Jedes Dokument über seine Metadaten mehreren Organisationseinheiten zugänglich machen – dies kann seit kurzem die abs Sicherheitstechnik Vertriebs- und Service GmbH aus Mainz. Der Spezialist für Feuerschutzabschlüsse hat dazu eine ECM-Lösung des finnischen Herstellers M-Files eingeführt, mit der alle geschäftsrelevanten Dokumente verwaltet werden.
Angebote, Bestellungen, Rechnungen und Wartungsverträge legten die Beschäftigten der einzelnen Abteilungen zuvor in Laufwerks-Projektordnern mit zahlreichen Verknüpfungen ab. Dies machte die Ordnerstruktur unübersichtlich und erschwerte die Suche nach Informationen. In der ECM-Lösung sind die einzelnen Bereiche nun über nur einmal vorliegende Dokumente, die mit einheitlichen Metadaten versehen sind, miteinander verbunden. Im Unterschied zu anderen Systemen speichert M-Files nur die Änderungen ab, und nicht jedes Mal eine neue Datei. Jede Änderung und Löschung im Zuge der Versionierung wird protokolliert und kann vollständig nachvollzogen sowie ggf. zurückgespielt werden.
Der M-Files Premier Reseller DMSFACTORY installierte und konfigurierte den Server des ECM-Systems für das Unternehmen und erstellte im Zuge eines Einführungsprojektes drei Dokumentenverwaltungen: für die allgemeine Dokumentenablage, die Ablage der Geschäftsführung und die der Personalabteilung. Bestehende Dokumente wurden aus externen Datenquellen importiert und das von abs eingesetzte ERP-System – eine Eigenentwicklung – mit der dahinterliegenden SQL-Datenbank mit M-Files verknüpft. Dadurch lassen sich ERP-Objekte (Projekte, Angebote, Produkte, Firmen usw.) im ECM-System darstellen.
Kombination mit E-Mail-Store
Zum Einsatz kommt auch eine eigene Lösung der DMSFACTORY für die E-Mail-Archivierung: Der EmailStore ist ein Add-on für die individuelle Archivierung und Recherche von E-Mails im ECM direkt aus Microsoft Outlook heraus. Abzulegende E-Mails werden per drag&drop über einen Outlook-Ordner nach M-Files überführt und dabei automatisch verschlagwortet. Den ebenfalls neu eingeführten Workflow für die Rechnungsprüfung von M-Files hat der Systempartner kundenindividuell für abs konfiguriert.
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