Kolab – der Open-Source-Ersatz für Microsoft Exchange

Unternehmen, die einen Ersatz für Microsoft Exchange suchen, wollen häufig auch nicht von anderen Herstellern abhängig werden. Daher fällt die Wahl nicht immer auf IBM Domino oder eine andere kommerzielle Software, deren Code nicht öffentlich zur Verfügung steht.

Open-Source-Software ist in diesem Bereich viel. Dabei geht es nicht nur um die Anschaffungskosten, sondern auch um Themen wie Support und Sicherheit.  Quelloffene Systeme lassen sich schwerer kapern und für Spionagezwecke nutzen. Außerdem lassen sich leichter APIs und Anpassungen vornehmen.

Mit Kolab lässt sich Exchange relativ leicht ersetzen

Im Bereich Open-Source gehört Kolab sicherlich zu den bekanntesten Alternativen. Die Lösung wird von der Stadt München produktiv eingesetzt und zwar in der kommerziellen Variante, die vom schweizerischen Unternehmen Kolab Systems zur Verfügung gestellt wird. Kolab wurde ursprünglich als Auftragsarbeit für das deutsche Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik entwickelt. Von Kolab gibt es also eine kostenlose Variante zur Selbstinstallation und eine kommerzielle Variante. Auch die kommerzielle Variante baut auf Open Source auf, bietet aber zusätzlich noch Support. Das Schweizer Unternehmen Kolab Enterprise arbeitet dazu auch eng mit den Entwicklern zusammen. Administratoren, die sich mit Linux etwas auskennen, können durchaus aber auch die kostenlose Variante installieren um sich einen Überblick zu verschaffen. In produktiven Umgebungen sollte aber besser die Version von Kolab Systems zum Einsatz kommen, außer im eigenen Unternehmen ist genügend Know How in den Bereichen Linux und Kolab vorhanden.

Da es für Kolab auch Connectoren für Outlook gibt, eignet sich die Software vor allem von Unternehmen, die bereits auf Exchange setzen und zu einer Opensource-Lösung wechseln wollen. An die Umgebung lassen sich aber auch haufenweise andere Clients anbinden, doch dazu später mehr.

Die Oberfläche von Kolab und den generellen Betrieb, können Administratoren und Anwender auch in einer Online-Demo von Kolab Enterprise testen. Die Testumgebung bietet weit mehr als nur die generelle Ansicht der Oberfläche. Es besteht auch die Möglichkeit E-Mails zu versenden und zu empfangen oder eigene Geräte an Kolab anzubinden. Dadurch lässt sich die Umgebung mit benutzerdefinierten Daten nutzen und deren praktischen Nutzen für das Unternehmen recht schnell erkennen, ohne dass eigene Server installiert werden müssen.

In einer Weboberfläche lässt sich Kolab auch mit benutzerdefinierten Daten testen (Screenshot: Thomas Joos).

Funktionsumfang von Kolab im Überblick

Die wesentliche Grundlage von Kolab ist das IMAP-Protokoll. Die E-Mail-Komponente von Kolab baut wesentlich auf der Open-Source-Lösung Postfix auf. Die Verwaltung findet weitgehend in einer Weboberfläche statt. Diese basiert wiederum auf Apache. In Kolab kommen daher viele, bereits umfangreich getestete und stabile Open-Source-Komponenten zum Einsatz. Kolab ist weit mehr als ein E-Mail-Server, genauso wie Exchange. Die Lösung bietet umfangreiche Unterstützung verschiedener E-Mail-Funktionen. Auch Markierungen, Archivierung erweiterte Verwaltung von E-Mails und vieles mehr sind möglich. Darüber hinaus lassen sich auch öffentliche Ordner zur Verfügung stellen. Termine lassen sich mit Kolab genauso planen wie mit Exchange. Auch eine Ressourcen-Verwaltung ist dabei. Für Teams ist interessant zu wissen, dass sich auch Daten zwischen den verschiedenen Anwendern teilen lassen. Hier besteht auch die Möglichkeit, umfangreiche Rechte für das Lesen, Schreiben und weiterteilen zu steuern.

Ein Vorteil von Kolab besteht in der Möglichkeit, wirklich alle Daten teilen zu können. Das heißt, Anwender können auch problemlos Aufgaben, Notizen oder Kontakte mit anderen Anwendern teilen, aber auch Dateien und ganze Kalender oder Adresslisten. In größeren Unternehmen lassen sich natürlich auch globale Adresslisten umsetzen. Die Lösung ist in dieser Hinsicht sehr skalierbar.

Kolab bietet Markierungen, Regeln und erweiterte Funktionen zur Verwaltung von E-Mails (Screenshot: Thomas Joos).

Natürlich dürfen auch eine umfangreiche Terminplanung nicht fehlen, genauso wie die Verwaltung von Kontakten und die Synchronisierung der Daten per ActiveSync mit Smartphones und Tablets.

Termine, Besprechungen und Ressourcen lassen sich mit Kolab ebenfalls planen (Screenshot: Thomas Joos).

Im Grunde genommen fehlt kaum eine Funktion, die Unternehmen benötigen. Kolab kann locker alles was Exchange auch kann. Da Kolab auch mit anderen Open-Source-Produkten zusammenarbeitet, zum Beispiel OwnCloud,

In der Weboberfläche stehen rechts oben alle Funktionen von Kolab zur Verfügung (Screenshot: Thomas Joos).

lassen sich auch erweiterte Private-Cloud-Funktionen in Kolab integrieren. In der Weboberfläche stehen nach der Anmeldung an Kolab alle Funktionen zur Verfügung, die in der Lösung integriert sind. Hier haben Anwender auch die Möglichkeit, eigene Einstellungen für die verschiedenen Bereiche vorzunehmen. Die Bedienung des Webclients ist sehr intuitiv, arbeiten Anwender mit Outlook, ändert sich an der Oberfläche zunächst nichts.

Voraussetzungen für den Betrieb und die Installation von Kolab

Wollen Administratoren Kolab selbst installieren, wird zunächst ein Linux-Server benötigt. Idealerweise setzen Unternehmen hier auf Red Hat Enterprise Linux (RHEL), CentOS, Fedora oder Debian. Die Entwickler stellen aber auch Versionen für OpenSUSE und Ubuntu zur Verfügung.  Auch Univention Corporate Server (UCS) wird unterstützt. Das ist vor allem daher interessant, da es die Core-Edition des Servers jetzt auch kostenlos gibt.

Kolab lässt sich auch hervorragend auf Univention Corporate Server betreiben (Screenshot: Thomas Joos).

Nachdem UCS installiert ist, können Administratoren Kolab Enterprise relativ bequem über das AppCenter auf dem UCS-Server installieren

Kolab Enterprise lässt sich über das AppCenter auf Univention Corporate Server installieren (Screenshot: Thomas Joos).

Danach muss Kolab auf dem Server installiert werden. In manchen Distributionen ist Kolab bereits integriert. Allerdings empfehlen die Entwickler diese Versionen nicht zu verwenden. Das Problem an den integrierten Kolab-Versionen in Debian, Ubuntu oder OpenSUSE ist schlicht und ergreifend, dass diese Versionen veraltet sind. Vor allem Open-Source-Tools leben davon ständig aktuell gehalten zu werden. Denn in neuen Versionen gibt es meistens neue Funktionen, mehr Sicherheit und in den meisten Fällen auch mehr Komptabilität mit anderen Produkten.

Die Entwickler stellen umfangreiche Installationsanleitungen für die unterstützen Linux-Distributionen zur Verfügung. Auf der Wiki-Seite des Projektes stehen darüber hinaus weitere Informationen für Installation und Betrieb zur Verfügung.