Debitorenbuchhalter im Homeoffice: Arbeitsprozesse effizient gestalten

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Jedes Unternehmen sollte offene Rechnungen und das Zahlungsverhalten der einzelnen Schuldner genau im Blick behalten. Die Debitorenbuchhaltung ist daher ein zentraler Teilbereich der Finanzbuchhaltung, ein ausgeklügeltes Forderungsmanagement ist somit unverzichtbar. Im Zuge der Corona-Pandemie rückt auch im Bereich der Buchhaltung die Arbeit im Homeoffice immer mehr in den Vordergrund. Debitorenbuchhalter profitieren bei der Arbeit im heimischen Umfeld erheblich von modernen Technologien und transparenten Prozesse.

Gute Vorbereitung für optimale Einsatzbedingungen

Die Buchhaltung im Homeoffice ist grundsätzlich problemlos möglich. Bei der Organisation sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer allerdings mit Weitblick agieren, um möglichst optimale Arbeitsbedingungen zu schaffen und alle Anforderungen zu meistern:

– Arbeitsumfeld: Arbeitsraum sollte vom Privatbereich abgetrennt sein
– Transparenz: automatisierte Buchhaltungsprozesse erleichtern die Arbeit
– Ausstattung: moderne Hard- und Softwarelösungen
– Datenschutz: Trennung von privaten und geschäftlichen Daten

Bei der Umstellung ist es von Vorteil, wenn viele Prozesse bereits digitalisiert sind. Dies spart Zeit und erleichtert den Umgang mit Belegen und anderen Dokumenten, da manuelle Vorgänge zum großen Teil entfallen. Bei einer dezentralen Organisation ist Transparenz innerhalb der Buchhaltung ein wichtiger Faktor für reibungslose Abläufe.

Störungsfreies Arbeitsumfeld ist wichtig

Der Stuhl am Küchentisch oder die Couch sind keineswegs geeignete Arbeitsplätze im Homeoffice. Für effizientes Arbeiten sollte der Arbeitsbereich idealerweise vom Wohnbereich klar abgetrennt sein, Spielekonsole, Fernseher und ähnliche Gegenstände sind während der Arbeit tabu. Ein separater Raum erleichtert die klare Abgrenzung vom Homeoffice zum privaten Freizeitbereich und erleichtert die Konzentration auf die Arbeit. Die Arbeitsstättenverordnung des Bundesjustizministeriums nennt wichtige Rahmenbedingungen für Heimarbeitsplätze und kann als Orientierungshilfe dienen.

Für eine möglichst gute Arbeitseffizienz sind auch eine ausreichende Beleuchtung sowie die ergonomischen Gesichtspunkte eines Arbeitsplatzes relevant. Ideal sind beispielsweise ein ergonomischer Bürostuhl mit Armlehnen und Lordosenstütze sowie ein Abstand von ca. einer Armlänge bis zum Bildschirm. Die Einrichtung des Raumes sollte an die Arbeitsorganisation angepasst sein, beispielsweise in Bezug auf den möglichen Archivierungsbedarf.

Moderne Software für mehr Effizienz

Debitorenbuchhalter benötigen im Homeoffice ideal abgestimmte Hard- und Software-Lösungen, um die an sie gestellten Aufgaben wie gewohnt erledigen zu können. Mit den richtigen Instrumenten und digitalisierten Arbeitsprozessen ist auch im heimischen Umfeld sicheres und effizientes Arbeiten kein Problem. Debitorenbuchhalter sollten Zugriff auf das firmeneigene Netzwerk erhalten, damit bei Bedarf alle erforderlichen Ressourcen schnell und sicher zur Verfügung stehen. Digitalisierte Prozesse reduzieren den Anteil manueller Arbeitsschritte erheblich, da beispielsweise das Sortieren von Belegen komplett entfällt.

Moderne Softwarelösungen und automatisierte Buchhaltungsprozessen erleichtern Arbeit im Homeoffice, trotz der Distanz sind in der Regel keine Transparenzverluste zu befürchten. Im Homeoffice entfällt die persönliche Abstimmung mit Vorgesetzten und Kollegen, die jedoch bei manchen Arbeitsprozessen unerlässlich ist. Die Lösung sind innovative Kommunikationslösungen wie Microsoft Teams oder Zoom, die sich für virtuelle Team-Meetings oder schnellen Datenaustausch nutzen lassen.

Sichere Verbindung zum Schutz sensibler Daten

Der Umgang mit sensiblen Daten gehört für Debitorenbuchhalter auch im Homeoffice zum Alltag. Auch im Homeoffice ist der von der von der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) geforderte Datenschutz zentraler Bestandteil aller Arbeitsprozesse. Eine sichere Internetverbindung ist daher unverzichtbar, damit Unbefugten der Zugriff zuverlässig verwehrt ist. Falls der Arbeitnehmer nicht grob fahrlässig gehandelt hat, haftet bei Verstößen im Zweifelsfall grundsätzlich der Arbeitgeber.

Private und geschäftliche Daten sollten streng getrennt sein, daher ist die Arbeit am privaten PC keinesfalls empfehlenswert. Zudem muss gewährleistet sein, dass Familienmitglieder zu keiner Zeit auf Unternehmensdaten zugreifen können. Empfehlenswert sind Firmen-Notebooks, mit denen per VPN-Verbindung ein sicherer Zugriff auf das Unternehmensnetzwerk erfolgen kann. Dies sorgt für eine klare Abgrenzung vom Privatbereich und ermöglicht gleichzeitig eine sichere Übermittlung betrieblicher Daten.

Versicherungsschutz und Arbeitszeit

Grundsätzlich sind die Arbeitszeiten im Homeoffice identisch mit den bisherigen Vereinbarungen. Im Einzelfall kann es jedoch sinnvoll sein, abweichende Homeoffice-Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag schriftlich zu vereinbaren, beispielsweise Kernarbeitszeiten oder flexible Zeitfenster. Auch bei der Heimarbeit müssen Arbeitgeber Ihren im Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) geregelten Pflichten nachkommen. Dies bezieht sich zum Beispiel auf die angemessen Ausstattung des Arbeitsplatzes sowie die Regelung, dass die Gesundheit des Beschäftigten nicht gefährdet sein darf. Arbeitnehmer sind während der Arbeit im Homeoffice über die Berufsgenossenschaft sowie die gesetzliche Unfallversicherung abgesichert. In der Praxis kann die Abgrenzung zwischen privater und beruflicher Situation allerdings schwierig sein und muss im Einzelfall geprüft werden.

Fazit:
Wenn die Debitorenbuchhaltung im Homeoffice ausgeführt werden soll, ist im Vorfeld eine sorgfältige Planung erforderlich. Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten die Rahmenbedingungen gemeinsam planen und zunächst abklären, welche Anforderungen an Ausstattung, Sicherheit und Arbeitszeiterfassung bestehen und umgesetzt werden müssen.