Microsoft stellt nicht nur Office 2016 für Windows zur Verfügung, sondern parallel dazu auch die Version für OS X. Damit gibt es erstmals seit Jahren endlich wieder eine gemeinsame Version für beide Betriebssysteme, die auch optimal miteinander interagieren und deren Dokumente kompatibel miteinander sind. Vor allem Unternehmen profitieren davon, wenn sie Macs parallel zu Windows-PCs einsetzen. Denn mit der neuen Version erhalten Anwender auch gemeinsame Funktionen sowie die gleichen Bedienmöglichkeiten. Die Oberfläche ist weitgehend identisch, unterscheidet sich aber in der einen oder anderen Funktion, zum Beispiel wenn es um die neue intelligente Suche oder die Suche im Menüband geht. Diese Funktionen bleiben der Windows-Version vorbehalten.
Microsoft hat es in der neuen Version endlich geschafft, dass Dokumente auch zwischen den verschiedenen Systemen kompatibel sind und die Darstellung oder Berechnungen nicht voneinander abweichen. Es spielt also keine Rolle, ob ein Dokument mit Office 2016 für Windows oder Office 2016 für Mac bearbeitet und gelesen wird. Alleine dieser Vorteil rechtfertigt schon den gemeinsamen Betrieb von Office 2016 im Unternehmen. Allerdings sind derzeit Publisher und Access in der neuen Version nur auf PCs erhältlich. Für OS X sind die Versionen aber angekündigt. Auch Project ist aktuell noch nicht in aktueller Version für Mac OS X verfügbar. Microsoft hat auch OneDrive for Business aktuell noch nicht fertig gestellt, sodass auch dieser Client fehlt. Das gilt auch für Skype for Business. Hier müssen Anwender noch auf die veraltete Version Lync 2011 setzen.
Im Vergleich zu Office 2011 für Mac bietet Office 2016 eine komplett runderneuerte und verbesserte Oberfläche. Die zahlreichen Neuerungen in Office 2016 für Windows sind aber nicht alle in der Mac-Variante verfügbar.
Damit Anwender Office 2016 auf ihrem Mac installieren können, muss dieser mindestens mit OS X 10.10 Yosemite betrieben werden. In Verbindung mit El Capitan kann es derzeit noch zu Stabilitätsproblemen kommen. Microsoft hat zwar bereits Aktualisierungen veröffentlicht, die die diese Probleme adressieren, vollständig behoben sind sie aber nicht. Nach der Aktualisierung auf 10.11.1 und der Installation neuerer Patches für Office 2016 sollten die beiden Produkte jedoch besser miteinander klar kommen, aber auch hier ist das Internet voll mit Anfragen zu Problemen in Zusammenhang zwischen Office 2016 für Mac und Mac OS X 10.11/10.11.1 .
Microsoft bietet Aktualisierungen für die Office-Programme an. Ab der Version 15.16.0 laufen diese teilweise stabiler mit OS X zusammen, aber es gibt immer noch Probleme. Generell ist es empfehlenswert derzeit entweder auf die Kombination Mac OS X 10.10 und Office 2011/2016 zu setzen, oder auf Mac OS X 10.11/10.11.1 und Office 2011. Die Aktualisierung von Office 2016 für Mac findet über Microsoft AutoUpdate statt. Admins, die mehrere Macs aktualisieren möchten, können sie aber auch einzeln herunterladen und damit verschiedene Macs aktualisieren. Microsoft Auto Update wird automatisch gestartet, sobald Anwender das erste Mal ein Office 2016-Programm starten.
Neben den Mac-Versionen stellt Microsoft auch Office-2016-Apps auch für Smartphones und Tablets, inklusive iPad und iPhone zur Verfügung. Das ermöglicht das gemeinsame Arbeiten an mehreren Geräten gleichzeitig. Allerdings müssen die Daten im Microsoft-Cloudspeicher OneDrive gespeichert werden, iCloud Drive wird nicht als Cloudspeicher unterstützt. Die Oberfläche der iOS-Apps entspricht im Großen und Ganzen den Möglichkeiten, welche auch Office 2016 für Mac OS X bietet.
Wer Office 2016 über ein Office-365-Abo bezieht, verfügt bereits über einen OndDrive-Cloudspeicherplatz mit einer Kapazität von einem Terabyte. In der günstigsten Variante kostet Office 2016 für Privatversionen 69 Euro. Das ist günstiger als man beispielsweise bei Dropbox, Google Drive oder iCloud nur für den Speicher in dieser Größenordnung bezahlen muss. Besonders günstig ist Office 365 auch für Studenten und Dozenten. Sie zahlen 79 Euro für vier Jahre und können Office 2016 auf zwei Rechnern oder Tablets sowie auf zwei Smartphones nutzen. Wer privat Office 2016 mit mehren Macs oder PCs nutzen möchte, greift zu Office 365 Home für 99 Euro pro Jahr. Damit kann Office auf fünf Rechnern, Tablets und Smartphones installiert werden. Wer an Cloudspeicher nicht interessiert ist, kann Office 2016 in der Version Home & Student für 149 Euro oder in der Business-Variante für 279 Euro erwerben.
Für Unternehmen steht die Nutzung von Office 2016 ab 8,80 Euro pro Nutzer und Monat zur Verfügung. Firmen, die nur Office-Online nutzen möchten, zahlen 4,20 Euro pro Nutzer und Monat.
Den meisten Anwendern dürfte vermutlich die veränderte Oberfläche, die vor allem dann nützlich ist, wenn man auch Outlook 2016 verwendet. Die alte Version Outlook 2011 war wenig benutzerfreundlich. In der neuen Version lassen sich E-Mails wesentlich besser verwalten, genauso wie mit Outlook 2016 in Windows.
Außerdem lässt sich Outlook 2016 optimal mit Exchange, auch der neuen Version Exchange 2016, und Office 365 verbinden. Hier setzt Outlook 2016 für Windows allerdings auf das neue Protokoll MAPI-HTTPS welches schneller, stabiler und sicherer ist als die veraltete HTTPS-RPC-Version. Das Protokoll steht aber nur in Verbindung mit Exchange 2013 SP1/2016 und Office 365 zur Verfügung, und nur dann, wenn Anwender Outlook 2016 für Windows einsetzen. Unternehmen, die noch auf ältere Versionen von Exchange setzen, binden Outlook 2016 mit RPC/HTTPS an. Eine Konfiguration ist dazu nicht notwendig, Outlook 2016 erkennt selbst welches Protokoll am besten verwendet werden kann.
Outlook 2016 für Mac verwendet Exchange Web Services (EWS). Für Anwender unterscheidet sich die Anbindung aber nicht, sie können mit Outlook 2016 arbeiten, wie bei der Anbindung über MAPI. Die Daten werden synchronisiert und auch der Parallelbetrieb bereitet keine Probleme.
Damit Outlook 2016 mit Exchange und Office 365 funktioniert, sollte die AutoDiscovery-Funktion in der Umgebung konfiguriert sein. Die neue Outlook-Version unterstützt in Windows nicht mehr die manuelle Konfiguration von Exchange-Konten. Auf Mac-Rechnern können Anwender aber weiterhin manuell den Exchange-Server bei der Anbindung konfigurieren.
Allerdings sollte auch beim Einsatz von OS X darauf geachtet werden, dass AutoDiscovery optimal funktioniert. Denn ohne die korrekte Autokonfiguration erhalten auch Mac-Anwender Meldungen, die bestätigt werden müssen und die verwirren. Ist AutoDiscovery optimal konfiguriert, funktioniert die Anbindung wesentlich besser.
Viele Funktionen wie die verbesserte Suche oder das bessere Anhängen von Dateien hat Microsoft der Windows-Version von Outlook 2016 vorbehalten. Dennoch ist Outlook unter OS X dank neuer Oberfläche besser bedienbar. In der neuen Version wird endlich das Archiv-Postfach in Exchange unterstützt sowie die Leistung bei der Datenübertragung zwischen Server und Client. E-Mails werden bei der Anbindung an Office 365 und Exchange wesentlich schneller zugestellt.
Auch der Zugriff auf Kategorien inklusive Name und Farbe wurden integriert. Generell fallen an verschiedenen Stellen Verbesserungen auf, welche die Arbeit mit Outlook 2016 für Mac verbessern.
Exchange 2016 kommt mit der in Office 365 eingeführten Technik „Clutter“. Dabei handelt es sich um einen intelligenten Filter, der unwichtige E-Mails im Postfach erkennt und in einem eigenen Ordner anzeigen kann. Unwichtige E-Mails werden in den Clutter-Ordner verschoben und können daher später gelesen werden.
Um die Funktion in Office 365 zu steuern, müssen Anwender die Weboberfläche von Office 365 aufrufen. Die Einstellung ist über Mail und dann über das Zahnradsymbol bei Optionen mit E-Mail\Automatische Verarbeitung\Clutter zu finden.
Die generellen Funktionen in Office 2016 unterscheiden sich wenig von der Vorgängerversion. Natürlich gibt es einiges Neue, aber die meisten neuen Funktionen nutzen ohnehin die wenigsten Anwender.
Wer sich mit Office 2011 auskennt, kommt auch recht schnell mit Office 2016 zurecht. Microsoft hat aber auch einiges an verschiedenen Stellen verbessert, dass erst mit der Zeit auffällt. Im oberen Bereich gibt es in der Windows-Version von Office 2016 den neuen Menüpunkt „Was möchten Sie tun?“. Über diesen lässt sich eine Suche nach Befehlen im Menüband starten, um Funktionen schneller zu finden. Für die tägliche Arbeit ist das vor allem für Office 2016-Anfänger optimal, beziehungsweise um Befehle in der verschachtelten Struktur zu finden, die normalerweise nicht so oft verwendet werden. In Office 2016 für Mac fehlt diese Funktion. Hier müssen Anwender weiter manuell nach Arbeitsschritten im Menüband suchen.
Klicken Anwender in einem Office-Programm in Windows einen Begriff mit der rechten Maustaste an, können sie durch Auswahl von Intelligente Suche nach dem Begriff im Internet suchen. Das Ergebnis wird anschließend auf der rechten Seite des Office-Programmes angezeigt, ein Programmwechsel ist also nicht notwendig. In Office 2016 für Mac ist diese Funktion nicht enthalten.
Eine der wichtigsten Neuerungen in Office 2016 ist das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten. Anwender können mit einem Klick Dokumente freigeben, und zusammen mit anderen Benutzern bearbeiten. Das geht auch im Mischbetrieb mit Anwendern, die Office 2016 für Windows verwenden.
Microsoft hat dazu im oberen, rechten Bereich die Freigabe-Funktion integriert, mit der sich andere Anwender einladen lassen. Die Funktionen und Möglichkeiten entsprechen weitgehend den Funktionen in Office 2016 für Windows, allerdings ist das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten nicht so elegant gelöst wie in der Windows-Version. Es fehlen zum Beispiel automatische Aktualisierungen von Texten, die andere Anwender bearbeitet haben. Dennoch lässt sich das Teilen in der neuen Version wesentlich einfacher und problemloser konfigurieren. Neben dem Icon oben rechts lassen sich Dokumente auch über das Menü Datei\Freigeben mit anderen Teilen. Ist das Dokument noch nicht in der Cloud gespeichert, erhalten Anwender eine entsprechende Meldung.
Das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten funktioniert aber nicht nur zwischen Office 2016 für Mac und Windows, sondern auch mit den kostenlosen Online-Apps von Microsoft wie Word Online. Sobald ein freigegebenes Dokument über den Link der E-Mail geöffnet wird, schlägt der Assistent auch das Öffnen mit Word Online vor.
Nützlich ist die Einbindung des Cloudspeichers auch dann, wenn man beispielsweise von mehreren Geräten und Orten auf Dokuente zugreifen muss. Anwender können auf allen ihren Geräten mit ihren Dokumenten arbeiten, wenn diese in der Cloud gespeichert sind. Dazu ist kein Zugriff auf den Finder oder Explorer notwendig, denn die Office 2016-Programme zeigen die zuletzt geöffneten Dokumente automatisch im Programm an. Auch bei den mobilen Varianten wie der iPad-Version erscheint die Liste der zuletzt geöffneten Dokumenten. Das erleichtert die Arbeit und Anwender müssen sich zwischen den verschiedenen Systemen nicht umgewöhnen. Das gilt allerdings nicht für die Tastenkombinationen. Denn hier gibt es deutliche Unterschiede, vor allem wenn es um die Formatierung von Texten geht.
Dokumente lassen sich besser kommentieren als in Office 2011. Auch das erleichtert die gemeinsame Arbeit an Dokumenten. Basis der gemeinsamen Datenspeicherung ist OneDrive. Der Cloudspeicher wird dazu in Office 2016 integriert, auch in der Mac-Version. Leider hat Microsoft die Einbindung von iCloud Drive nicht vorgenommen. Das heißt, auch wenn alle Anwender im Team mit Mac OS arbeiten, muss als Datenbasis auf OneDrive oder OneDrive for Business in Office 365 gesetzt werden, um gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten.
Office 2016 ist noch enger an die Cloud angebunden als Vorgängerversionen. Natürlich lassen sich auch weiterhin lokal Daten speichern, allerdings bevorzugt Office 2016 die Speicherung in der Cloud, sodass Anwender genau aufpassen müssen, wo sie die Daten speichern. Vorteil bei der Speicherung in der Cloud ist allerdings, dass Anwender auf mehreren Rechnern Zugriff auf die Dokumente nehmen können, auch auf ihren Windows-Rechnern und dem Tablet. Aber auch in Office 2016 ist die Cloud nur optional, sie lässt sich komplett umgehen.
Mit der Tastenkombination CMD+S lässt sich ein Dokument speichern, auch wenn beim ersten Speichern OneDrive verwendet wurde. Durch erneutes Drücken von CMD+S werden die Dokumente immer wieder mit der Cloud synchronisiert. Allerdings kann das bei langsameren Internetleitungen durchaus zu etwas Stillstand im Office-Programm kommen, bis alle Daten synchronisiert sind.
Vor allem große Dateien, zum Beispiel PowerPoint-Präsentationen, sollten nur dann in der Cloud gespeichert werden, wenn die Datenverbindung sehr schnell ist. Aber auch dann kann OneDrive auf Mac-Rechnern etwas hängen. Für große Dateien ist die Cloudspeicherung somit nicht ideal. Besser ist es in diesem Fall lokal zu speichern und danach auf Wunsch Dokumente in die Cloud zu laden, damit sie auch auf anderen Rechnern zugreifbar sind.
Microsoft hat auch Excel 2016 verbessert. Formeln lassen sich effizienter erstellen, und auf Touch-Monitoren auch zeichnen. Microsoft hat auch neue Diagramme integriert, die vor allem im Bereich Big Data und Business Intelligence eine wichtige Rolle spielen.
Anwender, die häufig präsentieren, erhalten im Vergleich zur alten Office 2011-Version eine wesentlich bessere Oberfläche. Die Bedienung ist effizienter, Übergänge lassen sich leichter und schöner erstellen. In der Vorschau für Referenten haben Vortragende immer einen guten Überblick zur aktuellen Folie und den nächsten Schritten. Das verbessert die Übersicht und erleichtert Präsentationen.
Office 2016 für Mac bietet einige interessante Neuerungen und Verbesserungen. Auch wenn der Name mit der Windows-Version übereinstimmt, fehlen in der Mac-Version viele Neuerungen und Funktionen, die einen echten Mehrwert bringen. Beispiele dafür sind die intelligente Suche, die Suche im Menüband und neue Diagramme. Es ist aber zu erwarten, dass Microsoft zukünftig weiterhin Verbesserungen integriert. Anwender, die bisher auf Office 2011 gesetzt haben, erhalten eine wesentlich modernere Oberfläche, ein schnelleres und stabileres Office. Die Teamarbeitsfunktionen sind gut gelöst, aber durchaus noch ausbaufähig.
In Zusammenarbeit mit der Windows-Version ergibt sich für Anwender ein einheitliches Benutzererlebnis und die Möglichkeit, Daten zwischen Smartphones/Tablet, PC und Mac auszutauschen. An vielen Stellen finden sich Verbesserungen, die nicht sofort auffallen, die aber die Arbeit wesentlich erleichtern, zum Beispiel die verbesserte Zusammenarbeit mit Kategorien.
Derzeit noch problematisch ist das Zusammenspiel von Office 2016 für Mac mit OS X 10.11 El Capitan. Hier berichten sehr viele Anwender von Abstürzen, die auch Datenverlust mit sich bringen. Auch bei den neusten Aktualisierungen zu Mac OS X 10.11.1 und Office 2016 Build 15.16.0 sind bei unseren Tests alle Office-Programme mehrmals abgestürzt und konnten auch nicht mehr neu gestartet werden. Auch die Deinstallation und Neu-Installation hat in diesem Fall nichts geholfen. Wurde ein Mac-Rechner also bereits zu Mac OS X 10.11.1 aktualisiert, sollte aktuell noch Abstand davon genommen werden, Office 2016 zu verwenden.
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