So unterstützt SharePoint bei der digitalen Transformation

Das Intranet in seiner Funktion als Social-Collaboration-Plattform ist ein wichtiges Element des digitalen Unternehmens. Als Basistechnologie kommt häufig SharePoint von Microsoft zum Einsatz, beispielsweise für die Zusammenarbeit in Projekt- oder Teamräumen oder um Mitarbeiterverzeichnisse und einfache Workflow-basierte Anwendungen zentral bereitzustellen. Häufig bleibt es jedoch bei diesen Projekten. Das ist bedauerlich, wird dadurch doch viel Potenzial verschenkt.

Norbert Schuldt, der Autor dieses Gastbeitrags für ZDNet, ist Solution Sales Manager bei der Materna GmbH (Bild: Materna).

Wer die Investitionen in SharePoint für weitergehende Projekte nutzen möchte, benötigt zunächst eine klare Zieldefinition. Mögliche Ansätze sind, standortübergreifende Social-Media-Funktionen für Projektteams anzubieten oder den Wissensaustausch durch Foren und Wikis zu verstärken. Für das Wissensmanagement interessant ist die Funktion einer unternehmensweiten Suche, die ab der Version SharePoint 2013 zum Basisumfang der Plattform gehört. Mit derartigen neuen Impulsen für ein Intranet-Projekt gelingt es, die digitale Transformation in der eigenen Organisation voranzutreiben.

Digitale Evolution

Für Unternehmen ist es immer wichtiger, die eigenen Abläufe mithilfe digitaler Prozesse zu beschleunigen. Die digitale Transformation umfasst die zentralen Geschäftsprozesse und verändert ein Unternehmen von innen heraus. Die Abläufe der Kernprozesse jeder Organisationseinheit werden hierbei in IT-Systemen in optimierter Form abgebildet, um damit mehr Flexibilität, Geschwindigkeit und Effizienz zu erreichen.

Ein wichtiger Faktor sind die eigenen Mitarbeiter. Doch wie bringt man diese dazu, die sozialen Funktionen einer Collaboration-Plattform intensiver als bisher zu nutzen? Häufig erkennen die Anwender nämlich zunächst nicht, welchen persönlichen Nutzen die neue Plattform oder die neue Arbeitsmethode bringen soll.

In diesem Mehrwert liegt das Geheimnis des Erfolges. Die Einführung von Social-Media-Funktionen sollte also nicht um ihrer selbst willen erfolgen, sondern daran ausgerichtet werden, was die Mitarbeiter konkret in ihrem Arbeitsalltag unterstützt.

Das Bewerten oder „Liken“ von Informationen kann in eine Sackgasse führen, wenn die Bewertung als solches nicht weiter genutzt wird. Eine Auflistung der Seiten mit den meisten „Likes“ bietet dagegen einen echten Mehrwert, wird hier doch gezeigt, was andere Kollegen interessiert. Gleichzeitig bekommt der Mitarbeiter die Möglichkeit, aktiv an diesem Ranking mitzuwirken. Es entsteht also eine ganz andere Motivation, diese Funktion auch zu nutzen.

Das aus den sozialen Medien bekannte „Folgen“ kann in einem kollaborativen Intranet auch auf Dokumente angewendet werden und ermöglicht es so, zum Beispiel schon auf der Startseite über einen geänderten Dokumentenstatus informiert zu werden. Prozessdurchlaufzeiten bei Dokumenten, an denen mehrere Beteiligte arbeiten, lassen sich somit verkürzen.

Prozessorganisation ist wichtiger als Technologie

Am Anfang des Projektes steht daher die bekannte Erkenntnis, dass eine SharePoint-Initiative kein Technologieprojekt, sondern der Start eines Change-Management-Vorhabens ist. Dennoch wird in der Praxis meist nur über Lizenzen oder Hardwareanforderungen gesprochen. Wichtiger ist es jedoch, sich über notwendige Maßnahmen zu verständigen, wie sich Veränderungen organisatorisch umsetzen lassen. Daher ist ein kultureller Wandel notwendig, um neue Arbeitsmethoden und Kommunikationsprozesse im Rahmen der digitalen Transformation zu etablieren.

Insbesondere Mitarbeiter mit höherer Lebenserfahrung tun sich schwer, wenn sie plötzlich ihr Wissen über eine Collaboration-Plattform unternehmensweit teilen sollen. Sie sehen sich mit ihrem Kopfwissen häufig als unentbehrliche Schnittstelle zwischen Mitarbeitern oder dem Management an und verkennen dabei die Gefahr, die ein solches Denken zum Beispiel im Krankheitsfall für das Unternehmen darstellen kann.

Auch Präsenzinformationen durch interne Social-Media-Werkzeuge, die Standorte und Anwesenheiten dokumentieren, werden skeptisch beurteilt. Diese Themen können sogar Gegenstand von Diskussionen bis auf Ebene des Betriebsrats oder der Arbeitnehmervertretung sein. Hier gilt es umso mehr, den Mitarbeitern die Angst zu nehmen und eine Kultur des aktiven Mitmachens zu etablieren.

Mit Kennzahlen den Erfolg dokumentieren

Für den Neustart sollten die Verantwortlichen daher mit kleinen, überschaubaren Projekten beginnen und hierbei alle Beteiligten frühzeitig informieren. Damit auch die Geschäftsführung das Vorhaben absegnet, werden möglichst transparente und nachvollziehbare Kennzahlen benötigt. Ein vergleichsweise einfach zu realisierender Ansatz ist es, den Aufwand zu messen, den ein Mitarbeiter für Informationssuche und Recherche benötigt. Mit einer Umfrage lässt sich rasch abfragen, wie lange es dauert, bis ein Mitarbeiter innerhalb der eigenen Organisation eine bestimmte Information findet.

Hier lässt sich die Zeitersparnis aufzeigen, die eine intelligente Suchfunktion bietet. Wer es als Vertriebsmitarbeiter im Außendienst gewohnt war, mit Hochglanzbroschüren zu Kundenterminen zu gehen, könnte mit einem Tablet-PC arbeiten und Daten aus dem Intranet online vor Ort abrufen. Auch dies kann dazu beitragen, Abläufe zu verschlanken und Kosten zu senken.

Zur optimalen Nutzung von SharePoint-Umgebungen eignen sich Collaboration-Szenarien, um die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch zu fördern. Hierbei sollte das redaktionell betreute Intranet nahtlos in die SharePoint-Umgebung integriert werden. Ausgewählte Social-Media-Funktionen geben den Mitarbeitern die Möglichkeit, sich aktiv am neuen Intranet zu beteiligen und für sich einen Mehrwert aus diesen Funktionen zu ziehen. Von Beginn an sollten alle Fachbereiche in den Auf- und Ausbau integriert werden. Schließlich geht es darum, Prozesse innerhalb der eigenen Organisation übergreifend zu verbessern.

Aufgaben der IT-Abteilung

Auf die IT-Experten warten Aufgaben wie die systemübergreifende Integration von Datenquellen, Informationssystemen und bestehenden Intranets. Hierzu gibt es bei SharePoint zwar Connectoren für die technische Integration, jedoch ist es darüber hinaus notwendig, die Datenquellen beziehungsweise die Inhalte zu bewerten. Ziel muss es sein, nur die für alle Mitarbeiter benötigten allgemeinen Informationen im zentralen Intranet bereitzustellen.

Trotz SharePoint wird es auf Abteilungsebene weiterhin Speziallösungen geben, die für fachliche Mitarbeiter besser geeignet sind. Mit SharePoint werden aus diesen Systemen die geeigneten Daten extrahiert und prozessorientiert im Intranet bereitgestellt. So entsteht ein kollaboratives Wissensmanagement für eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit.

Häufig steht am Anfang auch die Frage des Customizings. Sollen also die eigenen Prozesse den SharePoint-Templates angepasst werden oder ist es sinnvoller, SharePoint den etablierten Strukturen der eigenen Organisation anzupassen. Einen Königsweg gibt es nicht, jedoch die klare Empfehlung, sich möglichst nahe am Standard zu bewegen.

Die Entwicklung von individuellen, komplexen Lösungen ist ein Ansatz, der in der heutigen Zeit mit sich schnell verändernden Märkten nicht mehr zeitgemäß ist. Eine am Standard orientierte Umsetzung stellt darüber hinaus sicher, dass das nächste Migrationsprojekt auf eine höhere Version kalkulierbar bleibt.