Studie: Langsame Bürotechnik kostet Mitarbeiter 20 Tage pro Jahr

Rund 20 Arbeitstage jährlich gehen in Deutschland im Büroalltag aufgrund von langsamer, fehlerhafter oder komplizierter Technik verloren. Dies ergab die Studie „IT-Zufriedenheit in europäischen Unternehmen“ von Sharp Business Systems in Zusammenarbeit mit dem Marktforschungsinstitut Censuswide. 6045 Bürokräfte in neun Ländern Europas (Frankreich, Deutschland, UK, Italien, Schweden, Polen, Niederlande, Tschechien und Ungarn) wurden dafür zu ihren täglichen Technikproblemen befragt. 1015 der Befragten kamen aus Deutschland.

Die technische Ausstattung im Büro sollte Mitarbeiter eigentlich dabei unterstützen, Aufgaben schneller und effizienter zu erledigen. Die Realität sieht aber häufig anders aus: der Drucker streikt, Dokumente sind nicht auffindbar, die Bedienung fällt komplizierter aus als gedacht. Wie die Studie zeigt, verlieren deutsche Büroarbeiter viel Zeit, weil sie sich mit fehlerhafter, langsamer oder komplizierter Technik auseinandersetzen müssen. Die technische Ausstattung zählt der Studie zufolge zu den größten Zeitfressern im Büro.

Demnach verlieren deutsche Büroangestellte jährlich fast 10.000 Minuten oder 20 Arbeitstage pro Jahr, weil die technische Ausstattung im Büro sie aufhält, anstatt ihre Arbeit zu beschleunigen. Bürokräfte verbringen pro Tag durchschnittlich 22 Minuten damit, im Netzwerk ihres Unternehmens nach schwer auffindbaren Dokumenten und Bildern zu suchen. 8 Minuten vergehen damit, das Hochfahren und Aufwärmen von Druckern abzuwarten. Weitere 9 Minuten dauert das Ausdrucken von Dokumenten. Insgesamt müssen Büroangestellte in Deutschland rund 38 Minuten ihres Arbeitstages ungenutzt verstreichen lassen. Bei der Studie wurde davon ausgegangen, dass ein Arbeitstag 8 Stunden und ein Jahr 250 Arbeitstage hat.

Die Ursachen für diese Zeitvergeudung sind vielfältig. Das gravierendste Problem für deutsche Angestellte ist eine unübersichtliche Dokumentenablage: So geben knapp ein Drittel der Befragten (31 Prozent) an, dass sie Zeit verlieren, weil Dokumente nicht leicht aufzufinden oder zu teilen sind. 25 Prozent klagen über veraltete Technologien, die ihnen ein effizientes Arbeiten erschweren.

Es geht auch viel Zeit beim Versuch verloren, sich gegenseitig zu unterstützen. So geben 25 Prozent der Befragten an, ihre Kollegen gelegentlich beim Bedienen von Druckern und Scannern zu unterstützen. 23 Prozent coachen ihre Kollegen in der Bedienung der Video-Konferenz-Technologie. Immerhin 21 Prozent der Bürokräfte geben zu, dass sie selbst nicht wissen, wie die Geräte funktionieren.

Der Studie nach wirkt sich der Zeitverlust durch technische Probleme nicht nur auf die Effizienz der Mitarbeiter, sondern auch auf deren Zufriedenheit mit ihrem Job aus. Gut die Hälfte, sprich 52 Prozent der Befragten geben an, dass sie mit aktuellerer Technik produktiver wären. 42 Prozent der Teilnehmer sind sich sicher, dass ihre Motivation steigen würde und 16 Prozent vermuten sogar, dass sie sich ihrem Arbeitgeber stärker verbunden fühlen und sie die Suche nach einer neuen Arbeitsstelle einstellen würden.

„Durch veraltete, fehlerhafte und komplizierte Technik riskieren Unternehmen verlangsamte Arbeitsprozesse, Einbußen im Gewinn und sogar den Verlust wertvoller Mitarbeiter“, kommentiert Alexander Hermann Vice President Information Systems Europe bei Sharp. „Für sie ist es an der Zeit zu erkennen, wie wichtig aktuelle und smarte Technologien sind, die zu den sich stetig weiterentwickelnden Anforderungen der Mitarbeiter passen. Mit der richtigen Technik steigt nicht nur die Effizienz der Teams. Sie erhöht auch den Spaß an der Arbeit und die Attraktivität des Arbeitgebers.“

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