Elektronische Personalakte integriert Compliance-Prozesse

Der SAP Full-Service-Provider und HR-Spezialist NEXUS / ENTERPRISE SOLUTIONS (NEXUS / EPS) hat ein neues Compliance-Tool für HR-Abteilungen entwickelt. Arbeitgeber können damit die ihnen obliegenden Unterrichtungs- und Nachweispflichten (etwa zur Umsetzung besonderer Arbeitssicherheitsmaßnahmen) automatisieren, anstatt sie wie bisher von Hand in lokalen Prozessen umzusetzen und zu dokumentieren. Als Add-On zur NEXUS / Personalakte bietet das neue Tool darüber hinaus nun verschiedene Tutorials zu einzelnen Unterweisungsinhalten und macht in der Personalakte per Zertifikat nachweisbar, dass diese erfolgreich absolviert wurden.

Ob es die Kenntnisnahme einer Unterweisung ist, ein Dokumentenupload oder die Bestätigung, eine Schulung durchgeführt zu haben – eine Reihe von Vorgängen muss laut Gesetzgeber ordnungsgemäß dokumentiert bzw. explizit akzeptiert werden, per Mausklick oder durch Unterschrift. Üblicherweise werden die verschiedenen Unterweisungsmaßnahmen und Nachweispflichten in manuellen, lokalen Prozessen umgesetzt und dokumentiert.

An dieser Stelle setzt das neue Compliance-Tool von NEXUS / EPS an. Digitale Compliance-Prozesse lassen sich darüber im Personalwesen mit Nachweis auf Knopfdruck zentral anstoßen. Über den Webbrowser werden sie den Beschäftigten dezentral zugänglich gemacht. Ein automatisierter Erinnerungsprozess unterstützt die Mitarbeitenden dabei, ihre Verpflichtungen zeitgerecht abzuschließen.

Zuordnung von Beschäftigten und Maßnahmen durch Kopplung zu SAP HCM

Über die Rückkopplung mit den Personalstammdaten in SAP HCM holt sich das Tool die Informationen, welche Schulungsmaßnahmen für jeden einzelnen Beschäftigten durchzuführen sind. NEXUS / EPS hat verschiedene Tutorials entwickelt, in denen die einzelnen Unterweisungsthemen thematisiert und die notwendigen Unterweisungsinhalte in informativ-unterhaltender Form vermittelt werden. Denn die zu erbringenden Nachweispflichten variieren stark. Deshalb bietet das Compliance-Tool verschiedene Varianten zur Gestaltung eines Compliance-Objektes an. So können auch Dokumentkontrollen (zu denen der Arbeitgeber ebenfalls verpflichtet ist) als digitale Prozesse gesteuert werden. Mit DSGVO-konformem Dokumenten-Workflow werden Unterlagen zielgerichtet gelenkt und archiviert.

Doppelten Pflegeaufwand vermeiden

Berechtigungskonzepte auf Dokumentenebene erlauben einen sicheren Zugriff auf Daten der Beschäftigten. HR-Abteilungen, die solche Daten im Rahmen von Compliance-Aufgaben verarbeiten müssen, können sie daher zentral archivieren und agieren dadurch datenschutzkonform. Die Anbindung an das im Unternehmen eingesetzte HR-System vermeidet doppelten Pflegeaufwand; neue Beschäftigte werden automatisch zu den für sie relevanten Unterweisungen eingeladen.

HR-Abteilungen zeigen Interesse
Der Anstoß zur Entwicklung des neuen Tools kam aus der Personalabteilung der NEXUS AG. „Wir müssen jeden Beschäftigten einmal pro Jahr zu einem Arbeitssicherheitsthema unserer Wahl unterweisen und dieser muss die Unterweisung anschließend auch bestätigen. Solche wiederkehrenden Prozesse können wir über das Compliance-Tool automatisieren und kontrollieren“, sagt Svenja Randerath, Personalmanagerin bei NEXUS. „Wir erreichen jeden Beschäftigten in ganz Deutschland und stellen sicher, dass die Unterweisung zeitgerecht und wiederkehrend ausgeführt wurde.“ Bislang musste die Personalabteilung diese Vorgänge manuell organisieren, mit Excel-Tabellen und Einladungen per E-Mail. Die NEXUS AG nutzt das Tool für alle ihre Gesellschaften und konnte bereits ein reges Interesse aus HR-Abteilungen verschiedener Unternehmen registrieren.

Neben dem neuen Compliance-Tool haben Unternehmen noch eine weitere Möglichkeit, Regeltreue im HR-Umfeld durchzusetzen und nachzuweisen, und zwar direkt mit SAP SuccessFactors: Dort ist im „Learning Management“ eine entsprechende Compliance-Funktionalität durchgängig verankert. Wer daher nicht auf ein automatisches Ablegen von Nachweisen in der Personalakte Wert legt – wie es mit dem neuen NEXUS-Tool möglich ist –, kann auch auf diese Funktionalität zurückgreifen.