Dateien lassen sich in Ordnern strukturieren. Kolab lässt sich an OwnCloud anbinden, sodass Anwender unterwegs auch auf die Groupware zugreifen können.
Anwender erhalten eine grafische Web-Oberfläche oder greifen mit Tablets und Smartphones mit einer eigenen App auf die Daten in OwnCloud/Kolab zu.
Kolab verfügt bereits standardmäßig über einen integrierten Virenschutz sowie einen professionellen Spamschutz. Bezüglich des Virenschutzes setzt Kolab auf die Opensource-Lösungen amavisd-new und clamav. Für den Spamschutz kommt die sehr bekannte und effiziente Anti-Spam-Lösung Spamassassin zum Einsatz. Unternehmen sind an diese Lösungen aber nicht gebunden. In Kolab lassen sich auch andere Arten des Viren- und Spamschutzes integrieren.
Kolab unterstützt verschiedene Verschlüsselungstechnologien. Unternehmen haben hier die Möglichkeit auf externe Zertifikate zu setzen, auf eine bereits installierte Zertifizierungsstelle oder auf eine Zertifizierungsstelle auf Basis des Kolab-Servers. Soll eine eigene Zertifizierungsstelle betrieben werden, muss allerdings einiges Know How im Bereich Kolab, Linux und auch SSL im Unternehmen verfügbar sein. Der Einsatz von Zertifikaten spielt vor allem dann eine wichtige Rolle, wenn der IMAP-/SMTP-Verkehr mit SSL verschlüsselt werden soll. In produktiven Umgebungen sollte das in jedem Fall durchgeführt werden.
Soll kein eigener Kolab-Server installiert werden, besteht die Möglichkeit die Groupware-Lösung auch als Cloud-Umgebung zu buchen. Mit Kolab Now bietet Kolab Enterprise auch die Möglichkeit an den vollen Funktionsumfang von Kolab zu nutzen ohne eigene Server betreiben zu müssen. Die Kosten belaufen sich auf etwa 4,55-5,38 Schweizer Franken (CHF) pro Monat. Der Funktionsumfang ist mit lokalen Installationen identisch.
Wer einen lokalen Server betreibt, muss mit Kosten von etwa 15 CHF/Benutzer und Jahr rechnen, wenn noch die ActiveSync-Funktion genutzt werden soll, kommen noch etwa 5 CHF/Benutzer und Jahr dazu. Bei entsprechende Anzahl Benutzer gewährt das Unternehmen natürlich auch Rabatt. Am besten sollte hier ein exaktes Angebot eingeholt werden.
Neben der Möglichkeit mit der Weboberfläche zu arbeiten, können Anwender natürlich auch mit E-Mail- und Kalender-Clients auf Kolab zugreifen. Kolab baut stark auf IMAP auf. Alle Daten, die Anwender in Kolab speichern, werden daher über IMAP zur Verfügung gestellt. Das hat den Vorteil, dass so gut wie alle IMAP-Clients, auch Outlook mit Kolab arbeiten können.
Damit Anwender aber effizient mit Kolab arbeiten können und auch die Gruppenfunktionen zur Verfügung stehen, sollte der Client kompatibel mit Kolab sein und das Kolab-Speicherformat verstehen. Die Entwickler empfehlen in diesem Bereich vor allem KDE Kontact und Roundcupe. Aber auch Horde lässt sich als webbasierte Lösung mit Kolab verbinden. Es gibt haufenweise Möglichkeiten auf Kolab zuzugreifen und Anwender sind auf keine der Möglichkeiten begrenzt.
Natürlich besteht die Möglichkeit parallel mit Outlook, Kontact und Smartphones oder Tablets auf Kolab zuzugreifen. Genau genommen bietet Kolab hier weit mehr Möglichkeiten als Exchange in der Standardkonfiguration. Kolab arbeitet, neben IMAP, mit den Standardprotokollen, SMTP und POP3 sowie mit CalDAV und CardDAV. Frei/Gebucht-Zeiten werden auch per HTTP zur Verfügung gestellt. Natürlich lässt sich auch die Weboberfläche nutzen.
Vor allem in Unternehmen wird häufig auf Outlook gesetzt. Auch hier gibt es Möglichkeiten zur Anbindung an Kolab. Damit Outlook optimal mit aktuellen Kolab-Versionen zusammen arbeitet und das Speicherformat versteht, müssen Administratoren noch einen kostenpflichtigen Connector auf den Rechnern installieren. Pro Lizenz kostet der Connector happige 49 Dollar. Es besteht aber die Möglichkeit den Connector vorher 30-Tage kostenlos zu testen. Im Rahmen der Installation lässt sich Outlook an Kolab anbinden und kann danach auf die Daten des Servers zugreifen.
Außer Bynari stellen auch noch andere Unternehmen kostenpflichtige Connectoren für Kolab und Outlook zur Verfügung. Ebenfalls unterstützt werden die Connectoren KONSEC Konnektor und Toltec Connector. Greifen Anwender auch mit Thunderbird auf ihre E-Mails zu, bietet sich der kostenlose Connector SyncKolab an.
In den meisten Unternehmen müssen auch Clients mit Smartphones und Tablets an den Groupware-Server angebunden werden. Der Vorteil von Kolab besteht darin, dass die Lösung auch ActiveSync unterstützt. Anwender müssen also keine besondere App für Kolab installieren, sondern können mit den Standard-Apps für die Kommunikation arbeiten. Damit das funktioniert, müssen Administratoren aber zuvor die notwendige Server-Infrastruktur schaffen.
Hier bietet Kolab vor allem zwei Möglichkeiten. Die Server-Lösung „Kolab ActiveSync-Server“ steht unter der AGPLv3-Lizenz kostenlos zur Verfügung. Nachdem der Server installiert und eingerichtet ist, lassen sich wie mit Exchange, E-Mails, Termine, Aufgaben und Kontakte synchronisieren. Setzen Unternehmen aber auf die kostenpflichtige Lösung von Kolab Systems, erhöht der Einsatz von Exchange ActiveSync die Lizenzkosten.
Die zweite Lösung ist Z-Push. Diese kommt auch bei anderen Open-Source-Exchange-Konkurrenten zum Einsatz. Allerdings müssen Administratoren aufpassen, dass die eingesetzte Z-Push-Version auch kompatibel mit dem aktuellen Datenspeicher ist. Nicht alle Clients unterstützen die Version 3 der aktuellen Kolab-Editionen.
Da Kolab offene Standards unterstützt, können Anwender auch in der Weboberfläche verschiedene Daten als URL abrufen und in verschiedene Clients zur Synchronisierung integrieren. Im Kalender besteht zum Beispiel die Möglichkeit über die Einstellungen links unten die URL der Einträge anzuzeigen. Die URLs lassen sich dann wiederum zum Synchronisieren nutzen, wenn Anwender mit iCal-Formaten arbeiten wollen.
Um Exchange im produktiven Einsatz mit Kolab zu ersetzen, sollten Unternehmen auf die kostenpflichtige Version Kolab Enterprise setzen. Diese verfügt über die gleichen Funktionen, wie die kostenlose Version, bietet dafür aber Support. Außerdem stehen erweiterte Funktionen wie ActiveSync sowie Spam- und Virenschutz dann besser und effizienter zur Verfügung. Wer keine eigenen Server installieren will, kann die Open-Source-Lösung auch gehostet lizenzieren. Auch hier bietet Kolab Enterprise eine entsprechende Möglichkeit. Um Kolab möglichst einfach lokal zu installieren, bietet sich UCS an, denn hier kann die Installation über die webbasierte Verwaltungsoberfläche erfolgen.
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