Digital Workspace
Die stetig fortschreitende Digitalisierung, moderne Software und schnellere Internetverbindungen, ermöglichen positive Veränderungen in der Art und Weise wie wir arbeiten. Der Ort, an dem wir unsere tägliche Arbeit verrichten, die Geräte, mit denen wir arbeiten, und die Arbeitszeiten sind einem Wandel unterzogen. Dieser Wandel ermöglicht eine bessere Integration von Familie und Wohnort in unsere tägliche Arbeit. Lösungen erleichtern uns die Arbeit und Probleme sind schneller behoben. Die Effizienz steigt, die Arbeitsbelastung fällt. Durch die verbesserte Produktivität werden Mitarbeiter schneller mit Aufgaben fertig und haben damit weniger Mühe.
Digitale Technologien ändern rasant die Arbeitsplätze in vielen Bereichen. Der größte Vorteil einer modernen IT sowie aktueller Anwendungen und Lösungen, sind teilweise enorme Zeiteinsparungen. Aus diesem Grund sind vor allem Wissensarbeiter sehr positiv gegenüber modernen und neuen IT-Lösungen eingestellt. Bereits in der Vergangenheit wurden große Verbesserungen erzielt, sodass Mitarbeiter bereits heute deutlich weniger Zeit für administrative Bürotätigkeiten benötigen, als noch vor zwei Jahren.
Adobes Studie „Digital Workplace“ deckt auf, welche Technologien besonders viele Vorteile bieten und von den meisten Mitarbeitern von Unternehmen verschiedener Branchen als positiv gesehen werden. Besonders stechen elektronische Unterschriften und die Kommunikation mit Kollegen sowie der Dokumentenaustausch eine Rolle, und zwar auch von unterwegs. Bei der Kommunikation spielen neben E-Mails, auch Chat- und Messaging-Programme eine wichtige Rolle. Aber auch die persönlichen Kontakte zwischen Kollegen sind vielen Mitarbeitern wichtig. Hier gilt es eine gute Balance für Unternehmen zu finden, um die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter weiter zu verbessern.
Adobes Studie „Digital Workplace“ durchleuchtet die Möglichkeit wie deutsche Wissensarbeiter vom technologischen Fortschritt profitieren. Gemeinsam mit dem Markt- und Meinungsforschungsunternehmen Statista hat Adobe herausgefunden, wie sich unsere Art zu arbeiten in den nächsten Jahren verändert und verbessert. Dabei werden Technologien und Vorgehensweisen bewertet und aus Erfahrungen der Vergangenheit und der Möglichkeit von neuen Technologien herausgearbeitet, mit welchen Lösungen Mitarbeiter noch produktiver und zufriedener werden.
Befragt wurden 1.008 Männer und Frauen, drei Viertel davon Angestellte in mittleren bis leitenden Positionen. Die Unternehmensgrößen variierten von 100 bis über 5.000 Mitarbeiter und die Branchen sind weit gefächert, allen voran IT, Banken und Versicherungen. Dadurch ergibt sich ein guter Querschnitt durch verschiedene Bereiche der Wirtschaft und es wird schnell klar, dass alle Unternehmen von modernen IT-Lösungen profitieren.
Über die Hälfte der Befragten aus unterschiedlichen Branchen bestätigen, dass technologischer Fortschritt den Büroalltag erheblich vereinfacht. Das zeigt, wie moderne Technologien nicht nur unsere Arbeit verbessert, sondern sie auch erleichtern und damit uns alle entlasten. Neben der Digitalisierung des Arbeitsplatzes ist für die meisten Mitarbeiter der Kontakt mit Kollegen über Chat- und Messenger-Systeme sehr wichtig. Das gilt auch für das einfache, aber gleichzeitig auch effektive und sichere Austauschen von Dokumenten.
Je weniger schief läuft, desto einfacher wird unsere Arbeit und desto weniger Probleme gibt es bei den einzelnen Arbeitsabläufen. Davon sind die meisten Befragten überzeugt. Die Entwicklung der letzten Jahre zeigt, wie bessere Lösungen für Mitarbeiter in verschiedenen Branchen deutliche Zeiteinsparungen mit sich bringen.
Fast die Hälfte aller Studienteilnehmer bestätigt, dass sich durch den technologischen Fortschritt im Berufsleben ihre Work-Life-Balance erheblich verbessert hat. Die Kombination von Arbeit (Work), Freizeit und Familienleben (Life) spielt eine wichtige Rolle für Zufriedenheit, Gesundheit und Produktivität. Befinden sich Arbeit und Leben in Balance, macht uns Arbeit mehr Spaß, wir werden effektiver und gleichzeitig glücklicher. Auch die Gesundheit profitiert von einer ausgeglichenen Work-Life-Balance.
Bis zu 25 Stunden im Schnitt pro Woche verbringen Wissensarbeiter nach der Studie mit Tätigkeiten wie Drucken, Scannen und dem Mailversand. Dabei konnten die Aufwände pro administrativer Bürotätigkeit um einen Tag im Vergleich zu 2016 reduziert werden. Die Aufwände sind damit weniger zeitintensiv. Das verbessert erheblich die Zufriedenheit und Produktivität, da keine Zeit mehr mit unnötigen Aufgaben und Probleme vergeudet wird.
Die Hälfte aller Befragten der Studie wünschen sich eine digitalisierte und automatisierte Zeiterfassung, inklusive einer elektronischen Terminplanung. Das ist über ein Viertel mehr, als bei einer Befragung vor zwei Jahren. Angestellte im Banken-, Finanzen- und Versicherungsbereich beurteilen den Einsatz elektronischer Signaturen als überdurchschnittlich relevant.
Der Vorteil von digitalen Signaturen besteht vor allem darin, dass sich Vertragsunterlagen elektronisch versenden und gleich unterschreiben lassen. Das beschleunigt schon bei normalen Vorgängen den Zeitablauf. Dazu kommt, dass es kaum möglich ist Unterschriften zu vergessen, da die entsprechenden Bereiche gekennzeichnet sind. Selbst wenn eine Unterschrift bei einem Vertrag vergessen wird, kann durch das erneute Zusenden des Vertrages die vergessene Unterschrift nachgeholt werden. Dadurch wird deutlich, dass digitale Lösungen, wie die elektronische Signatur, nicht nur die Arbeitsabläufe beschleunigen, sondern bei Problemen schneller eine Lösung bieten, als analoge Vorgehensweisen. Zusätzlich spielt in diesem Bereich die Verknüpfung mit Dokumentenmanagementsystemen eine wichtige Rolle, da in solchen Arbeitsabläufen Dokumente auch gleich sicher gespeichert werden können und auf Anforderung auch mobil zugreifbar sind.
Fast jeder Mitarbeiter muss regelmäßig drucken oder Dokumente per E-Mail versenden. Gibt es hier Probleme, Ausfälle, oder stehen nur ineffektive Anwendungen zur Verfügung, wird unsere Arbeitszeit unnötig durch Tätigkeiten verlängert und belastet, die im Grunde genommen nicht im Fokus unserer Arbeit stehen. Dies führt häufig zu unnötigen Überstunden, sagt die Hälfte der befragten Personen. Eine Verzögerung von Projekten gibt ebenfalls die Hälfte der Befragten als Problem an, wenn verwaltungstechnische Tätigkeiten unnötig kompliziert sind, oder nicht nach Plan ablaufen. Weitere Probleme, die dabei entstehen können, sind verspätete Zahlungen, abgesagte Projekte, Disziplinarverfahren, Verlust des Arbeitsplatzes oder sogar Vertrags- und Geschäftsverluste.
Der Aussage „Wenn ich meinen heutigen Arbeitsalltag mit dem vor ein paar Jahren vergleiche, dann haben sich durch den technologischen Fortschritt viele Aufgaben vereinfacht“, stimmt die Hälfte aller Befragten zu. Fast alle Befragten geben an, dass das Drucken von Dokumenten oder das Versenden von Dateien per E-Mail unproblematisch abläuft. In den letzten beiden Jahren haben sich Zeitverluste deutlich reduziert, die durch langwierige Drucke oder verzögerte E-Mails entstanden sind. Das zeigt, wie die Modernisierung der IT die Arbeit deutlich erleichtert und unproblematischer gestaltet.
Verbessert hat sich auch der Zeitverlust beim Drucken oder dem Versenden von E-Mails, wenn doch einmal Probleme auftauchen. Moderne IT-Systeme sind nicht nur effektiver und weisen weniger Fehler auf, sondern können bei Problemen auch schneller wieder in Funktion gesetzt werden, oder Probleme sogar ganz umgehen.
So gaben 2016 noch drei Viertel aller Befragten an, über eine Stunde pro Woche zu verlieren, wenn Probleme auftreten. In der aktuellen Studie sind nur noch knapp zwei Drittel der Meinung, sie verlieren nur eine Stunde pro Woche durch Probleme beim Drucken und dem Versenden von E-Mails. Man erkennt schnell die Verbesserungen, die sich in den letzten beiden Jahren ergeben haben.
Die Hälfte aller Befragten wünschen sich außerdem eine digitalisierte, automatisierte Zeiterfassung und eine sichere digitale Dokumentenablage. Hier können in vielen Organisationen noch deutliche Verbesserungen erzielt werden, in dem diese Technologien flächendeckend eingeführt werden.
„Komplexe Bearbeitungsprozesse, wie beispielsweise eine Kreditanfrage, können sich dank der elektronischen Signatur von Wochen auf wenige Tage verkürzen. Ein ganz klarer Wettbewerbsvorteil für Unternehmen“, erklärt Gregor Kolk, Leiter Business Development bei Adobe.
Unternehmen, die auf moderne IT setzen, sollten sich die Möglichkeiten ansehen, um digitale Signaturen zu integrieren. Neben der Steigerung der Effizienz werden Mitarbeiter auch deutlich entlastet. Da ein Großteil der Befragten positiv gegenüber dem Einführen von digitalen Signaturen eingestellt ist, steigt auch die Akzeptanz solcher Lösungen. Dabei spielen digitale Unterschriften über den Desktop, aber auch auf Smartphones eine wichtige Rolle. Auf diesem Weg lassen sich auch mobil viele Arbeitsabläufe durchführen, was die Arbeit deutlich verbessert und effektiver gestaltet.
Neben der Steigerung der Effizienz und der Erleichterung des Arbeitsalltags schließen biometrische Signaturen auch Sicherheitslücken. Davon sind ein Viertel aller Befragten aus dem Bank- und Finanz-Sektor überzeugt. In anderen Branchen sind immer noch 14-20 Prozent von dieser These überzeugt.
Die Hälfte aller Befragten wünscht sich den Einsatz von Anwendungen mit künstlicher Intelligenz im Unternehmenseinsatz. Dabei erwarten die Befragten vor allem eine Entlastung bei wiederkehrenden Aufgaben oder der Vorbereitung von bestimmten Aufgaben. Generell sind intelligente Apps, die Anwender aktiv bei Büroaufgaben unterstützen für die Hälfte aller Befragten wichtig. Vor allem die Entlastung bei administrativen Tätigkeiten stimmt Anwender positiv. Durch diese Verbesserungen wird auch die Work-Life-Balance verbessert, meint ebenfalls die Hälfte aller Befragten.
Durch die Studie wird schnell klar, dass bereits in den letzten Jahren ein großer Fortschritt bei der Modernisierung von Arbeitsplätzen erzielt wurde. Mitarbeiter im Unternehmen müssen weniger Zeit für administrative Bürotätigkeiten aufwenden. Probleme kosten weniger Zeit und lassen sich schneller lösen.
Technologien, wie digitale Signaturen, Dokumentenmanagement-Systeme, mobile Apps, Chat- und Messaging-Systeme sowie künstliche Intelligenz verbessern die Produktivität von Mitarbeitern ständig weiter. Dadurch steigt auch die Freude an der Arbeit und die Work-Life-Balance wird verbessert. Von all diesen Vorteilen profitieren Unternehmen, Mitarbeiter, aber auch Kunden. Es lohnt sich also auch in Zukunft die Entwicklung des Digital Workplace weiter voran zu treiben.
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