Digitalisierung von Geschäftsprozessen – Das sollten Sie wissen

Warum die Digitalisierung von Geschäftsprozessen sinnvoll ist

Analoge Geschäftsprozesse sind noch immer in sehr vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen zu finden. Doch die Nutzung von Akten und Papieren ist nicht nur langsam, sondern geht auch mit einem enormen Platzbedarf einher. Zudem dauert die Suche nach bestimmten Inhalten oder Dokumenten oftmals deutlich länger als bei der bereits digitalisierten Konkurrenz.

Auch wenn tradierte Methoden bisher ausreichend waren, gilt es sich der Herausforderung der Digitalisierung und Modernisierung zu stellen. Durch automatisierte Abläufe im Unternehmen können die Anliegen und Aufträge der Kunden schneller gelöst und bearbeitet werden, was unter anderem zu einer Steigerung des Umsatzes führen kann. Wichtig ist, dass Sie bei der Digitalisierung auf Lösungen setzen, welche eine hohe Individualisierbarkeit bieten.
Eine gute und einfache Integration ist ebenfalls von Vorteil. Eine webbasierte Unternehmenssoftware ist hier meist die optimale Lösung. Als Schnittstelle zwischen Vertrieb, Einkauf, Produktion und Buchhaltung kann eine solche Lösung die gesamten Abläufe im Unternehmen nachhaltig beschleunigen.

Zudem bietet ein gutes und übersichtliches Informationsmanagement in der heutigen Zeit erhebliche Vorteile. Dennoch darf man nicht verschweigen, dass die Digitalisierung von Geschäftsprozessen auch Herausforderungen mit sich bringt.

Diese Herausforderungen bringt die Digitalisierung mit sich

Durch die Digitalisierung entstehen neue Geschäftsprozesse und somit auch neue Wettbewerbsstrukturen. Diese Herausforderung bedeutet für Unternehmen aber auch, dass sie mit ihren Lösungen up to date bleiben müssen, um bei diesem Wettbewerb nicht auf der Strecke zu bleiben. Daher ist es wichtig sich für digitale Lösungen zu entscheiden, welche sich mitentwickeln und dynamisch sind.

Mit der Digitalisierung der Geschäftsprozesse verändern sich auch die Tätigkeiten am Arbeitsplatz selber. Unternehmen müssen demnach ebenfalls das eigene Personal berücksichtigen, welches die Digitalisierung vorantreiben muss. Damit diese Prozesse gezielt und vor allem nachhaltig ablaufen, muss unter anderem auch das Personal neu geschult und an die Software gewöhnt werden.

In tradierten Unternehmen mit einer überdurchschnittlich alten Belegschaft kann dies zu einem Problem und einer Herausforderung werden. Da allerdings mittlerweile digitale Medien so stark im Alltag vertreten sind, sollten sich die Probleme in Grenzen halten.

Durch die Nutzung einer webbasierten Software können sich Unternehmen zumindest die Herausforderung ersparen, eine eigene Server-Infrastruktur und einen eigenen IT-Bereich aufbauen zu müssen. Dennoch sollten einige Mitarbeiter des Unternehmens speziell geschult werden, um bei technischen Problemen weiterhelfen zu können.

Weitere mögliche Probleme betreffen die digitale Datensammlung und die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Hier müssen Unternehmen im Zuge der Digitalisierung an die notwendige Datensicherheit und regelmäßige Backups denken, um rechtlich auf der sicheren Seite zu bleiben.

Fazit: Die Digitalisierung lohnt sich, trotz tradierter und bewährter Geschäftsprozesse

Viele Unternehmen verweigern noch immer die Digitalisierung von Geschäftsprozessen, weil die bisher genutzten Abläufe bewährt und sicher sind. Doch diese sind in der heutigen Zeit meist viel zu langsam, um sich gegen die Konkurrenz durchsetzen zu können. Egal ob es um die Verarbeitung von Kunden- und Geschäftsdaten geht oder um die Arbeit mit Geschäftspartnern, die Ansprüche sind deutlich gewachsen.

Dank individuell anpassbarer Software-Lösungen lassen sich alle Geschäftsprozesse nicht nur einfach digital abbilden, sondern zudem deutlich beschleunigen und vereinfachen. Der Vorgang der Digitalisierung mag zwar mit Herausforderungen verbunden sein, ist dieser aber einmal abgeschlossen, wird das gesamte Unternehmen nachhaltig und dauerhaft von der Digitalisierung profitieren. Machen Sie sich und Ihr Unternehmen fit für die Zukunft und lassen Sie sich von der Konkurrenz nicht abhängen.