Kampf der Papierflut

Im März 2018 wurde Carsten Arntz stellvertretender Schuleiter des Erzbischöflichen Berufskollegs Köln. Zu diesem Zeitpunkt war das Arbeiten mit großen Papiermengen innerhalb der Organisation gang und gäbe. Aus Sicht von Arntz eine nicht mehr zeitgemäße und wenig nachhaltige Vorgehensweise: „Viele Arbeits- und Ablaufprozesse erfolgten im Frühjahr 2018 analog und verschlangen unnötige Zeit und Ressourcen. Wir als Schulleitung wollten dies effizienter gestalten und zudem bei allen Beteiligten die Arbeitsprozesse optimieren. Das betraf vornehmlich die Schulleitung und das Sekretariat, den Kern der Schulverwaltung.“ Dabei war es Arntz auch wichtig, die individuellen Prozesse der Mitarbeiter zu vereinfachen, um ihnen mehr Flexibilität im Arbeitsalltag zu ermöglichen, ohne vom Papierfluss abhängig zu sein. Daher wählte das Erzbischöfliche Berufskolleg Köln den Weg zum papierlosen – realistisch eher papierärmeren – Büro.

„Ein weiterer Punkt war die Fokussierung auf Nachhaltigkeit“, erinnert sich Arntz. „Der gesamte Lebenszyklus von Papier kostet oder bindet wertvolle Rohstoffe: von der Produktion über den Transport bis hin zur Entsorgung. Und wenn wir hier am Erzbischöflichen Berufskolleg Köln einen kleinen Beitrag zu einem besseren Schutz des Weltklimas und im Sinne unseres katholischen Profils zur Bewahrung unserer Schöpfungsverantwortung leisten können, sollten wir dies auch unbedingt tun.“

Deshalb galt es, möglichst früh in dieser digitalen Transformation das papierbasierte Dokument durch ein elektronisches Pendant zu ersetzen. Dabei waren Inhalte und Formate der Dokumente sehr unterschiedlich: Dokumente mit Bezug auf das Kollegium und die Schülerschaft, Briefwechsel mit dem Schulträger oder Kooperationspartnern sowie das gesamte Rechnungswesen (Rechnungen für Anschaffungen der Schule). Es kam damit folglich nicht nur auf die Vielzahl an unterschiedlichen Dokumenten an, sondern auch deren schiere Menge musste bedacht werden – und die zentrale Frage, wie sich diese in den digitalen Workflow integrieren ließen.

Der Scanner wurde zum zentralen Einstiegspunkt in effizientere Arbeitsprozesse des Berufskollegs. „Die Vielfalt der Angebote macht es nicht unbedingt leicht, den richtigen Scanner für die eigenen Ansprüche und den eigenen Bedarf zu finden. Daher war erstmal eine umfangreiche Recherche notwendig“, so Arntz. „Dabei sind wir immer wieder auf den ScanSnap iX1500 gestoßen.“ Beim iX1500 handelt es sich um einen Dokumentenscanner von PFU, der sich für Homeoffice-Umgebungen oder kleinere Teams eignet.

Erste Erfahrungen

Die Schulleitung des Erzbischöflichen Berufskollegs Köln entschied sich dafür, in einem ersten Schritt zwei der Scanner im Rahmen des NRW-Förderprogrammes „Gute Schule 2020“ anzuschaffen, um zu testen, ob diese das Versprechen der produktivitätssteigernden Arbeitsweise und -prozesse einhalten können. „Wir waren schnell von der Effizienz der ScanSnap-Scanner überzeugt und haben in vier weitere Geräte sowie ‚den großen Bruder‘, einen ScanSnap iX1600, investiert.“ Beim ScanSnap iX1600 handelt es sich um ein etwas leistungsfähigeres System als beim iX1500, der allerdings für die Anwender genauso einfach zu bedienen ist.

Besonders überzeugt hat dabei die hohe Scangeschwindigkeit, die einfache Bedienung durch Einrichten individueller Benutzer-Profile und deren entsprechender Zuordnung in individuelle Ordner sowie die hohe Qualität der Scans. Zudem ging die Integration der ScanSnap-Lösungen in die IT-Landschaft schnell und reibungslos vonstatten. „Wir benötigten keinerlei Hilfe unseres IT-Partners, um die Scanner bei uns im Berufskolleg in die IT einzubinden“, berichtet Arntz.

Die Scanner im Einsatz

Die gesamte Schulleitung und das Sekretariat arbeiten entweder mit dem ScanSnap iX500, iX1500 oder iX1600. Mit Hilfe dieses Scanner-Parks digitalisierten die Schulleitung sowie das Sekretariat im Lockdown direkt alle neu eingetroffenen Papierdokumente und legten diese datenschutzkonform auf dem eigenen Schulserver ab. Die zum Lieferumgang gehörende OCR-Software (Optical Charakter Recognition, automatische Schrifterkennung) ermöglicht dabei, nicht nur die aus den Papierdokumenten entstandenen Bilder zu betrachten, sondern die entstandenen PDF-Dokumente entsprechend nach Inhalten und Themen zu durchsuchen. So entstand ein arbeitsökonomischer und produktiver Workflow, der allen Beteiligten dabei half, stets ortsungebunden und datenschutzkonform auf die aktuellen Dokumente zuzugreifen und im Team effizient zusammenzuarbeiten.

Auch die Zeitersparnis ist enorm. In der Vergangenheit mussten die Sekretär mehrmals am Tag zu den Fotokopiergeräten hin- und zurücklaufen. Jetzt steht auf jedem Schreibtisch ein Scanner. „Das ist jedes Mal nicht viel Zeit, aber im Laufe eines Monats summiert sich das ganz schnell auf einige Stunden. Diese neugewonnene Zeit kann jetzt sinnvoller genutzt werden im Sinne einer positiven Work-Life-Balance. Unsere Sekretär sind seither regelrecht aufgeblüht und schulen inzwischen andere Erzbischöfliche Sekretariate in diesem Bereich. Das ist Kooperation at its best!“

Fazit

„Dank der Scanner sparen wir überraschend viel Zeit beim Arbeiten, aber auch beim Recherchieren nach Dokumenten ein. Gleichzeitig arbeiten wir produktiver, da viele Prozesse automatisiert ablaufen. Kurzum: Das Arbeits- und Zeitmanagement gestaltet sich für alle Beteiligten spürbar effizienter“, bilanziert der stellvertretende Schulleiter des Berufskollegs. „Zudem ist für uns die Option, jetzt digital und ortsunabhängig zu arbeiten und dennoch permanenten Zugriff auf alle Daten zu haben, von großer Bedeutung.“ Und mit Hilfe der OCR lassen sich darüber hinaus die für die einzelnen Mitarbeiter relevanten Dokumente – auch durch die Such- und Filterfunktion – deutlich schneller auffinden.

Die Schulleitung und das Sekretariat arbeiten mit denselben Dokumenten, sind immer auf dem aktuellen Stand und die interne Kommunikation hat sich maßgeblich vereinfacht. Zudem profitiert das Erzbischöfliche Berufskolleg Köln von einer deutlich höheren Transparenz innerhalb der gesamten Organisation. Darüber hinaus agiert die Bildungseinrichtung, die sich in der privaten Trägerschaft des Erzbistums Köln befindet, jetzt kosten- und ressourcenschonend aufgrund der Einsparungen bei Druckern, Faxgeräten, Papier, Toner, Briefporto, Aktenschränken, Ordnern, Büroutensilien usw. „Man arbeitet überaus nachhaltig und ökologisch, reduziert Druck- und Energiekosten und leistet damit einen Beitrag zur Erhaltung der Umwelt durch die Senkung der CO₂-Bilanz“, freut sich Arntz. „Das ist eines der wichtigen Entwicklungsziele in unserem katholischen Schulprofil.“

Mittelfristig soll der Scanner-Park weiterwachsen. Beispielsweise könnten auch für die Büros der Leiter der einzelnen Bildungsgänge Scanner angeschafft werden und langfristig für den Lehrerarbeitsraum. So erläutert Arntz abschließend: „Da wir gemäß der Digitalstrategie des Erzbistums Köln bis 2025 unserer Berufskolleg in einen Digitalen Campus umgestalten möchten, in dem alle Lehrkräfte und die gesamte Schülerschaft digital und papierlos im Sinne der Nachhaltigkeit lehren und lernen können, werden die Arbeitsprozesse in den kommenden Jahren durch eine gute und effektive Digitalisierung mit entsprechenden Scannern ergänzt. Somit arbeiten wir zukunftsorientiert und professionalisieren die gesamte Schulgemeinschaft in den immer wichtiger werdenden digitalen Kompetenzen“.