Entgeltabrechnung im Outsourcing

Stamm- und Bewegungsdaten pflegen, Statistiken erheben, Tariftabellen aktualisieren und die Übernahme des Bescheinigungswesens: Neues Personal, das die steigende Komplexität im HR-Wesen und die Feinheiten einer Abrechnungssoftware ebenso beherrscht wie die aktuellen sozial-, steuer- und arbeitsrechtlichen Vorschriften, ist schwer zu bekommen. Die Stuttgarter Lebensversicherung hat sich deshalb für das Outsourcing von Teilen ihrer Personalabrechnung an die NEXUS / EPS entschieden. Die Versicherung arbeitet mit SAP, auch im Personalbereich, wo mit PA (Personaladministration) und PY (Personalabrechnung) verschiedene Module von SAP HCM im Einsatz sind. Die Abrechnungen für die 750 Beschäftigten und gut 400 Betriebsrentner*innen (Bestand steigend) erledigten bei dem Unternehmen bislang drei Fachkräfte aus der HR-Abteilung.

Outsourcing-Dienstleister arbeitet direkt auf dem Kundensystem

Ein Personalwechsel war der Auslöser, sich aktiv nach einem Dienstleister umzusehen und entschied sich für einen Servicepartner, der direkt auf dem versicherungseigenen SAP HR-Abrechnungssystem arbeitet. NEXUS / EPS übernahm im Rahmen des Business-Process-Outsourcing-Projekts das Thema Payroll, inklusive Bescheinigungswesen, Erheben von Statistiken und der Pflege von Stamm- und Bewegungsdaten. Der Dienstleister unterstützt die Versicherung bei Fragen von Beschäftigten zur Entgeltabrechnung einschließlich der dazugehörigen Behördenkommunikation und berät hinsichtlich gesetzlicher Neuerungen. Die Abrechnungsbelege werden, da es sich um personenbezogene Daten handelt, über ein geschütztes Ticketsystem bzw. Austauschlaufwerk übermittelt.

Überzeugungsarbeit und behutsames Changemanagement

Die zwei bisher mit der Abrechnung beschäftigten Fachkräfte bilden seitdem die Schnittstelle zu NEXUS / EPS und können nun zusätzlich andere Arbeiten in der Personalabteilung übernehmen. Jens Müller, Personalleiter der Stuttgarter Versicherungsgruppe: „Die anfängliche Haltung ist oft mit Skepsis verbunden. Haben wir vielleicht Fehler gemacht, diese Frage kommt fast zwangsläufig.“ Hier sind Überzeugungsarbeit und ein behutsames Changemanagement erforderlich. Wenn die bisherigen Kräfte merken, dass das neue Zusammenarbeiten zu einer Qualitätsverbesserung in der Abrechnung führt, ist von Skepsis schon bald keine Rede mehr. Beide Seiten greifen ineinander, die eigenen Beschäftigten können intern Sachverhalte aufbereiten, sie an NEXUS / EPS geben, wo sie dann sauber verarbeitet werden. Dort gibt es eine Hauptansprechperson für den Kunden sowie weitere Teammitglieder, die ihr zuarbeiten. Weitere Projekte sind in der Planung.

Die Stuttgarter Lebensversicherung a.G. ist als Muttergesellschaft der Stuttgarter Versicherungsgruppe in Form eines Versicherungsvereins auf Gegenseitigkeit (VVaG) allein den Interessen ihrer Versicherten verpflichtet. Der Schwerpunkt des Unternehmens liegt auf modernen Vorsorgelösungen in der Lebens- und Rentenversicherung sowie in der Unfallversicherung.