Professionell und sicher arbeiten im Homeoffice: Was ist dafür notwendig?

Arbeiten im eigenen Zuhause. Das ist komfortabel, effizient und angesichts der aktuellen Lage nicht nur sicher, sondern für viele sogar die einzige Möglichkeit, um den Betrieb und die Gehaltsflüsse aufrecht zu erhalten. Aber zwischen einem Notebook am Küchentisch und einem wirklich professionellen Homeoffice liegen Welten. Wer auch über die kommenden Monate und Jahre hier genauso leistungsfähig und ergonomisch arbeiten möchte wie in einem dedizierten Bürogebäude, der muss einige umfangreiche Schritte tätigen.

Homeoffice 1: Die unabdingbaren Grundlagen

„Irgendwie“ funktioniert Homeoffice immer. Damit es jedoch professionell und sicher funktioniert, sind Grundlagen vonnöten, die dieses Vorhaben erst ermöglichen.

Der Vermieter sollte informiert sein

Wohnungen werden typischerweise zu Wohnzwecken vermietet. Damit ist de facto jede darüberhinausgehende Nutzung zumindest erschwert. Das gilt besonders, wenn es sich um eine gewerbliche Tätigkeit handelt – betroffen sind also Selbstständige und Freiberufler.

Hier lautet die derzeitige Rechtslage, dass Vermieter aufgrund der Ausnahmesituation einer Duldungspflicht unterliegen, sofern:

1. der eigentliche bauliche Nutzungszweck nicht angetastet wird,

2. andere Parteien durch die Arbeitsabläufe nicht gestört werden und

3. die Wohnungssubstanz nicht übermäßig abgenutzt oder gar beschädigt wird.

Bei den reinen Büroaufgaben ist davon auszugehen, sodass sich auch Selbstständige auf sicherem Terrain bewegen – zumindest für die Dauer der Pandemie.

Gänzlich davon ausgenommen sind Arbeitnehmer. Sie gehen als Angestellte de jure keiner gewerblichen Tätigkeit nach. Damit geht die momentane Rechtsprechung davon aus, dass hier keinerlei Beeinträchtigungen bestehen.

Im Sinne eines guten Miteinanders empfiehlt es sich trotzdem, den Vermieter formlos zu informieren. Schon deshalb, damit er weiß, warum die Verbräuche sich erhöhen.

Es müssen die nötigen Finanzmittel bereitstehen

Für Homeoffice-Minimallösungen genügt es, bestehende Gegebenheiten zu nutzen. Nur sind diese meist weit davon entfernt, optimales Arbeiten zu ermöglichen.

Das heißt, es werden zwischen Computer Hardware und der Ausstattung der Arbeitszone diverse Ausgaben anstehen – Kosten, die je nach vorhandenen Materialien deutlich vierstellige Beträge erreichen können. Bei Selbstständigen ist die Sachlage natürlich eindeutig, sie müssen alles aus eigener Tasche bestreiten. Bei Arbeitnehmern hingegen fehlt eine eindeutige Rechtslage. Tatsächlich ist hier alles Verhandlungssache; der Arbeitgeber kann, muss aber nichts bezuschussen.

Doch egal, wie die Sachlage im Einzelnen aussieht, es empfiehlt sich aus Effektivitätsgründen dringend, nicht über längere Zeit Stückwerk zu betreiben, also das Homeoffice nicht stückweise nach Gehaltseingang auszustatten. Hier sollte alles auf einen Schlag erfolgen, im Zweifelsfall per Kredit. Dieser kann ebenfalls von zuhause verglichen und beantragt werden; zudem sorgt die weiterhin extrem niedrige Leitzinssituation dafür, dass die Zinsen sich bei derart geringen Beträgen nur auf wenige Euro belaufen. Und: Alles kann unabhängig von händlerspezifischen Finanzierungsangeboten auf einen Schlag angeschafft werden.

Ein Minimum an dediziertem Platz muss vorhanden sein

Das optimale Homeoffice hätte einen eigenen Raum. Zumindest Hausbesitzer sollten dieses Ideal umsetzen. Wo dies jedoch nicht geht, sollte dennoch versucht werden, zumindest eine buchstäbliche Nische abseits des gewohnten Wohnumfeldes zu finden.

Der Hauptgrund dafür ist die Wahrnehmung des Arbeitsorts aus Sicht der Work-Life-Balance: Wer exakt dort arbeitet, wo er auch seine Freizeit verbringt, verwirrt bereits nach wenigen Tagen sein Gehirn. Es kann keinen Unterschied mehr zwischen beidem machen; darunter leiden sowohl die Konzentrationsfähigkeit während der Arbeit wie die Entspannungsfähigkeit danach.

Homeoffice 2: Die architektonischen Grundlagen

Etwas Platz für eine reine Arbeitszone ist zentral wichtig. Dennoch benötigt ein professionelles Homeoffice noch weitere Basics hinsichtlich der architektonischen Gestaltung.

Räumliche Trennung für die Work-Life-Balance
Dabei knüpft dieses Kapitel dort an, wo das vorherige endete: Wenn es irgendwie machbar ist, sollte das Heimbüro räumlich bzw. optisch abgetrennt sein. Abermals der Balance wegen – während der Arbeit sollten die Wohnräume nicht sichtbar sein und nach Feierabend nicht die Arbeitszone.

Vor allem Mieter müssen hier etwas Kreativität entwickeln, aber es gibt durchaus Optionen:

1. Schreibtisch und Computer befinden sich in einem Schrank. Während der Arbeit sitzt man vor diesem geöffneten Möbel (dabei wirken die Türen auch als seitliche Blickbegrenzer), nach Feierabend wird es geschlossen, nur der Stuhl bleibt sichtbar.

2. Das Homeoffice verschwindet hinter einer spanischen Wand. Selbermacher benötigen dafür drei bis vier MDF-Platten oder Sperrholzplatten; Baumärkte können diese auf die ungefähren Abmessungen einer Zimmertür zurechtsägen. Dann werden je zwei Elemente mit drei Scharnieren verbunden; anschließend können sie mit Wandfarbe oder Tapete dekoriert werden. Der so entstandene „Paravent“ ist flexibel und kann auch größere Arbeitsbereiche geschickt abtrennen.

3. In hinreichend großen Zimmern kann das Heimbüro ein „Raum im Raum“ sein. Dieser wird auf simple Weise mit Trockenbauelementen errichtet; das ist auch für Mieter möglich, sofern nicht in einen sichtbaren Fußboden gebohrt wird – Dübellöcher in Wänden und Decken gehören zum normalen Gebrauch.

4. An der Decke werden Vorhangschienen befestigt. Daran werden bodentiefe Vorhänge befestigt. Auch dies ist flexibel und zudem an heißen Tagen (Stichwort Dachgeschosswohnungen) bei dünnen Gardinenstoffen angenehm luftig.

Zudem sind mobile, zusammenklappbare Schreibtischkonstruktionen möglich. Allerdings zeigt die Erfahrung, dass es hier Disziplin braucht, um diese zweimal täglich zu bewegen. Außerdem fehlt dabei ohne weitere Maßnahmen die Blickbegrenzung. Dadurch muss die Aufstellung so erfolgen, dass der Blick nicht in den Wohnraum schweift, aber nach Feierabend auch nicht die Arbeitszone im Sichtfeld liegt. Das ist häufig schwierig.

Heizung und Strom

Ein Homeoffice im schlecht beleuchteten Flur, in einem ungeheizten Keller? Hinsichtlich der räumlichen Trennung wäre das zwar theoretisch denkbar, aber praktisch für konzentrierte, ergonomische Büroarbeit untauglich. Das heißt, das Homeoffice sollte in jedem Fall in den normalen Wohnräumen eingerichtet werden.

Was die elektrischen Verbindungen anbelangt, sollte es nach Möglichkeit direkte Steckdosenzugänge geben. Wo das nicht geht, sollten hochwertige Mehrfachstecker genutzt und vor allem nicht überbelegt werden – andernfalls besteht Brandgefahr. Hier ist es nötig, einen Blick auf die Watt-Angaben aller Geräte zu werfen. Auf der Unterseite jedes Mehrfachsteckers steht zudem, wie viele Watt maximal darüber bezogen werden dürfen.

Da Heimarbeiter sich häufig rund um die Uhr zuhause befinden, kann zudem der Verbrauch von Strom und Heizenergie signifikant ansteigen. Zum nächstmöglichen Termin ist es deshalb ratsam, bestehende Tarife zu prüfen und ggf. die Anbieter zu wechseln.

Fenster und das Thema Kunstlicht

Licht sollte bei der Büroarbeit definitiv nicht nur von den Bildschirmen stammen. Dabei gilt, auch gemäß den offiziellen Vorgaben für die Büroarbeit, dass vor allem ausreichend Naturlicht vorhanden sein sollte – der Schreibtisch sollte also zumindest in Fensternähe stehen.

Allerdings gibt es auch hier Einschränkungen: Das Licht sollte weder von vorn kommen (Blendung) noch von hinten (Schattenwurf durch den eigenen Körper). Ideal ist ein seitlicher Lichteinfall. Und zwar in Abhängigkeit von der Händigkeit:
• Bei Rechtshändern sollte das Fenster links vom Schreibtisch liegen;

• Bei Linkshändern sollte es sich rechts davon befinden.

Der Grund ist auch hier Schattenwurf. Diese Herangehensweise wird umso wichtiger, je mehr die Arbeit im Heimbüro auch Handschriftliches inkludiert.

Was das Kunstlicht anbelangt, gelten folgende Ratschläge:

1. Insgesamt sollte sich der Schreibtisch so ausleuchten lassen, dass es keine Helligkeitsunterschiede zum Bildschirm gibt – erkennbar ist das an fehlenden Schattenwürfen.

2. Es sollte sowohl über dem Arbeitsplatz eine Deckenbeleuchtung geben wie eine Schreibtischleuchte; beide sind im Idealfall dimmbar.

3. Die Leuchtmittel sollten eine tageslichtweiße Lichtfarbe von mindestens 5300 Kelvin haben.

Auf diese Weise lässt sich eine perfekt ausgeleuchtete Arbeitsumgebung erschaffen. Diese ist nicht nur zentral wichtig für hohe Leistungsfähigkeit des Gehirns, sondern auch eine möglichst minimale Augenbelastung.

Homeoffice 3: Die Möblierung

Homeoffice bedeutet, nicht weniger sitzen zu müssen, als bei normaler Büroarbeit – mangels physischer Kontakte oftmals auch deutlich länger. Dementsprechend sollte auch die Möblierung dem Pfad der Professionalisierung folgen.

Ein guter Stuhl darf Geld kosten

Die Trennwand darf selbstgebaut sein, die Beleuchtung vom Flohmarkt stammen. Beim Bürostuhl sollten jedoch weder Kompromisse eingegangen, noch übermäßig gespart werden. Grundsätzlich sollte es unbedingt ein „richtiger“ Bürostuhl sein, kein anderes Sitzmöbel.

Bei diesem Stuhl sollte jedoch beachtet werden, für wie viele Tagesstunden er geeignet ist – Büromöbelhändler informieren darüber, allerdings ist nicht jeder Bürostuhl für acht plus X Tagesstunden ausgelegt.

Ferner gilt, dass der Stuhl mehrfach verstellbar sein sollte. Auch hier gibt es offizielle Handlungsrichtlinien, denen gefolgt werden sollte. Hier gilt der Rat, sich am besten in einem Fachgeschäft beraten zu lassen, sofern das möglich ist – vor allem deshalb, weil bei der Auswahl auch Körpergröße und Gewicht eine Rolle spielen.

Der richtige Schreibtisch

In den vergangenen Monaten konnte man in Sachen Schreibtisch vieles sehen. Vom Küchentisch über Holzplatten auf Böcken bis hin zu vollwertigen Schreibtischen war alles vertreten.

Doch abermals gilt: Professionell sind nur dedizierte Büroschreibtische. Sie sollten folgende Vorgaben einhalten:

1. Der Tisch ist so hoch, dass bei einem perfekt eingestellten Bürostuhl die Unterarme waagerecht auf der Tischplatte liegen und rechtwinklig zu den Oberarmen liegen. Hierfür empfehlen sich höhenverstellbare Modelle zur Feinjustierung.

2. Der Tisch ist mindestens 80 Zentimeter tief und 150 Zentimeter breit. Vor allem die Tiefe ist entscheidend, damit Monitore nicht zu dicht vor den Augen liegen – das ist anstrengend für den Nacken.

3. Tischplatte und Beine lassen sich fest miteinander verbinden; die Platte liegt nicht nur lose auf (Unfallgefahr).

4. Die Platte ist mit einer dunklen, nichtreflektierenden Farbe beschichtet. Sie besteht keinesfalls aus Glas.

Zudem sollte der Tisch in Abhängigkeit von der Tiefe der Platte so weit von der Wand wegstehen, dass die Beine problemlos voll ausgestreckt werden können.

Stauräume – aus den Augen, aus dem Sinn

Auch in stark digitalisierten Heimbüros gibt es noch einige Notwendigkeit für Papier. Dafür sollten Stauräume zwischen Schuber und Schrank angeschafft werden, die sich nach getaner Arbeit blickdicht verschließen lassen – abermals, um die Arbeit nach Feierabend den eigenen Blicken zu entziehen.

Homeoffice 4: Die Elektronik

Das ergonomischste Büro ist nichts ohne digitale Technik. Doch auch hier gibt es einige Notwendigkeiten. Teilweise generell für die Büroarbeit, teils auch der besonderen Natur des Heimbüros geschuldet.

Argumente gegen das Notebook

Notebooks erfreuen sich derzeit nochmals gesteigerter Beliebtheit und es werden ständig neue Modelle präsentiert. Dennoch sollten sie im Homeoffice zumindest nicht als Stand-alone-Gerät genutzt werden:

1. Generell sind Laptop-Tastaturen wegen der brettebenen, nicht geneigten Schreibfläche und der davorliegenden tiefen Fläche für dauerhaftes Schreiben eher suboptimal.

2. Bei Notebooks mit fester Verbindung zwischen Bildschirm und Tastatur müssen immer ergonomische Kompromisse eingegangen werden – entweder ist die Tastatur optimal positioniert, dafür aber der Bildschirm zu nah und niedrig, oder umgekehrt.

Wenn es ein Laptop sein soll, sollte dieser unbedingt so aufgestellt werden, dass sein Bildschirm den ergonomischen Vorgaben entspricht (so hoch, dass bei aufrechter Sitzposition der Blick gerade über den oberen Rand geht, Gesichtsabstand zwischen 40 und 80 Zentimeter). Daran sollten externe Tastaturen und Mäuse zum Einsatz kommen.

Verfügt das Gerät zudem über einen HDMI-, DVI- oder VGA-Anschluss, empfiehlt es sich dringend, für die Hauptarbeit einen großen zweiten Monitor anzuschließen. Der Bildschirm des Laptops kann dann seitlich daneben zur Darstellung sekundärer Aufgaben genutzt werden.

Internetverbindung und Fallback-Lösungen

Dass es für störungsfreies Arbeiten mindestens einer Internetverbindung bedarf, die auch HD-Streaming ermöglicht, dürfte mittlerweile bekannt sein – nur so lassen sich auch Videokonferenzen, datenintensive Remote-Verbindungen und Ähnliches händeln. 50 MBit/s gelten deshalb als minimale Untergrenze, besser sind jedoch 100 Mbit/s und mehr.

Allerdings sollte keinesfalls vergessen werden, wie enorm wichtig diese Verbindung ist – ohne Internet sind viele Funktionen und somit Arbeiten im Homeoffice schlicht undurchführbar. User tun deshalb gut daran, eine Rückfallebene bereitzuhalten.

Ganz simpel lässt sich dies über den Mobilfunkvertrag bewerkstelligen: Hat dieser ein hohes oder gar unlimitiertes Datenvolumen, kann bei einem Ausfall einfach ein mobiler Hotspot auf dem Smartphone eingerichtet werden, über den der Computer per WLAN angebunden wird.

Wo dies nicht möglich ist, sollte ein Surf-Stick mit einer Prepaid-SIM mit hohem Datenvolumen vorhanden sein – bitte darauf achten, dass die Karte auch ohne Benutzung/Aufladung nicht verfällt; das ist nicht bei allen Anbietern Standard.

Datensicherung ist unabdingbar

Wenn ausschließlich über eine Remote-Verbindung gearbeitet wird, steht dahinter meist ein firmeninternes Daten-Backup. Zusätzlich, und auf jeden Fall, wo nicht remote gearbeitet wird, sollte jedoch noch weitere Absicherung betrieben werden.
Auch hier funktionieren simple Lösungen: USB-Sticks oder Festplatten mit gleichem Volumen wie der Computerspeicher. Dieser wird automatisiert zum Ende jedes Arbeitstages auf das externe Medium gespiegelt. Alternativ können auch Backup-Programme genutzt werden, wodurch sich beispielsweise nur bestimmte Daten sichern lassen. Natürlich bieten sich hier auch Cloud-Modelle an.

Homeoffice 5: Das daily Business

Täglich zuhause, sowohl für Arbeit wie Freizeit. In der aktuellen Situation vielleicht sogar 24 Stunden. Damit kann das vordergründig so angenehme Homeoffice tatsächlich eine deutliche psychische Belastung werden. Um diese so gering wie möglich zu halten, sollte auch das tägliche Verhalten angepasst werden.

Eine Botschaft an Freunde und Verwandte

Diese Anpassung sollte mit einer Nachricht an Freunde, Verwandte und Nachbarn beginnen – denn nach wie vor sehen viele das Homeoffice als Anlass, um sich deutlich häufiger zu melden. Es fehlt vielfach das Verständnis, dass auch zuhause durchgängig konzentriert gearbeitet wird.

Die Nachricht sollte deshalb eine Bitte beinhalten: Bitte während der Arbeitszeit nicht vorbeikommen, anrufen oder auf eine andere Weise stören, die bei normaler Präsenzarbeit auch nicht gewählt würde. Andernfalls wird man ständig aus der Konzentration gerissen. Dadurch wiederum entsteht die Gefahr, die tägliche Arbeitszeit über das Normalmaß zu verlängern.

Disziplin und eine Wanduhr

Just eine solche Verlängerung sollte es jedoch nicht geben. Wer im normalen Büro täglich beispielsweise neun Stunden inklusive einer einstündigen Mittagspause arbeitet, sollte auch zuhause nicht davon abweichen – abermals der Work-Life-Balance wegen.

Zunächst braucht das Disziplin, denn es ist ohne physisch anwesende Kollegen enorm einfach, seine Kernarbeitszeit zu überziehen oder zwischendurch für nicht berufsbezogene Tätigkeiten zu unterbrechen – zwischen dem Ausräumen der Spülmaschine und vielleicht sogar einem schnellen Einkaufsgang.

Der wichtigste Schlüssel für diese Disziplin ist eine Wanduhr – gut sichtbar über dem mittleren Monitor montiert, damit sie dauernd im Blick ist. Diese Uhr erinnert daran, dass auch im Heimbüro jeder Arbeitstag feste Einteilungen haben sollte. Etwas Liberalität ist gestattet, zu sehr vom Prinzip fester Zeiten sollte man sich jedoch keinesfalls entfernen.

Für Körper und Geist

Zudem sei auch abseits der jetzigen Lage dazu geraten, Körper und Geist nach der Arbeit von dieser zu entkoppeln – das Homeoffice durch räumliche Abtrennung nicht mehr zu sehen, ist zwar zentral wichtig, kann aber noch deutlich verbessert werden.

Dieses Entkoppeln umfasst mehrere Punkte:

1. Wenn die Tagesarbeit erledigt ist, sollte dieser Computer nicht mehr angerührt werden; zumindest nicht am Arbeitsplatz. Wenn, sollte er nur an anderen Orten genutzt werden, noch besser ist es jedoch, die digitalisierte Freizeitgestaltung auf andere Geräte zu verlegen.

2. Insbesondere, wenn es nur wenig anderen menschlichen Kontakt gibt, sollten dauerhafte Heimarbeiter im Feierabend nicht ebenfalls nur auf Bildschirme starren. Schon der Augen wegen, aber auch, um dem Gehirn andere Tätigkeiten zu präsentieren, damit es mehr Abwechslung bekommt.

3. Über den Tag verteilt sollten immer wieder Pausen für Körper und Geist eingelegt werden: Aufstehen, sich strecken, den Blick aus dem Fenster auf einen möglichst weit entfernten Punkt richten – sonst fokussieren sich die Augen immer nur auf Bildschirmdistanz, das kann langfristig die Sehfähigkeit beeinträchtigen.

Und sobald es wieder normal möglich ist, sollte die Wohnung nach Feierabend am besten täglich verlassen und der Kontakt zu Menschen gesucht werden. Hier benötigen vor allem alleinlebende Singles noch etwas mehr Disziplin. Andernfalls unterliegen sie dem großen Risiko, die Wohnung nur noch für das Notwendigste zu verlassen; das tut dem Geist keinesfalls gut.

Zusammenfassung und Fazit

Viele, die jetzt von zuhause arbeiten, tun es zwangsweise. Viele davon werden es jedoch mit der Zeit nicht nur akzeptieren, sondern sich auch gewöhnen und es vielleicht sogar lieben lernen – Homeoffice hat nun einmal unbestreitbare Vorteile. Das bedeutet jedoch, dass die Zeit der Kompromisse vorbei sein sollte. Egal wie die Zukunft aussieht und wie lange die jetzige Situation noch anhält: zurück zum Status quo ante bellum wird es höchstwahrscheinlich nicht mehr geben.