Die Kakaobohne zurückverfolgen

Das französische mittelständische Unternehmen Kaoka wurde vor fast 30 Jahren gegründet. Die Marke bietet 56 Referenzen an Bio- und Fairtrade-Schokolade an, die in spezialisierten Einzelhandelsketten wie Biocoop oder Naturalia vertrieben werden.

Kaoka verfügt über keine eigenen Produktionsanlagen. Für die Herstellung von Schokolade und die Verarbeitung seiner Kakaobohnen stützt sich das Unternehmen auf Lieferanten, darunter die Cémoi-Gruppe. Kaoka ist gleichzeitig Kunde, Lieferant und Tochtergesellschaft des Industrieunternehmens.

Das Unternehmen hat sich dafür entschieden, sich auf die Beschaffung und die Beziehungen zu den Erzeugern zu konzentrieren. Kaoka hat 4.824 Partnerproduzenten, die es mit Rohstoffen versorgen. Der Großteil seiner Tätigkeit besteht daher in der Steuerung der Lieferkette, der Qualität der Produkte und auch der kommerziellen Seite.

Diese Steuerung wurde durch die Komplexität des Fehlens eines integrierten Softwarepakets erschwert. Kaoka und seine 17 Mitarbeiter stützten sich früher hauptsächlich auf eine begrenzte Anwendung für die kaufmännische Verwaltung und auf Excel-Dokumente.

Wie der Geschäftsführer Guy Deberdt erklärt, wurden Aufgaben im Zusammenhang mit dem „Fluss der Kakaobohnen oder der Zusammenstellung von Chargen“ vor 2020 manuell über Excel-Dateien verwaltet. Die Prozesse und der Austausch waren daher zeitaufwändig und die Eingaben vielfältig.

Ein ERP-System für die Lebensmittelbranche

Im Jahr 2020 beschloss das KMU, dies zu ändern und sich mit einem ERP-System (Enterprise Resource Planning) auszustatten. Von den fünf im Rahmen der Ausschreibung ausgewählten Tools wurde schließlich das Softwarepaket Divalto Infinity ausgewählt, das vom Integrator PG2i an die Besonderheiten der Lebensmittelbranche angepasst wurde.

Kaoka wurde in der ersten Auswahlphase von einem Berater begleitet, der ihr dabei helfen sollte, das für sie neue Technologieangebot zu erschließen. Bei der Auswahl der Produkte war die Ergonomie ein wichtiges Kriterium.

„Wir brauchten ein ERP-System, das vielseitig und multiaktiv ist“, betont der Geschäftsführer. Das auf den Lebensmittelsektor spezialisierte ERP-System Copilote von Infologic hätte den Erwartungen von Kaoka entsprochen: „Wir haben außerdem andere Kollegen, die es auf dem Biomarkt einsetzen.“

Funktionen und Kosten in Einklang bringen

Die Kosten für das ERP-System von Infologic überstiegen jedoch das verfügbare Budget. Divalto stellte einen Kompromiss zwischen der funktionalen Abdeckung und den Kosten dar. Außerdem wurde die Lösung vom Integrator an die Besonderheiten der Lebensmittelbranche angepasst.

In Bezug auf die Art der Implementierung entschied sich Kaoka für eine On-Premise-Installation auf einem lokal installierten Server. Die Cloud war ebenfalls verfügbar. Für Guy Deberdt stellte diese Art der Nutzung jedoch ein Risiko dar, das im Falle eines Internetausfalls die Geschäftstätigkeit lahmlegen könnte.

Der Chef des mittelständischen Unternehmens bezeichnete sich auch als umweltbewusst und wies auf den Energieverbrauch der Hosting-Anbieter hin. Um die Sicherheit des ERP-Systems und seiner Daten zu gewährleisten, verfügt Kaoka über eine Stormshield-Lösung, die von Orange verwaltet wird. Die Datensicherung beruht auf mehreren Replikationen, sowohl vor Ort als auch extern. Hinzu kommt eine Offline-Sicherung.

Die Funktionen und Möglichkeiten des ERP-Systems konzentrieren sich derzeit vor allem auf die Lagerverwaltung und die Lieferkette. Die Qualitätsexperten des Unternehmens nutzen die Software auch für die Rückverfolgbarkeit von Produkten und die Erfassung von Qualitätsdaten. Ein weiterer Bereich, in dem Verbesserungen möglich sind, ist der Vertrieb durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen.

Optimierungen sind im Gange

Einige Funktionsbereiche müssen noch optimiert werden, darunter die Vertriebsverfolgung. Aufgrund einer vollständigen Änderung der Produktklassifizierungen verfügt Kaoka über keine historischen Daten über Juli 2021 hinaus. Ab 2023 wird die Vertriebsabteilung dank einer zweijährigen Historie in der Lage sein, die Datenanalyse und ihre Steuerung zu verfeinern.

Die Benutzerakzeptanz wurde dadurch erleichtert, dass von Beginn des Projekts an eine sechsköpfige ERP-Arbeitsgruppe gebildet wurde. Die Mitarbeiter, die Divalto täglich nutzen müssen, konnten geschult werden und an vorbereitenden Workshops teilnehmen.

Seit der Einführung berichtet Guy Deberdt von Effizienzsteigerungen bei der Rechnungsstellung und der Auftragsverwaltung. Einige der Gewinne müssen noch konkretisiert werden und erfordern eine umfassendere Schnittstelle mit Cémoi und in Zukunft auch mit anderen Großkunden.