Microsoft hat Anfang Dezember eine neue Lizenzversion von Office 365 vorgestellt. Office 365 Enterprise Suite E5, der Nachfolger von E4, richtet sich vor allem an Großkonzerne, die lokal installierte Server in die Cloud migrieren wollen, sehr große Webkonferenzen abhalten, eine Telefonanlage in der Cloud nutzen und umfassende Analysefunktionen benötigen.
Exchange, Skype und SharePoint sind die zentralen Bestandteile des Angebots. Microsoft hat aber zusätzliche Funktionen zur Analyse und Sicherheit integriert. Der Preis der neuen Edition beläuft sich auf 29,50 € pro Benutzer/Monat. Bestandteil dieser Lizenz ist auch eine Office 2013/2016 Professional Plus-Version. Auf der Produktseite lässt sich auch ein Testzeitraum buchen innerhalb dem Anwender oder Administratoren Office 365 nahezu uneingeschränkt testen können. Die Analysefunktionen steht in der Testversion allerdings nur eingeschränkt zur Verfügung, was aber in den meisten Einsatzszenarien ohne Belang ist.
Im größten Abonnement für Office 365 lassen sich jetzt auch sehr große Onlinebesprechungen mit Skype for Business durchführen. Sinnvoll ist das zum Beispiel für öffentlich zugängliche Webinare. Office 365 Enterprise Suite E5 erlaubt Konferenzen für bis zu 10.000 Personen. Diese Technik trägt die Bezeichnung „Meeting Broadcast“. Hier haben Teilnehmer auch die Möglichkeit, Umfragen in Echtzeit zu erstellen und weitere Funktionen zu nutzen. Für den Zugriff ist kein Skype-Client notwendig, sondern ein herkömmlicher Webbrowser.
Außerdem enthält diese Edition eine Telefonanlage in der Cloud (Cloud PBX). Anwender, die an diese Edition angebunden sind, können mit ihren Skype-Clients herkömmliche Telefongespräche führen und erhalten auch eine normale Telefonnummer. Unternehmen benötigen dazu keinerlei lokale Server und keine lokale Telefonanlage für diese Anwendung. Das bringt allerdings auch Gefahren. Administratoren haben keinerlei Zugriffe auf die Systemkonfiguration der zugrundeliegenden Server und auch nicht auf die Telefonanlage. Die Konfiguration und Telefonnummern lassen sich natürlich pflegen.
Die Vorteile liegen auf der Hand: Da keine eigenen Server mehr notwendig sind, sparen Unternehmen einiges an Kosten ein. Neben Ausgaben für Hardware sparen Unternehmen zusätzlich auch in Sachen Lizenzen. Energie, Verwaltungskosten, Schulungsaufwand und notwendige Aktualisierungen lassen sich ebenfalls einsparen. Außerdem sind Lösungen in der Cloud sehr viel skalierbarer als lokal betriebene Server. Zusätzlich bietet Microsoft in der neuen Office 365 Version neue Funktionen für die Analyse von Daten. Neu dazugekommen sind zum Beispiel Power BI Pro und Delve Organizational Analytics.
Im Gegensatz zu Power BI bietet Power BI Pro mehr Speicherplatz für einzelne Anwender. Die Datenkapazität von Power BI beträgt 1 GByte pro Benutzer. Beim Einsatz von Power BI Pro können Anwender bis zu 10 GByte speichern. Außerdem lassen sich die Daten stündlich aktualisieren, während bei Power BI nur eine tägliche Aktualisierung zur Verfügung steht.
Der größte Unterschied zwischen Power BI und Power BI Pro besteht allerdings in der Gruppen-Zusammenarbeit. Diese ist nur in Power BI Pro möglich. Außerdem lassen sich in der großen Version Active Directory-Gruppen nutzen und Zugriffsberechtigungen vergeben.
Delve Organizational Analytics bietet organisatorische Analysen für einzelne Mitarbeiter oder ganze Teams. Die Lösung unterstützt Office Graph und kann diese mit anderen Daten aus Office 365 verbinden. Anwender können Dashboards erstellen und auch Trends messen. Generell bietet Delve Organizational Analytics Funktionen aus dem Bereich Big Data.
Sämtliche Funktionen des neuen Angebots lassen sich mit lokalen Servern nur sehr schwer darstellen. Während Exchange, Skype, SharePoint und SQL-Server zwar mit Mehraufwand auch lokal betrieben werden können sind zum Beispiel die Funktionen Power BI Pro und Delve Organizational Analytics mit lokal installierten Servern derzeit nicht möglich. Auch das Durchführen sehr großer Onlinebesprechungen oder Konferenzen ist mit lokal installierten Skype-Servern und einer herkömmlichen Internetanbindung kaum möglich.
In Office 365 lassen sich für die zur Verfügung gestellten Serverdienste nahezu alle Funktionen nutzen, die Microsoft generell auch in den lokal installierten Serverlösungen zur Verfügung stellt. Gegenüber diesen bietet die Cloudlösung Vorteile bei der Einrichtung und der Verwaltung.
Office 365 Enterprise Suite E5 erweitert vor allem die Möglichkeiten zur Analyse von Geschäftsdaten. Power BI Pro und Delve Organizational Analytics ermöglichen nicht nur Analyse von Daten aus der Cloud, sondern erlauben auch die Anbindung von lokalen Servern.
Etwas problematisch dabei ist, dass für die Analysevorgänge Unternehmensdaten aus dem lokalen Netzwerk in die Cloud übertragen werden. Hier gilt es vor allem auf den Datenschutz und die Datensicherheit zu achten. Neben der Analyse von Daten lassen sich in Office 365 Daten auch visualisieren.
Neben der Möglichkeit bei diesen Analysefunktionen auf lokale Daten zu setzen, lassen sich natürlich auch andere Dienste in der Cloud anbinden, zum Beispiel in Microsoft Azure. Durch diese Analysefunktionen wachsen Office 365 und Microsoft Azure enger zusammen. Da sich auch lokale Server anbinden lassen, erhalten Unternehmen umfassende Analysefunktionen, müssen dabei aber genau berücksichtigen, welche Daten dabei verwendet werden sollen.
Abonnieren Unternehmen Office 365 Enterprise Suite E5, bietet Microsoft auch einen erweiterten Schutz für die gespeicherten Dokumente. Dazu gibt es in Exchange Online den Virenschutz „Advanced Threat Protection“.
Dazu kommen Customer Lockbox und Data Loss Prevention (DLP). Mit den Sicherheitsfunktionen will Microsoft verhindern, dass Anwender Funktionen in Office 365 nutzen, um geheime Unternehmensdaten unberechtigt weiter zu senden. Diese Funktionen lassen sich zwar auch mit lokalen Servern umsetzen, allerdings erfordert das einiges an Konfigurationsarbeit. Sobald Unternehmen die Sicherheitsfunktionen in Office 365 nutzen wollen, werden diese automatisiert in Exchange, Skype und SharePoint eingebunden.
Weitere Vorteile beim Einsatz von Office 365 ergeben sich im Hinblick auf Kosten und Verwaltung. Denn bei lokal installierten Exchange-Servern sind in den meisten Fällen teure Enterprise-Lizenzen notwendig. Mit Standard-Lizenzen lassen sich in den meisten Fällen keine Sicherheitsfunktionen nutzen, die aber Office 365 Enterprise Suite E5 bietet. So beinhaltet das Cloudangebot Funktionen für die Archivierung und für die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten. Außerdem können Unternehmen auf nahezu unbegrenzten Speicherplatz zurückgreifen. Zusammen mit den Richtlinien ergibt das einen deutlichen Mehrwert an Sicherheit und Funktionalität. Unternehmen müssen daher keine verschiedenen Lizenzen nutzen, sondern das Abonnement enthält automatisch alle zur Verfügung stehenden Sicherheitsfunktionen, die Lizenzierung muss weder verwaltet noch berücksichtigt werden. Alle Kosten sind mit den monatlichen Beiträgen abgegolten.
Mit der Rechteverwaltung können Administratoren darüber hinaus festlegen, dass nur bestimmte Anwender auf gewisse Dokumente und E-Mails zugreifen dürfen. Auch das ist generell mit lokalen Servern möglich, allerdings sehr aufwendig in der Einrichtung. Verwenden Unternehmen den Rechteschutz, wird auch dieser umfassend in Office 365 und allen enthaltenen Funktionen integriert und aktiviert.
Office 365 bietet in dieser Version außerdem die Möglichkeit den Datenverkehr von Exchange, Skype, SharePoint und anderen Serverdiensten zu verschlüsseln. Dadurch wird die Sicherheit im Unternehmen deutlich erhöht. Ein weiterer Bestandteil von Office 365 ist Advanced Threat Protection. Dadurch werden die Anwender vor Viren geschützt.
Eine weitere neue Funktion ist „Customer Lockbox“. Dabei handelt es sich um eine Möglichkeit, mit der Anwender vollkommene Datenkontrolle über ihre eigenen Inhalte haben. Das gilt vor allem dann, wenn Probleme auftauchen und Administratoren oder Support-Mitarbeiter helfen müssen. Häufig benötigen Support-Mitarbeiter zwar Zugriff auf das System, dürfen aber nicht die gespeicherten Daten lesen. Genau das lässt sich mit Lockbox verhindern. Alle erweiterten Datenzugriffe muss der Anwender erst genehmigen. Außerdem lässt sich die Zeitdauer für den Zugriff beschränken. Zusätzlich werden Zugriffe dieser Art gründlich protokolliert. Diese Technologie verhindert es also, dass unberechtigte Anwender Zugriff auf geheime Daten erhalten, das gilt auch für Administratoren.
Übertragen Anwender Kundendaten zur Analyse in die Cloud, müssen Unternehmen für das sichere Speichern dieser Daten sorgen. In der EU gelten strenge Datenschutzrichtlinien für Kundendaten. Da Microsoft ein amerikanisches Unternehmen ist, kann es hier durchaus zu Konflikten führen. Bevor Unternehmen also ein Abonnement abschließen, sollte genau überprüft werden, in welchen Rechenzentren die Daten gespeichert werden.
Außerdem sollte vor dem Einsatz von Office 365 genau geprüft werden, welche Daten in der Cloud benötigt werden. Vor allem wenn Kundendaten betroffen sind, sollte hier äußerste Vorsicht gelten. Denn wenn diese Daten in unberechtigte Hände gelangen, erhalten Unternehmen schnell rechtliche Probleme.
Was generell ein Vorteil ist, kann sich durchaus auch als Nachteil herausstellen: Unternehmen haben keinerlei Zugriff und Kontrolle mehr auf die Server und die Hardware, die bei Office 365 eingesetzt wird. Dadurch ersparen sich Unternehmen zwar einige Kosten, verlieren aber die vollständige Kontrolle. Seit dem Ende von Safe Harbour sind zusätzliche Hürden beim Betrieb von Office 365 zu überwinden. Unter welchen Voraussetzungen die Lösung rechtssicher betrieben werden kann, informieren die deutschen Datenschutzbeauftragten auf ihrer Webseite. Unternehmen, die diesbezüglich ganz auf Nummer sicher gehen wollen, sollten solange warten bis die Microsoft-Clouddienste in 2016 zusammen mit der Telekom auch in deutschen Rechenzentren mit einem deutschen Betreiber angeboten werden.
Problematisch ist außerdem die Datensicherung, die anders funktioniert als bei lokalen Servern. Außerdem unterscheiden sich die Verwaltungswerkzeuge deutlich, deren Funktionen zudem nicht immer alle freigeschaltet sind. Das heißt, wenn Unternehmen auf die größte Office 365-Version setzen, ist nicht hundertprozentig sichergestellt, dass alle Funktionen zur Verfügung stehen, die ein Unternehmen benötigt. In jedem Fall sollte hier vorher genau überprüft werden, ob auf alle notwendigen Schnittstellen und Einstellungen zugegriffen werden kann.
Neben Funktionen von Serverdiensten spielen auch die Schnittstellen eine wichtige Rolle. Denn wenn Unternehmen Dienste in Office 365 nutzen wollen, ist nicht immer sichergestellt, dass die entsprechenden Schnittstellen kompatibel mit den eigenen, lokal betriebenen Servern sind. Müssen zum Beispiel für die Analyse Daten von lokalen Servern übertragen werden, muss vorher sichergestellt sein, dass die entsprechenden Schnittstellen vorhanden und kompatibel sind.
Neben der Datenspeicherung müssen Unternehmen auch auf die Datenübertragung achten. Vor allem wenn die Analysefunktionen von Office 365 verwendet werden, müssen einige Daten von den lokalen Servern in die Cloud übertragen werden. Hier sollte darauf geachtet werden, dass dies nur verschlüsselt passiert. Zusätzlich sollten Unternehmen steuern, von wo Anwender auf die Office-365-Dienste zugreifen dürfen. Unsichere Verbindungen, wie ein öffentlicher Hotspot, können ein Sicherheitsrisiko darstellen.
Microsoft bietet generell eine gewisse Hochverfügbarkeit für die eigenen Rechenzentren. Allerdings müssen Unternehmen hier genau planen, ob diese für die eigenen Anforderungen ausreichen. Außerdem müssen die Wartungsarbeiten von Microsoft berücksichtigt werden. Denn Microsoft führt Wartungsarbeiten durch, ohne Unternehmen in die Planung einzubeziehen.
Sehr wichtig ist auch die Planung der Berechtigungen. Lokal installierte Server ermöglichen umfassende Konfigurationen der Berechtigungen im Unternehmen. Diese Möglichkeiten sind in Office 365 teilweise sehr eingeschränkt. Bevor Unternehmen also auf Office 365 setzen, sollte genau überprüft werden, ob das aktuelle Berechtigungsmodell in die Cloud übertragbar ist. Das gilt nicht nur für die Berechtigungen der Anwender, sondern auch für die Rechte der Administratoren auf verschiedene Dienste, Schnittstellen und Daten.
Auch die Steuerung sowie der Schutz vor Hackerangriffen geben Unternehmen in die Hände von Microsoft, wenn sie auf Office 365 setzen. In Office 365 lassen sich weder eigene Sicherheitslösungen integrieren, noch haben Unternehmen die Möglichkeit, selbst Hackerangriffe zu verhindern oder eine eigene Überwachungslösung einzubinden. Die komplette Verwaltung der Sicherheit-Infrastruktur liegt im Verantwortungsbereich des Cloudanbieters, in diesem Fall Microsoft.
Darüber hinaus gibt es keinerlei Transparenz, wie das Rechenzentrum von Microsoft aufgebaut ist, welche Hardware im Einsatz ist, wie diese konfiguriert ist, oder welche Hersteller verwendet werden. Außerdem ist nur sehr schwer ersichtlich ob Microsoft auf Subunternehmen setzt.
Wirtschaftlich gesehen, bietet die Nutzung von Office 365 einige Vorteile. Das Preismodell ist attraktiv und so gut wie alle Funktionen von lokalen Microsoft-Servern sind auch in Office 365 integriert, teilweise sogar mehr. Ein besonderer Vorteil liegt in der Zusammenarbeit der verschiedenen Dienste, die automatisch gegeben ist. Betreiben Unternehmen eigene Server, muss diese Zusammenarbeit erst mühselig konfiguriert und auch verwaltet werden.
Die Verwaltung der verschiedenen Office-365-Dienste erfolgt über webbasierte Oberflächen oder über die PowerShell. Lokal betriebene Server lassen sich in den meisten Fällen anbinden. Auf der anderen Seite müssen Unternehmen allerdings beachten, dass eine Migration zu Office 365 nur sehr schwer wieder rückgängig zu machen ist. Das heißt, wenn es Probleme mit Office 365 gibt, müssen die verschiedenen Serverdienste erst wieder lokal integriert werden.
Die verschiedenen Anforderungen an die Sicherheit, den Datenschutz, die gesetzlichen Gegebenheiten und andere Vorschriften, müssen ebenfalls berücksichtigt werden. Dazu kommt, dass die Verwaltungswerkzeuge sich in den meisten Fällen von den Verwaltungswerkzeugen lokaler Server unterscheiden. Viele Vorgehensweisen wie Verwaltung, Inbetriebnahme, Fehlerbehebung, Benutzerkonfiguration, Datensicherung und Wiederherstellung, Absicherung und Überwachung unterscheiden sich deutlich. In vielen Fällen ist hier unter Umständen auch eine Schulung notwendig.
Office 365 Enterprise Suite E5 lohnt sich vor allem für Unternehmen, die neben Exchange, Skype, SharePoint und OneDrive noch auf erweiterte Analysefunktionen setzen wollen, große Onlinekonferenzen abhalten und die Telefonanlage in die Cloud auslagern wollen. Da sich auch die neue Version testen lässt, muss niemand die Katze im Sack kaufen, sondern kann sich über die Funktionen umfassend informieren.
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