Ab wann benötigen Unternehmen ein ERP-System?

ERP: Alles aus einer Hand

Oft wird die Frage gestellt, was eigentlich ein ERP ist. Grundsätzlich verbirgt sich dahinter das ›Enterprise Resource Planning‹, welches sich nicht wirklich auf ein Raumschiff bezieht, sondern darauf, dass dieses System letztlich sämtliche Vorgänge unter einem Schirm vereint. Es gilt:

– Alltägliche Arbeiten – die Aufgabenplanung, die Buchhaltung, die Zahlungs- und Auftragsüberwachung, aber auch die Touren- und Montageplanung lassen sich im ERP vereinen. Ein gutes ERP bietet diverse Schnittstellen, um auch spezielle Programme zu integrieren.

– Marktbegutachtung – ein gutes ERP erlaubt es, den Markt nicht allein zu beobachten, sondern auch Vorhersagen zu treffen. Mittels der betriebseigenen Faktoren und der Faktoren, die der Markt bietet, kann es vorhersagen, ab wann beispielsweise zusätzliche Bestellungen möglich sind. Ein simples, doch auch unsinniges, Beispiel wäre das Weihnachtsfest. Das ERP würde berechnen, ab wann das Auftragsvolumen steigt. In der Weihnachtszeit wissen die Betriebe das natürlich selbst, doch zu anderen Zeiten im Jahr kann dieses Wissen sinnvoll sein.

– Anbindung – Außenstellen, Außendienstmitarbeiter und Produktionsstätten nutzen alle dieses eine ERP und sind an die Zentrale angebunden. Jeder ist also auf demselben Stand, was wiederum Ressourcen schont.

– Einteilung – auch im Bereich der Personalplanung bietet das ERP viele Vorteile. Anhand der verarbeiteten Daten kann es genau berechnen, wie viele Arbeitskräfte wann benötigt sind.

Grundsätzlich kann ein ERP alles – oder gar nichts. Es hat einen Grund, weshalb selbst über Jahrzehnte geschulte SAP-Berater sagen, dass ein Leben nicht ausreicht, um alle Bereiche der Möglichkeiten zu lernen und zu überblicken. Gute ERP-Systeme lassen sich daher auf die Bedürfnisse eines Unternehmens zurechtschneiden und auf diese relevanten Bereiche begrenzen. Ein kleinerer Betrieb mit nur einer Zentrale benötigt natürlich keine Programminhalte, die Niederlassungen verwalten.

Wird ein ERP jedoch gut und sinnvoll implementiert, so kann es helfen, Kosten zu sparen und Ressourcen zu schonen.

Ab welcher Unternehmensgröße ist ein ERP sinnvoll?

Auch hier gilt, dass zu klein nicht sinnvoll ist. Ein Solo-Selbstständiger kann sich im Regelfall die Kosten sparen, denn für ihn gibt es andere Lösungen, die zwar anfangs umständlicher sein mögen, doch im Endeffekt die Kosten sparen. An einer Betriebsgröße lässt sich die Frage ohnehin nicht festmachen oder gar beantworten:

– Branche – die Branche entscheidet mit. Wer den Weltmarkt beobachten und schnell handeln muss, der kann auch im Zwei-Mann-Unternehmen von einem ERP profitieren. Allgemein gilt es, die Art der eigenen Aufgabe zu begutachten. Wer auf den Verkauf und die Beschaffung von Waren angewiesen ist, wird das ERP eher benötigen, als jemand, der Hausmeisterdienste anbietet. Obwohl es auch für diese Branchen Lösungen gibt, die auf einem ERP basieren.

– Größe – sie hängt eher von der Geschäftsart ab, als von der eigentlichen Betriebsgröße. Mittlerweile werden ERP-Lösungen auch kleinen und mittelständischen Unternehmen empfohlen, da sie helfen, auf dem Markt Schritt zu halten.

Eine klare Antwort ist also nicht an der Unternehmensgröße festzumachen. Es gibt Unternehmen mit insgesamt 20 Mitarbeitern, die erfolgreich ein ERP nutzen und sich so auf dem Markt fest positionieren. Es gibt aber auch Unternehmen mit über 100 Mitarbeitern, die darauf verzichten, da es für ihre Branche keine Notwendigkeit ist.
Als vereinfachte Regel lässt sich sagen, dass immer, wenn externe Produktionsstätten oder Niederlassungen mit im Spiel sind, ein ERP einen wertvollen Schritt nach vorne bieten kann.

Was kostet ein ERP-System?

Auch diese Frage kann nicht definitiv beantwortet werden. Die Kosten setzen sich aus diversen Punkten zusammen:

– Systemteile – mit welchem System möchte das Unternehmen arbeiten und auf welche Bausteine setzt es? Oft kosten die Bausteine extra. Mittlerweile gibt es Cloud-Lösungen mit einem Grundbeitrag, auf den sich die nicht integrierten Bausteine addieren.

– Konten – wie viele Mitarbeiter greifen auf das System zu? Wie auch bei anderen Programmen sind hier Lizenzen im Spiel. Umso mehr Mitarbeiter auf das ERP zugreifen, desto teurer ist es natürlich. Aber: Haben einige Mitarbeiter viele Rechte und andere wiederum weniger, so kann es günstiger sein.

– Schulung – ein ERP kann nicht einmal installiert werden und damit hat es sich. Mitarbeiter müssen geschult werden. Damit die Umstellung klappt, sind teils auch mehrere Schulungen notwendig. Diese Kosten natürlich auch. Dabei gilt: Arbeitszeit und Schulungskosten müssen gemeinsam berechnet werden.

Längst gibt es praktische Baukastenlösungen. Sie sind natürlich nicht so individuell wie die ›echten‹ ERP-Systeme, dafür aber deutlich günstiger. Für kleinere Unternehmen eignen sich die günstigen Lösungen durchaus, ein großes Unternehmen möchte sicherlich die eigene Oberfläche haben und eine Lösung, die bis ins kleinste Detail auf den Betrieb zugeschnitten ist. Umso mehr an dem eigentlichen System geändert werden muss, desto teurer wird es natürlich. Auch kommen fortlaufende Kosten hinzu:

– Support – ERP-Systeme werden zumeist von außen betreut. Das ist sinnvoll, denn Probleme lassen sich so rasch lösen. Allerdings kostet der Service wieder Geld.

– Weiterbildungen – mit neuen Lösungen müssen die Mitarbeiter wieder weiter geschult werden. Das ist wichtig und es empfiehlt sich nicht, je Abteilung nur einen Mitarbeiter zu schicken.

Die Mitarbeiterschulung ist für Unternehmen mit einem ERP tatsächlich mit die wichtigste Konstante und der beste Weg, das System lohnenswert zu nutzen. Viele Unternehmer kennen diese Misere noch aus ihrer eigenen Angestelltenzeit: Es wurde ein System aufgesetzt, ein Mitarbeiter wurde geschult und die Materie wurde nur halbwegs akkurat im Stille-Post-Verfahren bis zum letzten Mitarbeiter weitergetragen. Bei einem ERP kann dies äußerst tückisch sein.

Fazit – ERP-Systeme lohnen sich oft

Dank heutiger Lösungen können auch schon kleine Unternehmen ein ERP-System nutzen. Wichtig ist nur, dass das System perfekt auf den eigenen Betrieb zugeschnitten ist und dass alle wissen, wie es zu nutzen ist. Die echten Stärken eines ERP lassen sich nur mit Wissen nutzen, ist dieses nicht vorhanden, sind Probleme vorprogrammiert.