Optimales Teamwork und effiziente Kommunikation sind wichtige Voraussetzungen für erfolgreiche Unternehmen. Große Firmen setzen daher schon häufig auf eine sogenannte Unified Communications & Collaboration-Lösung (UCC). Im Rahmen ihrer Digitalisierungsstrategie sollten aber auch kleine und mittelständische Unternehmen den Einsatz von UCC einplanen. Dafür spricht vieles: UCC-Lösungen ermöglichen eine höhere Produktivität von Mitarbeitern, vor allem in Umgebungen mit vielen Niederlassungen und mobilen Arbeitsplätzen. Damit die unbestrittenen Vorteile einer UCC-Lösung sich in der Praxis voll entfalten können, müssen Unternehmen bei der Implementierung die Leistungsfähigkeit der Infrastruktur überprüfen.
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Kurz gesagt versteht man unter einer UCC-Lösung eine nahtlose und sichere Integration von Sprache, Video, E-Mail, Voice-Mail, FAX, Konferenz, Terminplanung, Instant Messaging, Status Informationen und „Collaboration-Funktionen“ über konvergierende Infrastrukturen, zur Optimierung der Geschäftsabläufe und für eine einfache und effektive Kommunikation, durch das Menschen sich verbinden und zusammenarbeiten können, unabhängig vom Medium, Ort oder Gerät (Quelle: HPE).
Aufgrund dieser Leistungsvielfalt können Mitarbeiter effizienter kommunizieren und besser zusammenarbeiten. Ziele werden dadurch schneller erreicht und die Reaktionsschnelligkeit gegenüber Kunden und Partner gesteigert. Insgesamt wird das Unternehmen agiler gegenüber geschäftlichen Herausforderungen.
Dadurch ergeben sich für Unternehmen erhebliche Kostenvorteile gegenüber älteren Lösungen. Nach einer Studie von IDC (Assessing the Business Value of Unified Communications) können Unternehmen durch den Einsatz einer UCC-Lösung Kosten erheblich minimieren. Pro 100 Mitarbeiter spart eine Firma etwa 27.000 Dollar bei Reise- und Telefonkosten, 9.000 Dollar verbuchen die Unternehmen laut IDC als gesteigerte Produktivität der Mitarbeiter und 14.000 Dollar für Effizienzsteigerungen bei der IT. Basis der Daten ist eine mehrjährige Befragung von Unternehmen, die UCC-Lösungen integriert haben.
Für eine optimale Nutzung einer UCC-Lösung muss diese schnell einsatzbereit sein, perfekt funktionieren und auch in Sachen Skalierbarkeit überzeugen. Außerdem sollte sie mit den anderen Kommunikationssystemen im Unternehmen zusammenarbeiten sowie idealerweise auch mit Anwendungen, die in diesen Systemen eingebunden werden, wie ERP oder CRM.. Um Risiken zu minimieren, sollte die Einführung einer UCC-Lösung in mehreren Phasen erfolgen. Empfehlenswert ist beispielsweise zunächst die Bereitstellung von Instant Messaging, Voice-Chat und Desktop-Freigabe. Anschließend erfolgt die Integration von Nebenstellenanlagen und vergleichbarer Funktionen sowie Voice-Mail, gefolgt von ergänzenden Diensten wie Video-Chat und Audio-Konferenzen.
Es ist klar, dass die Integration einer UCC-Lösung aufgrund der Komplexität und den Anforderungen an die Infrastruktur kein leichtes Unterfangen ist. Technisch betrachtet geht die Einführung einer UCC-Lösung mit dem Auflösen bisher vorhandener Kommunikations-Silos einher. Dadurch verändert sich das Anforderungsprofil an die Leistung von Netzwerk und Server.
Bandbreite und effiziente Netzwerkhardware beachten
Betrachtet man sich die Systemanforderungen populärer UCC-Lösungen wird schnell klar, dass mit einer traditionellen Netzwerkinfrastruktur Probleme häufig vorprogrammiert sind. Die gilt es zu vermeiden, da sonst Mitarbeiter schnell frustriert und demotiviert sind, wenn die gewünschten Funktionen nicht bereitstehen.
UCC-Datenverkehr stellt andere Anforderungen an die Netzwerk-Infrastruktur als herkömmlicher Datenverkehr. Langsame und unzuverlässige Verbindungen können zu unterdurchschnittlicher Sprach- und Videoqualität, abgebrochenen Anrufen, niedrigerer Mitarbeiterproduktivität und dürftiger Interaktion mit Kunden führen. Vor einer Einführung einer UCC-Lösung sollte daher die Bandbreite und die Leistungsfähigkeit des Netzwerks und der Internetleitung überprüft und gegebenenfalls verbessert werden.
Ein traditionelles Netzwerk ist für die Bereitstellung von genügend Bandbreite und niedriger Latenz in Sachen UCC häufig überfordert. Das liegt daran, dass im klassischen Netz mit statisch vorkonfigurierten Regeln gearbeitet wird, Daten-Forwarding erfolgt meist isoliert. Jedes Netzwerkgerät trifft seine eigenen Entscheidungen, wie es mit Daten umgeht. Bei einer Änderung, beispielsweise durch Einführung einer UCC-Lösung, erfordert diese Architektur einen hohen administrativen Aufwand, um die benötigte Netzwerkleistung für UCC zur Verfügung stellen zu können. Eine Lösung aus diesem Dilemma stellt Software Defined Networking dar. Hier wird ein zentraler Ansatz des Netzwerkmanagements verfolgt. Dies wird durch eine Konsolidierung der Integrationsschnittstellen sowie der Nutzung von APIs erreicht. Daten-Forwarding-Entscheidungen erfolgen zentral und können durch eine dynamische Policy-Anwendung die vorhandene Netzwerkleistung besser ausnutzen.
In diesem Zusammenhang ist der HPE Network Optimizer SDN Application interessant, insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen, deren IT-Mitarbeiter sich nur am Rande mit Netzwerktechnologie beschäftigen. Die Lösung ermöglicht den Aufbau eines Software Defined Network, welches für den Betrieb einer UCC-Lösung optimiert ist. Damit lässt sich die vorhandene Netzwerkinfrastruktur besser ausnutzen, sodass sie für den Einsatz von UCC-Lösungen nicht komplett ausgetauscht werden muss.
Besondere Vorsicht gilt beim Einsatz von WLANs, da gerade hier die Leistung schnell unzureichend sein kann. Während man unternehmensintern noch auf speziell für UCC optimierte WiFi-Lösungen wie von Aruba setzen kann, kann es unterwegs vor allem bei der Verwendung von öffentlichen Hotspots zu Problemen kommen. Hier spielt im Übrigen auch die Sicherheit eine wichtige Rolle, da Anwender bei der externen Anbindung an Besprechungen darauf achten müssen, dass die Verbindung sicher ist. Unternehmen und Administratoren müssen wiederum dafür sorgen, dass die Endgeräte der Anwender vor Angreifern geschützt sind.
Der Server ist gefordert
Unternehmen wie Hewlett Packard Enterprise bieten in diesem Bereich oft auch Appliances und integrierte Gesamtlösungen an, die schnell einsatzbereit und erprobt sind. Ein Beispiel dafür sind die auf Intel Xeon basierenden „HPE Flex-Bundles for Unified Communications and Collaboration“. Sie sind für 250, 500 oder 1.000 Benutzer ausgelegt. Es handelt sich um workload-optimierte Basiskonfigurationen, die für die Hauptverwaltungen kleiner und mittelständischer Unternehmen, Campusumgebungen und Filialstandorte maßgeschneidert sind. Die HPE Flex-Lösungen für UCC können je nach Unternehmensanforderung individuell angepasst werden.
Die Ausstattung dieser Lösung zeigt, dass der Einsatz von UCC-Software hohe Anforderungen an die Hardware stellt. Der ProLiant DL380 Gen9 Server ist HPEs Spitzenmodell in Sachen Dual-Socket-Lösungen für Racks. Er basiert auf der Intel Xeon E5-2600 v3-Produktfamilie, die Prozessoren mit bis zu 18 Kernen bieten. In der vollen Ausbaustufe bietet der HPE-Server also 36 Kerne. 24 DIMM-Slots ermöglichen einen Speicherausbau auf bis zu 1,5 Terabyte.
Für ein ausbalanciertes System sollte außerdem der Bereich Storage beachtet werden. Je nach Anwendungsfall, etwa bei Video-Kommunikation, kann es sinnvoll sein, den Server zusätzlich mit schnellen SSDs auszustatten. Diese bieten im Vergleich zu herkömmlichen Festplatten nicht nur höhere Datenübertragungsraten, sondern auch deutlich reduzierte Zugriffszeiten.
Fazit
Für den Einsatz von UCC-Lösungen in Unternehmen sprechen mehrere Gründe. Mitarbeiter kommunizieren effizienter und arbeiten besser zusammen. Ziele werden dadurch schneller erreicht und die Reaktionsschnelligkeit gegenüber Kunden und Partner gesteigert. Insgesamt wird das Unternehmen agiler gegenüber geschäftlichen Herausforderungen.
Die Investitionskosten halten sich dabei in Grenzen, aber der Nutzen ist enorm. Unternehmen aller Größen, die noch keine UCC-Lösung einsetzen, sollten die Anschaffung zumindest in Erwägung ziehen. Vergleichen Controller die Kosten für die Implementierung mit dem Nutzen, ergibt sich oft ein ROI der seinesgleichen sucht.
Vor der Einführung sollten allerdings das Netzwerk und die Hardwareausstattung wie Server auf die hohen Anforderungen einer UCC-Lösung überprüft werden. Wird dabei auf ein System gesetzt, das zertifiziert ist, sowie einer Integration, die den Best Practices-Vorgaben entspricht, lassen sich weitere Kosten sparen und die Effizienz noch einmal steigern. Ein wichtiger Punkt ist auch das Management of Change und die Schulung der Anwender sowie der Administratoren in der Verwaltung der Umgebung. In vielen Fällen kann die Schulung durch das Partnerunternehmen durchgeführt werden, das auch die UCC-Lösung im Unternehmen implementiert.
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