Seit Kurzem steht das Outlook-Plug-in für ownCloud zur Verfügung, mit dem sich ownCloud zusammen mit Outlook nutzen lässt. Das Plug-in ist kompatibel mit Outlook 2010/2013 und Outlook 2016. Mit dem Plug-in fallen Probleme zwischen der Zusammenarbeit und ownCloud weg, vor allem wenn es um die sichere Verwaltung und Verwendung von Dateianhängen geht. Mit dem Plug-in gibt es keine Limitierung der Größe von Dateianhängen in Outlook. Außerdem lassen sich die Dateianhänge verschlüsseln und nur temporär freigeben. Auch die Teamarbeitsfunktionen von Outlook und ownCloud lassen sich nutzen, um Daten mit Teammitgliedern auszutauschen. Das Plug-in funktioniert mit ownCloud Enterprise und der Community Edition.
Die Hauptaufgabe des Plug-ins besteht darin, Dateien oder Verzeichnisse auf dem ownCloud-Server per E-Mail freizugeben. Die Empfänger der E-Mails rufen die Dateien oder Verzeichnisse über den Link in der E-Mail vom ownCloud-Server ab. Der Zugriff lässt sich mit Kennwörtern schützen. Im Grunde genommen soll das Plug-in die Funktionen von OneDrive und anderen Cloudspeichern für ownCloud-Nutzer in Outlook integrieren.
Die Entwickler stellen das Outlook-Plug-in für ownCloud 30 Tage kostenlos zur Verfügung. Danach kostet es eine Jahresgebühr von 5.95 Euro. Das Plug-in wird als ZIP-Datei heruntergeladen. Die Installation erfolgt über die Datei „setup.exe“, die sich im Installationsverzeichnis befindet. Einstellungen sind während der Installation keine notwendig, sodass die Funktionen des Plug-ins schnell einsatzbereit sind.
Anwender müssen die Installation der Software mit der Schaltfläche „Installieren“ noch bestätigen. Fehlen Erweiterungen auf dem Rechner, wie zum Beispiel Visual Studio-Tools, erkennt das der Installationsassistent und lädt die fehlenden Dateien aus dem Internet herunter und installiert diese. Erst dann wird das Plug-in in Outlook integriert. Outlook muss für die Installation zunächst geschlossen sein. Nach der Installation des Plug-ins befindet sich im oberen Bereich von Outlook ein neuer Menüpunkt mit der Bezeichnung „ownCloud. Über diesen Menüpunkt erfolgt die Anmeldung an den OwnCloud-Server. Die Anmeldung erfolgt über die URL „https://<Name oder IP des ownCloud-Servers>“ sowie den Anmeldedaten zum Server. Ohne eine Anmeldung an einen ownCloud-Server ist das Plug-in natürlich nicht nutzbar. Leider lassen sich nicht mehrere Server anbinden, sodass bei der Verwendung unterschiedlicher Server die Anmeldedaten erneut angegeben werden müssen.
Mit der Schaltfläche Test wird die erfolgreiche Anbindung des Plug-ins an ownCloud überprüft. Anschließend erscheint noch die Meldung, dass die Lizenz des Plug-ins nicht eingetragen ist. Über das Fenster kann entweder die Testversion freigeschaltet werden. Dafür wird die Schaltfläche „Demo Key“ geklickt. An dieser Stelle lässt sich aber auch der Produktschlüssel für die lizenzierte Version des Schlüssels verwenden. Bei der Verwendung des Testzeitraums wird im Fenster auch gleich angezeigt, wie lange die Testversion genutzt werden kann. Nach dem Testzeitraum kann natürlich auch die lizenzierte Version freigeschaltet werden.
Sobald die Lizenz eingetragen und der Verbindungsaufbau erfolgreich durchgeführt ist, kann mit Next auf die nächste Seite des Assistenten gewechselt werden. Im Fenster muss der lokale Ordner für OwnCloud ausgewählt und eingetragen werden. Nach dieser Konfiguration ist ein Neustart von Outlook notwendig. Nach diesem Neustart steht die ownCloud-Anbindung in Outlook zur Verfügung. Weitere Einstellungen sind nicht notwendig.
Sobald das Outlook-Plug-in funktioniert, werden die ownCloud-Funktionen zum Versenden von Dateieanhängen, die in ownCloud gespeichert sind, eingebunden. Zu sehen ist das im eigenen Bereich „ownCloud“ beim Erstellen von neuen E-Mails. Hier lassen sich Verknüpfungen in E-Mails einbinden, die auf Dateien verweisen, die in ownCloud gespeichert sind. Auch herkömmliche Dateianhänge lassen sich anbinden. Diese werden durch das Plug-in in ownCloud hochgeladen und dem Empfänger ebenfalls über einen Link zur Verfügung gestellt.
Nachdem der Absender eine Datei angehängt hat, zeigt das Plug-in ein neues Fenster an, in dem sich der Dateianhang schützen lässt. Für den Zugriff auf den Dateianhang können Anwender ein Kennwort festlegen. Der Empfänger braucht das Kennwort für den Zugriff auf die Datei in ownCloud. Das Kennwort kann in einer separaten oder der gleichen E-Mail zugestellt werden. Die jeweilige E-Mail mit dem Text erstellt das Outlook-Plug-in selbst, der Absender kann den Text natürlich anpassen. Natürlich lassen sich Dateianhänge auch ohne Kennwortzugriff verschicken. In diesem Fall werden die Daten zwar verschlüsselt in ownCloud gespeichert, der Empfänger benötigt für den Zugriff aber kein Kennwort.
Auf Wunsch lässt sich auch ein Zeitraum definieren, indem der Anhang beim Empfänger verfügbar ist. Nach Ablauf des Zeitraums hat der Empfänger keinen Zugriff mehr auf die Datei. Der Link für den Zugriff auf die freigegebenen Dateien und Verzeichnisse wird verschlüsselt gespeichert, sodass er für unbefugte Anwender nicht auslesbar ist.
Der gewünschte Dateianhang wird nicht an die E-Mail angehängt, sondern nur der Link, mit dem der Empfänger über den OwnCloud-Server darauf zugreifen kann. Im Text der E-Mail, wird neben dem Link, auch der Zeitraum für den Zugriff angezeigt, wenn der Absender diesen zeitlich eingeschränkt hat. Außerdem ist über die E-Mail erkennbar, dass das Zugriffs-Kennwort in einer eigenen E-Mail verschickt wird, wenn das der Absender entsprechend konfiguriert hat.
Der Empfänger muss daher ebenfalls Zugriff auf den OwnCloud-Server erhalten, wenn er die Dateianhänge herunterladen oder nutzen will. Das ist einer der Nachteile der Lösung, im Vergleich zu Anwendungen wie OneDrive for Business oder Google Drive. Allerdings wollen viele Anwender und Unternehmen ihre Daten auch nicht in der Cloud speichern, sodass es sich dabei nicht unbedingt um einen Nachteil handeln muss. Sobald der Empfänger der E-Mail auf den Link mit dem Dateianhang klickt, erscheint das ownCloud-Anmeldefenster, indem er das Kennwort für den Zugriff eintragen muss. Das Kennwort lässt sich aus der E-Mail auch problemlos über die Zwischenablage übertragen. Nachdem das richtige Kennwort eingetragen wurde, erhält der Empfänger Zugriff auf den Dateianhang. Der Zugriff ist aber nur solange möglich, wie der Absender das in der E-Mail hinterlegt hat. Danach sperrt der ownCloud-Server den Zugriff für den Empfänger der E-Mail automatisch.
Neben einzelnen Dateien lassen sich im Team per E-Mail auch ganze Verzeichnisse in ownCloud teilen. Das funktioniert auf dem gleichen Weg, wie das Teilen von Dateien. Sobald der Empfänger den Link mit dem Ordner öffnet, hat er Zugriff auf alle Dateien innerhalb des Verzeichnisses. Diese Dateien müssen nicht extra freigegeben werden.
Fügen Anwender wiederum eine Datei auf dem lokalen Rechner oder einer anderen Dateifreigabe einer E-Mail hinzu, dann lädt das Outlook-Plug-in die Datei automatisch auf den ownCloud-Server hoch und gibt die Datei anschließend dem gewünschten Anwender frei. Auch dieser Vorgang funktioniert identisch mit der Freigabe einzelner Dateien. Auf Wunsch werden die neuen Dateien nach Viren durchsucht, genauso wie beim herkömmlichen Hochladen von Dateien.
Der Outlook-Plug-in für ownCloud bietet im Grunde genommen ähnliche Funktionen wie die Einbindung von OneDrive for Business in Office 365 sowie bei Hybridbereitstellungen auch in lokale Exchange-Server. Allerdings lässt sich OneDrive for Business auf diesem Weg nur in Outlook Web App anbinden, nicht direkt in Outlook. Zwar können Anwender Dateien oder Verzeichnisse in OneDrive oder OneDrive for Business freigeben und den Link per E-Mail versenden. Allerdings geht das nicht so bequem, wie mit dem Outlook-Plug-in für ownCloud, da Microsoft OneDrive oder OneDrive for Business nicht direkt in Outlook integrierbar ist.
Auch in Hybridumgebungen mit parallelem Einsatz von Exchange-Servern und Office 365 lassen sich aus OWA 2016 Anhänge direkt aus OneDrive for Business versenden, auch als Link. Dadurch wird der Datenverkehr deutlich reduziert, und auch große Dateianhänge lassen sich besser und schneller versenden. Herkömmliche Dateianhänge sind daher fast nicht mehr notwendig, werden aber weiterhin unterstützt. Auch beim Einsatz von Postfächern in Office 365 ohne den Einsatz lokaler Exchange-Server ist ein solches Versenden möglich, aber auch hier nicht mit Outlook, zumindest nicht so einfach, wie mit dem Outlook-Plug-in für ownCloud.
In Hybridumgebungen können Anwender zwar ihr Postfach (noch) auf dem lokalen Exchange 2016-Server nutzen, aber durchaus aus über ein Office 365-Konto verfügen. Da dieses über eine OneDrive für Business-Anbindung verfügt, lässt sich der Cloudspeicher auch für lokale Exchange 2016-Postfächer nutzen. Damit die Anbindung funktioniert, muss die lokale Exchange-Umgebung mit Office 365 verbunden werden. Die Funktion ist nur nutzbar, wenn sich das Postfach in einem aktuellen Office 365-Abonnement befindet, oder auf einem lokalen Exchange 2016-Server, der mit Office 365 in einer Hybridumgebung verbunden ist. Microsoft beschreibt die genaue Einrichtung in der Microsoft TechNet und einem Blogbeitrag der Exchange-Entwickler.
In lokalen Exchange-Umgebungen lassen sich Dateianhänge auch als Link über SharePoint-Bibliotheken versenden. Die Einrichtung ist aber auch hier wesentlich komplizierter. Außerdem können Anwender beim Einsatz von OneDrive for Business auswählen, ob sie Dateien per Link freigeben wollen, oder an die Mail anhängen.
Microsoft hat als Schwerpunkt der Teamarbeit von Office 2016 keine direkte Integration von OneDrive oder OneDrive for Business in Outlook 2016 geplant. Allerdings besteht die Möglichkeit Dokumente in Office 2016-Programmen freizugeben und gemeinsam an den Dokumenten zu arbeiten. Damit das funktioniert, muss das entsprechende Dokument aber in OneDrive oder OneDrive for Business gespeichert werden.
Wurde auf dem Rechner auch noch Skype for Business 2015/2016 installiert, können die Anwender miteinander chatten, telefonieren oder weitere Informationen austauschen. Außerdem bietet Skype for Business ebenfalls verschiedene Teamwork-Funktionen an. Parallel dazu stellt Microsoft mit den kostenlosen Onlinediensten Sway und Docs.com Möglichkeiten zur Verfügung Dokumente auch für die breite Masse zu veröffentlichen, zum Beispiel Handbücher, Firmenpräsentationen oder Vertriebsdokumente.
Dokumente lassen sich in allen Office-Programmen jederzeit freigeben. Um Dokumente freizugeben, klicken Anwender oben rechts auf Freigeben. Im ersten Schritt erscheint ein Hinweis, dass ein Dokument in der Cloud gespeichert werden muss, um es freizugeben. Mit einem Mausklick lässt sich das Dokument jetzt in der Cloud speichern. Über das Dropdownmenü unterhalb der Adressleiste, lässt sich steuern, ob der andere Kontakt das Dokument bearbeiten kann oder nur lesen. Darunter ist ein Feld verfügbar, in dem sich eine Nachricht zur Freigabe eingeben lässt. Diesen Text erhält der Kontakt per E-Mail. Die Technik funktioniert aber völlig anders, als mit dem Outlook-Plug-in für ownCloud.
Andere Cloudanbieter stellen kein solches Outlook-Plug-in zur Verfügung, das gilt auch für Dropbox. Es lassen sich zwar Daten mit diesen Diensten freigeben, und der Link per E-Mail versenden, allerdings gibt es keine echte Integration in Outlook, welche die gleichen Funktionen bieten, wie das Outlook-Plug-in für ownCloud. Hier ist das FileCloud Add-In for Microsoft Outlook interessant. Allerdings steht filecloud nicht kostenlos zur Verfügung, sondern muss lizenziert werden. Das Produkt ist vor allem für große Unternehmen mit mehr als 20 Benutzer gedacht, und daher relativ teuer. Eine weitere Alternative ist Google Drive.
Google bietet mit „Google Drive-Plug-in für Microsoft Office“ eine Integration des Google-Cloudspeichers direkt in Outlook, aber auch in andere Microsoft-Office-Programme an. Der Vorteil des Plug-ins ist, dass es sich auch in alle anderen Office-Programme integriert, nicht nur in Outlook. So können Anwender aus allen Office-Programmen, zum Beispiel aus Word, Dokumente in Google Drive speichern und auch gleich freigeben. Das ist zwar nichts neues, denn auch OneDrive, OneDrive for Business und Dropbox bieten diese Möglichkeit, allerdings erlaubt Google Drive deutlich mehr.
Sobald das Google Drive-Plug-in in Office integriert ist, stellt auch Outlook Funktionen bereit Dateien auf Basis von Google Drive zu versenden. Nach der Installation des Plug-ins, findet sich in Outlook bei neuen E-Mails der Bereich „Google Drive“. Dieser funktioniert im Grunde genommen genauso wie das Outlook-Plug-in von ownCloud. Hier lassen sich Dokumente aus Google Drive als Link versenden, oder als kompletter Dateianhang. Das ist einer der Vorteile, im Vergleich zum Outlook-Plugin für ownCloud. Denn hier lassen sich Dateien oder Verzeichnisse nur per Link versenden. Das ist vor allem für Empfänger problematisch, die keinen Zugang zum ownCloud-Server haben und haben sollen. Allerdings bietet das Office-Plugin für Google Drive keine Einschränkung bezüglich des Zeitraums für den Zugriff und auch keinen Kennwortschutz. Wenn eine Datei nicht als Dateianhang versendet werden kann, integriert das Plugin die Datei als Link in Google Drive.
Das Outlook-Plug-in für ownCloud ermöglicht Outlook-Anwendern, Dateien oder Verzeichnisse schnell und einfach mit anderen Empfängern zu teilen. Der Zugriff kann über Kennwörter geschützt werden und entspricht generell den Funktionen zur Einbindung von Microsoft OneDrive in Outlook. Die Einrichtung ist recht schnell abgeschlossen und auf dem Server müssen keinerlei Einstellungen vorgenommen oder zusätzliche Funktionen installiert werden.
Nach der Installation des Plug-ins agiert Outlook wie ein herkömmlicher ownCloud-Client und bietet schnellen und einfachen Datenaustausch. Anwender, die häufig Dateien oder ganze Verzeichnisse aus ownCloud freigeben, sollten sich das neue Plug-in ansehen. Da es 30 Tage lang kostenlos testbar ist, kann sich jeder interessierte Anwender schnell und einfach einen Überblick verschaffen.
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