Der Arbeitsplatz der Zukunft

Der Ausbruch der Corona-Pandemie im Jahr 2020 zwang Unternehmen, von einem auf den anderen Tag auf Remote-Work umzusteigen und ihre Digitalisierung voranzutreiben. Ein Jahr später wird in Deutschland die Impfkampagne ausgerollt und die Corona-Fallzahlen sinken; und doch geht das Arbeiten aus der Ferne weiter – unterstützt von Politik und Gesellschaft. Laut einer Xerox-Studie erkennen einige deutsche Unternehmen die Notwendigkeit, hybrides Arbeiten auch zukünftig zu unterstützen und dementsprechend ihre Arbeitsmodelle anzupassen.

Im Rahmen der Planungen für die nächsten Monate müssen sich Unternehmen überlegen, wie Arbeitsumgebungen aussehen können und welche Investitionen und Tools notwendig sind, damit Mitarbeiter ortsunabhängig effizient arbeiten können. Gefragt sind Tools, die die digitale und physische Welt miteinander verbinden und gleichzeitig die Zusammenarbeit, die Produktivität und die IT-Sicherheit erhöhen.

Digitale Transformation

Nachdem unzureichende IT-Ressourcen und Workflow-Lösungen laut der von Xerox durchgeführten Studie zu den größten Herausforderungen zählten, ist es nicht verwunderlich, dass die Corona-Pandemie gezwungenermaßen in vielen Organisationen zu einer Beschleunigung der digitalen Transformation geführt hat und ein Großteil der Unternehmen plant, zukünftig mehr Geld für Technologien auszugeben und weitere Tools zu implementieren. Zwei Drittel der Unternehmen stellen demnach mehr Budget für Technologieressourcen zur Verfügung, wobei Cloud-basierte Software (75 Prozent), Remote-IT-Support (73 Prozent) und Tools für die Zusammenarbeit (48 Prozent) priorisiert werden, um die Produktivität der Mitarbeiter zu unterstützen.

Durch die Automatisierung und Digitalisierung von Prozessen können sie Zeit und Ressourcen sparen, die Mitarbeiter für andere, anspruchsvollere Aufgaben benötigen. Der Einsatz von Cloud-basierten Lösungen verbessert zusätzlich die Geschwindigkeit und Agilität der Zusammenarbeit. Mitarbeiter können ortsunabhängig auf Daten sowie Ressourcen zugreifen, Dokumente können einfach geteilt und Workflows automatisiert werden. Multifunktionsdrucker und andere Tools unterstützen eine Kombination aus Vor-Ort-, Hybrid- und Remote-Mitarbeitern und tragen so zu einer nahtlosen Arbeitserfahrung bei, egal wo sich die Mitarbeiter befinden.

Gestiegenes Vertrauen in Homeoffice

Nachdem bei vielen Unternehmen (80 Prozent) seit Beginn der Corona-Pandemie das Vertrauen in Mitarbeiter, die zu Hause arbeiten, gestiegen ist, werden einige Organisationen ihre Richtlinien zum Remote-Arbeiten innerhalb des nächsten Jahres ändern – ein klares Signal, dass hybrides Arbeiten auf dem Vormarsch ist. Darüber hinaus wird mehr als die Hälfte der Organisationen die Rückkehr der Belegschaft an den Arbeitsplatz nur schrittweise oder gestaffelt angehen. Bei ihrer Rückkehr ins Büro werden Mitarbeiter voraussichtlich vielen neuen berührungslosen Technologien begegnen. Beispielsweise Druckern, die nur mit minimalem oder gar keinem Körperkontakt bedient werden.

Das bedeutet jedoch nicht, dass der klassische Büroarbeitsplatz, wie wir ihn kennen, für immer verschwindet. Die Zukunft liegt in hybriden Arbeitsmodellen. Büroräume werden weiterhin Treffpunkt für Zusammenarbeit sein. So geben 95 Prozent der Befragten an, dass die persönliche Kommunikation von Angesicht zu Angesicht ein wichtiger Eckpfeiler des Arbeitslebens ist und das Talentmanagement unterstützt. Die gemeinsame Arbeit vor Ort erleichtert die Aufgabenverteilung, das Zusammenarbeiten und verbessert den sozialen Zusammenhalt. Das ist nicht zu unterschätzen, denn angesichts zahlreicher Büroschließungen vermissen Menschen den persönlichen Kontakt und graben tief in ihren Resilienz-Reserven.

Zudem ergeben sich bei der Arbeit von zu Hause aus auch logistische Probleme: Es erfordert einen separaten Bereich zum Arbeiten, einen ergonomischen Stuhl und eine gute Beleuchtung. Nicht jeder Wohnraum eignet sich so gut zum Arbeiten wie das Büro und nicht jeder Heimarbeitsplatz ist so gut ausgestattet wie das Büro: Mehrere Monitore, Zugang zu Scannern, Druckern usw. sind für viele zu Hause schwer replizierbar.

Hinzuzufügen wäre, dass auch das Finanzamt Remote Workern Knüppel zwischen die Beine wirft: Heimarbeit in Einzimmerwohnungen ist steuerlich nicht absetzbar, weil die Finanzbehörden auf einem separaten Arbeitszimmer bestehen.

Der Weg in die Zukunft

Um die aktuellen Herausforderungen zu meistern und zu wachsen, müssen Führungskräfte flexibel und offen für neue Arbeitsformen sein und mit ihren Teams stetig in Verbindung bleiben. Aktuelle Diskussionen drehen sich um den hybriden Arbeitsplatz, den Stellenwert von Gesundheit, Sicherheit und Wohlbefinden der Mitarbeiter sowie die verstärkte Zusammenarbeit. Aber auch um Themen wie die Digitalisierung von Daten, deren Sicherung in der Cloud und die Automatisierung von Arbeitsabläufen.

Die Pandemie hat Unternehmen die Möglichkeit gegeben, Arbeitsumgebungen und -bedingungen neu zu definieren. Jetzt ist es an der Zeit, vorauszuplanen und Arbeitsmodelle für die Zeit nach der Pandemie zu entwickeln und dabei Faktoren wie Immobilien, kritische Rollen am Arbeitsplatz, die eigene Unternehmensphilosophie und aber auch die nationale Einstellung zu Remote-Arbeit neu zu denken. Dabei gilt es auch, Ängste abzubauen und positives Denken zu manifestieren – und natürlich den Mitarbeitern gutes Werkzeug an die Hand zu geben, sodass sie in einer hybriden Arbeitswelt effektiv und sicher arbeiten können.