Doch worum handelt es sich dabei eigentlich genau, welche Vorteile bringt die Technologie mit sich und welche Voraussetzungen müssen dafür gegeben sein? Die Antworten auf diese und noch mehr Fragen liefert dieser Artikel.
Die Digitalisierung im Arbeitsalltag schreitet mit immer größeren Schritten voran. Beispiele dafür gibt es viele, auch wenn diese nicht immer gleich auf den ersten Blick sichtbar sind. Dazu gehören unter anderem die zahlreichen virtuellen Besprechungen, die spätestens seit dem Ausbruch der Corona-Pandemie nicht mehr aus unserem geschäftlichen Alltag wegzudenken sind oder die Möglichkeit zur Online-Terminvereinbarung bei Friseuren oder Restaurants. Ebenso gehört aber auch die elektronische Signatur, oftmals auch als elektronische Unterschrift bezeichnet, dazu.
Gerade in Zeiten der Corona-Pandemie ist der Online-Austausch von wichtigen Dokumenten in den Vordergrund gerückt. Vertrauliche Dokumente wie Abrechnungen oder Verträge werden dabei per E-Mail oder Download-Link verschickt. Wenn die Schriftstücke hier mit einer elektronischen Signatur versehen sind, bleibt damit auch die Integrität der Inhalte gewährleistet.
Damit auch im digitalen Raum sichergestellt werden kann, dass ein Dokument wirklich von der angegebenen Person signiert wurde, ist eine neutrale Stelle erforderlich, die Nutzer zweifelsfrei identifiziert und die Integrität des weiteren Prozesses garantiert.
Zu den renommierten Anbietern solcher Vertrauensdienste zählt beispielsweise die Swisscom Trust Services AG. Mit dem Signing Service steht hier eine paneuropäische Lösung zur Verfügung, die als einzige die beiden Rechtsräume EU und Schweiz mit einer Schnittstelle gemäß der eIDAS Verordnung und des ZertES Signaturgesetzes abdeckt.
Mit dem Signing Service können Dokumente am Computer elektronisch unterschrieben und mit einem Zeitstempel versehen werden. Dazu ist es nicht erforderlich, mühsam auf jedem Rechner die entsprechende Software zu installieren. Der Dienst funktioniert cloudbasiert und steht Lösungsanbietern und Unternehmen einfach und schnell zur Verfügung.
Viele Leser werden sich jedoch fragen: eIDAS? ZertES? Was hat es denn damit auf sich?
eIDAS steht als Abkürzung für „electronic Identification, Authentication and trust Services“. Dabei handelt es sich um eine EU-Verordnung, die im Bereich elektronische Signaturen für entsprechende Rechtssicherheit sorgt. Sie gilt als einheitlicher Standard für elektronische Identifizierung innerhalb der Europäischen Union. Das rechtliche Pendant dazu in der Schweiz ist ZertES.
Wer also innerhalb der EU oder in der Schweiz rechtlich bindende elektronische Unterschriften unter ein Dokument setzen möchte, benötigt einen Anbieter, der ein entsprechendes Zertifikat dafür zur Verfügung stellt.
Rechtlich unterscheidet die eIDAS-Verordnung zwischen drei Arten der elektronischen Signatur:
● Einfach (EES): Dabei handelt es sich um Daten, die in elektronischer Form anderen Daten beigefügt wurden. Das kann beispielsweise eine eingescannte Unterschrift oder ein Klick auf „Ich stimme zu“ in einem Online-Formular sein.
● Fortgeschritten (FES): In der freien Privatwirtschaft kommt vor allem die FES zur Anwendung. Dabei ist die Signatur eindeutig einem Unterzeichner zugeordnet und ermöglicht so auch im Nachhinein eine Identitätsprüfung. Sie ist einfach und unkompliziert und als Beweismittel anerkannt, muss allerdings im Zweifel bewiesen werden.
● Qualifiziert (QES): Bei der QES kommt zusätzlich noch ein Verfahren wie beispielsweise Video-Ident zum Einsatz, bei der die Identität der Person vor der Unterschrift geprüft wird. Sie hat von allen Verfahren die höchste Beweiskraft und muss im Streitfall widerlegt werden.
Wo kommt die elektronische Signatur zur Anwendung?
Eine elektronische Signatur kann eine händische Unterschrift bei nahezu jeder Transaktion ersetzen, denn sie garantiert die Identität des Unterzeichners.
Die aktuell häufigsten Anwendungsfälle sind mit Sicherheit Verträge und Rechnungen, denn hier kommt die Effizienzsteigerung im Gegensatz zur händischen Unterschrift besonders zum Tragen.
Vor allem Banken und Versicherungen profitieren von diesem Vorteil. So kommt beispielsweise bei der Eröffnung von Konten oder der Unterzeichnung von Versicherungsverträgen immer öfter die elektronische Signatur zum Einsatz.
Auch in der Immobilienbranche ist diese Art der Signatur vor allem im B2B-Bereich stark auf dem Vormarsch. Doch generell lässt sich die Technologie kaum auf bestimmte Branchen begrenzen, denn sie bietet für so gut wie alle Unternehmen sinnvolle Einsatz- und Einsparungsmöglichkeiten.
Die elektronische Signatur bringt Unternehmen durch den Wegfall von Tinte und Papier die Möglichkeit, Kosten einzusparen. Dieser Aspekt ist zwar aufgrund der geringen Papierkosten weniger für das Unternehmensbudget, jedoch vielmehr im Hinblick auf unsere Umwelt sehr relevant.
Wesentlich mehr ins Gewicht fällt die Zeitersparnis. Durch die elektronische Signatur können Prozesse deutlich beschleunigt werden. Bisher musste ein Schriftstück ausgedruckt, unterschrieben, kopiert, wieder eingescannt und dann per E-Mail an den Absender zurückgeschickt werden.
Mit der elektronischen Signatur ist das alles nicht mehr erforderlich, weil alle diese umständlichen Zwischenschritte entfallen und sich Verträge in Echtzeit abschließen lassen. Das sorgt vor allem bei Dokumenten, die von mehreren Personen unterzeichnet werden müssen, für einen wesentlich schnelleren und sichereren Workflow. Denn mit der elektronischen Signatur ist für jeden sofort nachvollziehbar, von wem und zu welchem Zeitpunkt ein bestimmtes Schriftstück unterzeichnet wurde.
Der Signaturprozess erfolgt dabei zeit- und ortsunabhängig. Es entfällt der Weg zur Post und damit verbunden auch die Bezahlung von Portokosten.
Die Archivierung wird ebenfalls wesentlich vereinfacht. Es ist nicht mehr erforderlich, die Papier-Dokumente in Ordnern aufzubewahren, weil das original bereits in elektronischer Form unterzeichnet wurde. Daher kann auch die Archivierung komplett digital erfolgen.
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