Schallplatte durch Streaming-Dienste ersetzen

Consumerization, Crowd Sourcing, agile Projektarbeit – diese Trends verändern die Arbeitswelt, machen sie moderner, flexibler, kommunikativer. Die starke Durchdringung von New Work und Digital Services führt bereits seit einigen Jahren dazu, dass sich Arbeitsprozesse und Arbeitsverständnis immer schneller wandeln und der dynamischen Generation Generation der Digital Natives anpassen. Wer als Unternehmen hier modern, fancy und up to date sein möchte, muss auf schnellem Fuß unterwegs sein, um den Anschluss nicht zu verlieren. Doch ist es auch immer sinnvoll, den digitalen und operativen Trends hinterher zu hetzen? Ist Cloud immer die richtige Entscheidung? Wie genau funktionieren die agilen Methoden eigentlich? Was bringen Blockchain und Microservices? Mit diesen und weiteren Fragen müssen sich Unternehmer immer häufiger befassen.

Die Entwicklung ist nicht aufzuhalten. Das hat sich zum Beispiel auch in den letzten Jahrzehnten insbesondere in der Musikwelt gezeigt. Neue Musikstile, die immer mehr auf technische und digitale Komponenten setzen, sowie die Tonträger, die es mittlerweile eigentlich gar nicht mehr gibt. Statt Vinyl, Magnetband oder Polycarbonat, die man noch haptisch fassen konnte, sind Musik und auch Bücher mittlerweile formatlos via Streaming zu jeder Zeit an jedem Ort und vor allem – über jedes Endgerät verfügbar. Doch das heißt nicht, dass die alte Schule vergessen ist. In den letzten Jahren haben sich Schallplatten ihren Weg wieder zurück in die Läden und auf die heimischen Plattenspieler erkämpft. Doch warum ist das so? Hier handelt es sich wirklich nicht um eine moderne und schon gar nicht digitale Entwicklung. Es sind eben genau das sinnliche Erleben der Platte mit ihren Rillen und die digital nicht nachzuahmende Art der Tonwiedergabe, die die alte Schule wieder en vogue gemacht haben. Heißt also im Klartext: Ob Vinyl oder Streaming – hier geht es nicht um richtig oder falsch, um in oder out, sondern nur darum, was zu einem selbst am besten passt – also auf das individuelle Bedürfnis. Und das sollte jedes Unternehmen auch in Bezug auf den Einsatz von IT, digitalen Anwendungen, Management und Arbeitsprozessen so halten.

Frischer Wind gibt Aufschwung

Altbewährte Anwendungen, Organisationen oder Strukturen aufzubrechen, ist grundsätzlich nicht schlecht. Frischer Wind gibt Aufschwung und kommt den jüngeren Generationen entgegen, die in Unternehmen einen immer größer werdenden Anteil bilden. Das hilft dabei Potenziale freizusetzen. Vor allem Großkonzerne, die seit Jahrzehnten auf Legacy-Systemen arbeiten, tun sich hier jedoch schwer und konstruieren eher kompliziert um alte Systeme und Arbeitsweisen herum, weil diese der Führungsebene vertraut sind. Dazu ein Beispiel aus der Praxis: In einem internationalen Konzern sollte eine spezifische, zentral für den gesamten Konzern genutzte Software abgelöst werden. Allerdings galt es, den Systemunterbau in den bestehenden Strukturen zu erhalten, weil er bekannt war und sich über Jahre bewährt hatte. Hinzu kam der Ansatz, dass so keine zusätzlichen Kosten anfallen würden. Die operative Umsetzung nach diesen Vorgaben scheiterte jedoch mehrere Male, weil Alt und Neu einfach nicht effektiv zu vereinbaren waren. Neben großem Zeitaufwand bedeutete in diesem Fall das weitere Festhalten an den Legacy-Systemen ein Einbüßen der Funktionalität und – anders als vermutet – hohe Kosten. Durch Unterstützung der Gordion Projects GmbH mit ihrer eigens entwickelten Gordion-Methode wurde innerhalb weniger Workshops eine zielgerichtete Strategie erarbeitet, um die bestmöglichen Benefits im Systemaufbau festzulegen. Dabei kamen die Ansätze und Ideen direkt aus dem Team des Unternehmens. Ein passendes Tool fand sich direkt im Haus. Wenige Monate und einige Anpassungen später und die neue Anwendung war erfolgreich einsatzbereit. Viel schneller als vorher von allen erwartet. Anhand dieses Beispiels zeigt sich, dass es sich immer lohnt, vorab das Ziel zu ermitteln und Infrastrukturen und Anwendungen passend dazu zu wählen. Am Ende sparen diese Maßnahmen viel Zeit in der Projektentwicklung, -umsetzung und im täglichen Workflow. Der wichtige Punkt ist bei jeder Umstellung, Modernisierung oder jedem Neuaufbau: Passt diese Umstellung zu unserem Unternehmen? Wenn ja, dann sollten diese Möglichkeiten nicht verschlafen werden.

Frischer Wind kann – wie das vorangegangene Beispiel zeigt, neuen Aufschwung geben. Allerdings nur, wenn auch Flügel vorhanden sind. Ich habe allerdings schon erlebt, dass Unternehmen ihre gesamte Infrastruktur nach neuesten Trends umgestellt haben, anschließend viel unproduktiver und langsamer als vorher waren und somit die Professionalität nach außen hin stark gelitten hat. Doch warum auf Zwang fliegen wollen, wenn man Flossen hat und damit gekonnt im Wasser unterwegs ist? Hier unterliegen Führungsebenen oft der falschen Annahme, dass ohne Modernisierung oder Mithalten mit aktuellen Trends die eigene Wettbewerbsfähigkeit verloren geht. So werden agile Methoden, Digitalisierungen und neueste IT-Infrastrukturen auf Gedei und Verderb implementiert. Allerdings liegt gerade in den derzeit so beliebten agilen Methoden eine große Herausforderung, die schnell zum Produktivitätskiller werden kann. Agile Methoden vergeben kein Fertigstellungsdatum. Dadurch ist Verbindlichkeit gegenüber Kunden nicht mehr möglich und kann gerade kleinere Unternehmen an den Rand des Abgrundes treiben, wenn sie immer wieder Fertigstellungstermine verschieben müssen und somit ihre Auftraggeber erst enttäuschen, dann verlieren. Auch Cloudumgebungen sind nicht immer die perfekte Lösung. Infrastruktur in der Cloud bedeutet, einen Service zu mieten und nicht mehr die dezidierte Hardware im eigenen Rechenzentrum zu betreiben. Die Entscheidung für die Cloud ist gut, wenn das IT-Produkt noch wächst, die Anwendung skalierbar und ausfallsicher sein muss. Oder wenn Start-ups sich noch ausprobieren. Dann sind Cloud-Angebote schnell und kostengünstig nutzbar. Auch erfordert nicht jede Modernisierung der Software immer gleich eine komplette Großinvestition. Verändern sich die Geschäftsprozesse kaum, muss auch die IT nicht alle zwei Jahre komplett neu aufgestellt werden. Hier gilt in der Tat, es darf bleiben, was bekannt ist und sich bewährt hat. Buchhaltung und Warenwirtschaftssysteme sind typische Beispiele dafür. Solche Legacy-Systeme basieren oft auf gewachsenen Erfahrungen und entsprechenden Optimierungen. Sie völlig neu zu entwickeln, nur um dem Trend zu folgen, verbrennt Zeit und wertvolle Ressourcen.

Trendsetting und Wettbewerbsdruck lassen Entscheidern oft wenig Zeit zum Reflektieren. Geht das Management mit dem Mainstream, ist es nicht angreifbar bei möglichem Scheitern. Trifft es Entscheidungen gegen den Mainstream, steht es allein im Rechtfertigungsdruck. Trotzdem sollten Entwicklungsentscheidungen nicht nach dem Mainstream, sondern nach den Anforderungen des Unternehmens getroffen werden. Die wichtigsten Faktoren sind dabei die Unternehmensziele, die Strategie zu deren Erreichung und die sich daraus ableitenden Anforderungen an Systeme und Prozesse. Unterstützung bieten hier externe Berater und versierte Projektmanager. Mit Distanz und einem unvoreingenommenen Blickwinkel helfen sie dabei, passende Wege und bedarfsgerecht individuelle Lösungen zu finden. Wie bei der Entscheidung Schallplatte oder Streaming-Dienst sollten Anwendungen, Systeme und Arbeitsstrukturen auf keinen Fall nur aus Gründen des Prestiges oder der Reputation vor Kunden implementiert werden, denn das Modernste und Neueste ist nichts wert, wenn es die Geschäftsprozesse nicht optimal unterstützt.