Kyocera führt Scan-Services ein

Information auch aus Papierakten schnell zu finden, ist heute unabdingbar. In der modernen Geschäftswelt, in der zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten zur Norm gehören, benötigen Unternehmen flexible, sichere Zugriffsmöglichkeiten auf Archivinformationen. Dazu müssen Aktenordner samt Belegen, Dokumenten und sogar großformatigen Plänen digital und durchsuchbar zur Verfügung stehen. So ermöglichen Kyocera Scan Services – Aktenarchivierung, Informationen aus Akten zu finden und in Geschäftsprozesse einzubinden.

Digitales Archiv spart Platz und Kosten

Mit einer zentralen Ablage von Informationen schaffen Unternehmen die Voraussetzung für effizientes Arbeiten. Mit digitalen Archiven können Nutzer unabhängig von Ort und Zeit auf Informationen zugreifen, Dokumente durchsuchen und sie in Workflows einbinden. Trotzdem sind gerade bei mittelständischen Unternehmen Papierarchive noch immer häufig zu finden. Das verursacht fortlaufend Kosten und nimmt Platz ein, der für produktive Tätigkeiten genutzt werden könnte. Die Suche nach Informationen bindet so wertvolle Arbeitszeit – selbst dann, wenn die Archivbestände katalogisiert sind.

Kyocera Scan Services – Aktenarchivierung bietet hier mit einem einfachen, standardisierten Angebot Abhilfe. Aktenordner mit Dokumenten bis zum A3-Format werden fachgerecht von Experten kontrolliert, aufbereitet und in hochwertigen Scans digitalisiert. Dadurch können Unternehmen bei der Aufbewahrung von Informationen deutlich an Platz und Budget sparen – und Flexibilität gewinnen.

Informationen sicher und rechtskonform bewahren

Mit einem digitalen Archiv können Dokumente darüber hinaus bestmöglich vor äußeren Einflüssen bewahrt und vor Verlust geschützt werden. Durch die Bereitstellung eines Transfervermerks gemäß den Vorgaben des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) für die Technische Richtlinie BSI TR-03138 „Ersetzendes Scannen (RESISCAN)“ stellt der neue Service von Kyocera zudem die Weichen für die rechtssichere Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Mit den im Transfervermerk enthaltenen Informationen lassen sich alle Schritte des Scan-Prozesses detailliert nachverfolgen, wodurch ein Ersatz der Papieroriginale durch die gescannten elektronischen Kopien ausdrücklich erlaubt wird – das sogenannte Ersetzende Scannen.

Gleichzeitig erleichtert die digitale Bereitstellung von Dokumenten die Einhaltung rechtlicher Vorgaben hinsichtlich der Verlässlichkeit der Urheberschaft, der Unverfälschtheit von Inhalten und der Langzeitverfügbarkeit. Auf diese Weise müssen bestimmte Dokumente bis zu zehn Jahre lang aufbewahrt werden, um beispielsweise Vorgaben des Handels- und Steuerrechts zu erfüllen. Gleichzeitig gelten für personenbezogene Informationen besondere Maßgaben, was etwa die Zugänglichkeit, die Nutzung und die Aufbewahrung von Daten angeht. Im digitalen Archiv können entsprechende Fristen durch Dokumentenmanagement-Lösungen hinterlegt und automatisiert werden. So gelingt eine GoBD- und DSGVO-konforme Archivierung von Informationen.

Die technische Umsetzung von Kyocera Scan-Services – Aktenarchivierung erfolgt in Zusammenarbeit mit der hundertprozentigen Kyocera-Tochter ALOS. Die ALOS GmbH realisiert am Standort Köln mit mehr als 75 Jahren Erfahrung  Datenerfassungslösungen und Scan-Services. Dabei kommen ein eigenes, zertifiziertes Scan-Zentrum, die im eigenen Haus entwickelte Scan-Workflow-Lösung ALOS Scan und ein erfahrenes Team vor Ort zum Einsatz.

„Mit unserem neuen Service bieten wir Unternehmen eine unkomplizierte und schnell umsetzbare Möglichkeit für die qualitativ hochwertige Digitalisierung ihrer Papierarchive“, sagt Simone Zipper, Produkt Managerin bei Kyocera Document Solutions. „Standardisierte Abläufe und ein zuverlässig sicherer Umgang mit sensiblen Informationen zeichnen unseren Service aus. Die digitalisierten Informationen stehen für eine flexible Nutzung in Folgesystemen wie DMS-, ERP- oder CRM-Lösungen zur Verfügung. So helfen wir Unternehmen dabei, ihre Geschäftsprozesse nachhaltig zu optimieren.“