Erstmals mehr digitale als Papier-Rechnungen

Corona hat den Blick der Unternehmen auf die Digitalisierung stark verändert. Gut ein Jahr nach dem ersten Lockdown zweifeln nur noch 12 Prozent aller Unternehmen mit 20 oder mehr Beschäftigten am wirtschaftlichen Nutzen der Digitalisierung für ihr Unternehmen, so eine Studie des Branchenverbandes Bitkom. Gleichzeitig sagen aktuell zwei Drittel der Befragten (64 Prozent), dass digitale Technologien Unternehmen helfen, die Pandemie zu bewältigen. In fast allen Unternehmen (95 Prozent) hat durch Corona die Digitalisierung von Geschäftsprozessen an Bedeutung gewonnen. Das sind Ergebnisse einer repräsentativen Befragung von mehr als 500 Unternehmen aller Branchen im Auftrag des Digitalverbands Bitkom, die heute vorgestellt wurde. „Corona hat zu einem Digitalisierungsschub in den Köpfen geführt. Jetzt muss es uns gelingen, die Digitalisierung auch in der Praxis voranzutreiben“, sagt Bitkom-Präsident Achim Berg. „Wer sich digital aufstellt kann nicht nur Krisenzeiten besser überstehen, sondern wird davon auch in einer Nach-Lockdown-Zeit profitieren.“

Nils Britze, Bereichsleiter Digitale Geschäftsprozesse Bitkom, ergänzt: „Die Zettelwirtschaft verschwindet langsam, aber sicher aus den Unternehmen.“ So liefen 2016 in jedem dritten Unternehmen (34 Prozent) die meisten Geschäftsprozesse papierbasiert ab, 2021 noch in knapp jedem Vierten (23 Prozent). Umgekehrt wird in einem Drittel der Unternehmen (34 Prozent) überwiegend papierlos gearbeitet, deutlich mehr als noch vor fünf Jahren (2016: 27 Prozent). Vor allem große Unternehmen ab 500 Mitarbeitenden verzichten zunehmend auf Papier. Vier von zehn (42 Prozent) haben den Großteil ihrer Prozesse bereits digitalisiert, 13 Prozent davon vollständig. Etwa genauso viele sind es bei den Unternehmen zwischen 100 und 499 Mitarbeitenden (12 Prozent). Bei kleinen Unternehmen zwischen 20 und 99 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verzichten nur sechs Prozent gänzlich auf Papier. „Große Unternehmen sind Vorreiter der digitalen Zusammenarbeit“, erklärt der Bitkom-Experte.

Oliver Henrich, Vice President Product Engineering Central Europe bei Sage, kommentiert: „Für Unternehmen, die auf papierlose Office-Prozesse setzen, bedeutet diese Transformation weit mehr als einen Abschied von der sprichwörtlichen Zettelwirtschaft. Mit dem Verweis auf das Stichwort „Digitale Zusammenarbeit“ gaben die Bitkom-Experten, die Unternehmen hinsichtlich des Digitalisierungsgrades ihrer betrieblichen Abläufe befragt haben, einen ersten Hinweis, in welche Richtung die Reise gehen wird. Mit der Implementierung von IT-basierten Dokumentenmanagementsystemen (DMS) wird weit mehr als ein rein digitales Ablagesystem geschaffen, das Papierverbrauch und Druckkosten reduziert. Mit einem DMS entsteht in einem Unternehmen ein neues Informationszentrum. Es entwickelt sich ein zentraler Daten-Hub, der Kollaborationsprozesse spürbar flexibler macht – insbesondere deshalb, weil Mitarbeiter auf diese Weise zu jedem Zeitpunkt, von jedem Ort und über jedes Endgerät direkt auf Akten und gewünschte Unterlagen zugreifen können. Eine wichtige Voraussetzung dafür ist aber, dass das DMS nahtlos mit sämtlichen IT-Systemen verzahnt ist, in denen Dokumente erstellt oder genutzt werden. Zur Entfaltung seines vollen Effizienzpotenzials setzt ein DMS also einen vergleichsweise hohen Grad an Datenintegration in einem Betrieb voraus. Hier haben unserer Wahrnehmung nach KMUs in Deutschland vielfach noch Nachholbedarf.“

Während der Corona-Pandemie nehmen viele Unternehmen Abschied vom Papier. So werden in 62 Prozent der Unternehmen weniger Dokumente ausgedruckt als noch vor einem Jahr, nur in 8 Prozent sind es mehr. Vor einem Jahr hatten bereits 49 Prozent die Anzahl der Ausdrucke reduziert, 15 Prozent hatten sie gesteigert. Und auch bei Büro- und Verwaltungsprozessen spielt Papier nur noch in jedem viertem Unternehmen (23 Prozent) die dominierende Rolle: In 6 Prozent läuft praktisch alles papierbasiert, in 17 Prozent zu etwa drei Viertel. Umgekehrt sind papierarme Prozesse in 7 Prozent vollständig und in 27 Prozent zu etwa drei Vierteln umgesetzt. In 40 Prozent der Unternehmen halten sich papierlose und papierbasierte Prozesse etwa die Waage. „Digitale Prozesse etwa bei der Beschaffung aber auch beim Urlaubsantrag oder der Krankmeldung sind unter anderem die Voraussetzung für eine erfolgreiche Arbeit im Homeoffice, das in der Pandemie massiv an Bedeutung gewonnen hat“, so Berg. „Zum anderen sind digitale Prozesse die Grundlage dafür, Technologien wie Künstliche Intelligenz oder Cloud-Services einsetzen zu können.“

Bei der Rechnungstellung hat Corona einen Zeitenwechsel initiiert. Erstmals werden Rechnungen überwiegend digital und nicht mehr auf Papier ausgestellt. Jedes dritte Unternehmen (32 Prozent) erstellt Rechnungen überwiegend oder ausschließlich elektronisch, nur noch 19 Prozent tun dies überwiegend oder ausschließlich auf Papier. Vor einem Jahr hatten noch 24 Prozent überwiegend elektronische Rechnungen genutzt, 33 Prozent aber vor allem Papier. Vor fünf Jahren waren sogar erst 18 Prozent elektronisch, aber 58 Prozent papierbasiert unterwegs. Berg: „Auch die klassische Rechnung auf Papier befindet sich auf dem Rückzug. Die Vorteile digitaler Rechnungen liegen auf der Hand: Die Rechnungsstellung und -verarbeitung werden einfacher und schneller, die Unternehmen sparen Portokosten und Personalressourcen und schonen vor allem die Umwelt, weil weniger Papier verbraucht wird und Transportwege wegfallen.“