Einsatz elektronischer Signaturen im Mittelstand

Die beiden Autoren Prof. Dr. Stefan Helmke und Prof. Dr. Matthias Uebel haben im Auftrag von Adobe ein Whitepaper zum Thema „Einsatz elektronischer Signaturen im Mittelstand“ verfasst. Darin skizzieren sie die heutigen Verwendungsmöglichkeiten und den Mehrwert des Einsatzes elektronischer Signaturen im Mittelstand. Dabei richtet sich der Fokus auf die Verwendung der einfachen elektronischen Signatur, die in der Praxis die weiteste Verbreitung findet.

Generell lässt sich mit einer einfachen elektronischen Signatur der Urheber einer Nachricht identifizieren. Dies ist allerdings nicht verfälschungssicher. Einfache elektronische Signaturen können laut BGB für formfreie Vereinbarungen eingesetzt werden. Sie wird zum Beispiel häufig bei der Annahme von Paketen genutzt.

Insbesondere der Mittelstand schreckt jedoch häufig vor dem Einsatz elektronischer Signaturen zurück, ohne die zweifelsohne vorhandenen Vorteile elektronischer Signaturen und die Anwendung in ihrem Unternehmen in dem heute möglichen Rahmen zu nutzen. Der Grund für diese Abwehrhaltung ist vor allem die damit verbundene technische und juristische Komplexität. Dennoch ist laut den Autoren des Whitepapers die einfache elektronische Signatur in rund 90 Prozent der Anwendungsfälle die passende Variante.

In Fällen guter Geschäftsbeziehungen und einer überschaubaren Kritikalität des Geschäftsprozesses vereinfachen elektronische Signaturen die Geschäftsprozesse. Da Organisation und Kosten für fort­geschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen deutlich höher ausfallen und die Implementierung sehr aufwändig ist, gewinnt die einfache elektronische Signatur an Bedeutung, obwohl sie juristisch und technisch „schwächer“ zu bewerten ist als die fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur. Dennoch steigert auch sie die Verbindlichkeit von Vereinbarungen deutlich.

Das zeigt das Prinzip der stufenweisen Verbindlichkeit, bei der die einfache elektronische Signatur hinsichtlich ihres Verbindlichkeitscharakters vor der mündlichen Absprache und der E-Mail respektive der E-Mail mit Empfangsbestätigung einzustufen ist. Im Falle eines Falles ist die einfache elektronische Signatur auch als Beweismittel vor Gericht zugelassen und darf nicht per se als solches durch den Richter abgelehnt werden.

In der sogenannten Verbindlichkeitspyramide findet sich die einfache elektronische Signatur vor der mündlichen Absprache, der E-Mail und der E-Mail mit Empfangsbestätigung (Screenshot: ZDNet.de).

Für die unternehmensinterne Anwendung genügt eine einfache elektronische Signatur bei entsprechender Vorgabe der Geschäftsführung zum Beispiel durch das Einfügen einer gescannten Unterschrift als Bild in ein Dokument. Grundsätzliche Beispiele für den Einsatz einer einfachen elektronischen Signatur sind Willenserklärungen wie Bestellungen und Verträge oder auch Bestätigungen wie Empfangsbescheinigungen und Dokumentationen.

Organisation und Kosten für fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen sind hoch, sodass der Mehrwert diese im Mittelstand häufig nicht kompensiert. Für den Einsatz der deutlich weniger aufwendigen einfachen elektronischen Signaturen ergeben sich hingegen vielfältige Anwendungsmöglichkeiten, durch die sich Qualitätssteigerungen hinsichtlich Prozesseffizienz und -effektivität sowie Kosteneinsparungen erzielen lassen.

Weitere Vorteile sind eine höhere Verbindlichkeit und die damit einhergehende Einhaltung von Vereinbarungen, eine Verringerung von Papierkosten sowie eine Vereinfachung des Nachhalteprozesses, bei dem die Signaturen im Zuge eines automatisierten zentralen Workflows eingefordert werden.

Als genereller Erfolgsfaktor für die Nutzung der einfachen elektronischen Signatur gilt unter anderem das Beherzigen des Grundsatzes „Unternehmerische Anwendung vor technischer Umsetzung und juristischer Gültigkeit“. Im spezifischen Anwendungsfall müssen jedoch technische und juristische Rahmenbedingungen geprüft werden.

Unternehmen sollten sich außerdem die Frage stellen: Wo reichen einfache elektronische Signaturen aus und sind somit wertschöpfender als fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signaturen, etwa weil der Rechtsanspruch aus einer qualifizierten elektronischen Signatur de facto nicht einklagbar ist? Grundsätzlich müssen Geschäftsprozesse hinsichtlich des Einsatzes einer einfachen elektronischen Signatur nach ihrer Häufigkeit, Kritikalität und ihren Verbindlichkeitsanforderungen ausgewählt werden.

In einem Unternehmen der Dienstleistungsbranche kann mit einfachen elektronischen Signaturen beispielsweise eine Priorisierung der für Außendienstler gedachten Informationen unter Anwendung der Verbindlichkeitspyramide erfolgen – etwa bei Veränderungen der Geschäftsbedingungen, die verbindlich zur Kenntnis genommen werden sollen.

Mehr Informationen finden Sie in Adobe’s Whitepaper zum Einsatz elektronischer Signaturen im Mittelstand