Digital Kaizen für ERP-Systeme

Die Kunden von SAP stehen unter Druck: Das Supportende für SAP R/3 und SAP ECC im Jahr 2027 drängt Unternehmen. Entweder müssen sie eine neue Lösung suchen oder auf S/4HANA migrieren. Vorteile bieten Cloud-Lösungen allemal: Der Einsatz eines ERP-Systems in der Cloud sorgt für mehr Effizienz, weniger Kosten und entlastet das interne IT-Team. Jedoch muss der Wechsel durchdacht durchgeführt werden. Wie Unternehmen die Migration ihrer kritischen Workloads in die Cloud gelingt, erklärt FPT Software.

Traditionelle Cloud Journey

Ziel der Umstellung ist es, die eigenen Prozesse besser auf die Anforderungen der Digitalisierung und die veränderten Marktbedingungen auszurichten. Das bietet auch die Chance, Prozesse zu überdenken, sie zu optimieren oder neu zu gestalten. Folgende vier Schritte haben sich klassischerweise bewährt:

1. Überblick über das Angebot verschaffen: Unternehmen stehen vor der Aufgabe, eventuell passende Lösungen für die Migration genau unter die Lupe zu nehmen.
2. Startpunkt bestimmen: Wo soll die Transformation beginnen? Unternehmen sollten relevante Business Cases und Best Practices recherchieren.
3. Evaluierung und Vorbereitung des Projekts: Gefragt ist hierbei, alle Anforderungen und Bedürfnisse innerhalb des eigenen Unternehmens zu ermitteln. Nur so lässt sich anschließend ein klarer Plan formulieren, der auch das Budget und die notwendigen Ressourcen genau vorgibt.
4. Ansatz wählen: Auf welche Weise soll die Migration geschehen? Insgesamt unterscheiden Experten drei unterschiedliche Varianten:

• Brownfield: Mit Brownfield ist die rein technische Migration eines On-Premises-Systems gemeint. Die Prozesse und historischen Daten bleiben in der Cloud unverändert bestehen. Dadurch sinken Aufwand und Kosten. Zugleich lässt sich diese Form der Migration schnell umsetzen. Allerdings gibt es nur wenig Spielraum für Verbesserungen. Der Ansatz eignet sich deshalb primär für ERP-Lösungen, die bereits recht nah dem Ideal entsprechen.
• Greenfield: Hinter Greenfield steckt der Gedanke, das eigene ERP-System in der Cloud komplett neu zu gestalten. Auf Wunsch können historische Daten übernommen werden, was potenziell mit einigem Aufwand verbunden ist. In der Regel dauert ein Projekt bei diesem Ansatz länger als eine Brownfield-Migration und erfordert eine höhere Investition, bietet aber das beste Optimierungspotenzial.
• Blue-, Orange- oder Colouredfield: Der dritte Ansatz ist eine Mischform, der das Beste aus Brown- und Greenfield vereint. Je nach Funktion des ERP-Systems wird individuell eine der beiden Varianten gewählt. Auf diese Weise können Unternehmen, einige Prozesse und ihre Daten übertragen sowie gleichzeitig das System überarbeiten.

Eine aktuelle Studie von Lünendonk & Hossenfelder zeigt: Der dritte Ansatz erfreut sich größter Beliebtheit. Von den befragten Unternehmen wollen insgesamt 43 Prozent die Mischform für ihre Projekte nutzen.

Schritt für Schritt zum Ziel

Obwohl vielfach bewährt, bietet die traditionelle, recht technische Cloud Journey noch Spielraum für Verbesserungen – insbesondere wenn es um sehr spezifische Lösungen geht. Letztlich muss die Gesamtorganisation den Prozess unterstützen. Der IT-Dienstleister FPT Software verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung in der Bereitstellung von Dienstleistungen im Zusammenhang mit SAP. In Bezug auf SAP S/4 HANA bietet der Experte ein breites Spektrum an Dienstleistungen wie Entwicklung, Implementierung und Rollout. Mit Digital Kaizen hat das Unternehmen über die Jahre einen inkrementellen Ansatz für große Transformationsprojekte entwickelt, der eine schnellere, flexiblere, qualitativ hochwertige und kosteneffizientere Umsetzung erlaubt und gleichzeitig die Menschen im Unternehmen nicht vergisst.

Drei zentrale Richtlinien stehen dabei im Vordergrund:

• Think Big: Es werden Ziele für die nächsten drei bis fünf Jahre festgelegt.
• Start Smart: Der Fokus liegt auf kritischen Aufgaben (einschließlich betrieblicher Aufgaben und digitaler Initiativen).
• Scale Fast: Erfolgreiche (Teil-)Projekte sind schnell zu skalieren und gewonnene Erkenntnisse auf ähnliche Business Cases zu übertragen.

Auf diese Weise können Unternehmen im Kleinen beginnen und dennoch eine kontinuierliche Ausrichtung auf die große Vision beibehalten. So kann über die gesamte Organisation hinweg der Wert von neuen Lösungen demonstriert werden, was dazu beiträgt, eine höhere Agilität zu erreichen.

„Die Migration eines ERP-Systems in die Cloud ist kein starrer Prozess und verlangt Unternehmen und Mitarbeitern dementsprechend viel Flexibilität ab. Unter Umständen treten außerdem unvorhersehbare Ereignisse auf, wie beispielsweise die COVID-19-Pandemie, die große Hindernisse für die digitale Transformation darstellen“, erläutert Le Hai, Chief Executive Officer bei FPT Deutschland. „Mit Digital Kaizen haben wir daher eine neue Methode entwickelt, die den Prozess nicht nur verkürzt, sondern auch individuell anpassbar macht.“