7x7 auf einen Streich. (Bild: Microsoft).
Gerade im Bereich Kommunikation und IT mussten viele Unternehmen aufgrund der Pandemie komplett neue Strukturen aufbauen und Übergangslösungen finden. Diese temporären Lösungen, beispielsweise Microsoft Teams, müssen sie nun in feste und langfristig wirksame Strukturen integrieren. Unter anderem wird MS Teams parallel zu Telefonanlagen betrieben. Doch wie lässt sich eine temporäre Lösung integrieren und welche Vorteile bietet die Kombination von MS Teams mit einer bestehenden Telefonanlage?
Unternehmen, die ihre bestehenden Telefonsysteme mit Microsoft Teams erweitern möchten, um die interne und externe Sprachkommunikation zu optimieren, finden inzwischen vielfältige Möglichkeiten auf dem Markt. Es empfiehlt sich diesbezüglich, das Schaffen flexibler Arbeitsplätze als langfristige Investition zu betrachten, die sich entsprechend auszahlen wird. Cloudbasierte oder hybride Lösungen bieten eine intelligente, sichere und einfache Möglichkeit, externe Funktionen in Microsoft Teams zu implementieren. Nach kurzer Umrüstzeit sind alle Mitarbeiter dazu in der Lage, zusätzlich zur bestehenden Telefonanlage über Microsoft Teams mit Kunden und Partnern zu kommunizieren. Die bisherigen Rufnummern werden beibehalten, die entsprechenden Daten automatisch übermittelt. Somit kombiniert diese Lösung quasi „das Beste aus beiden Welten“.
Es gibt drei unterschiedliche Optionen für die Integration: reines MS Teams als Stand-Alone-Lösung, eine Hybridlösung in Kombination mit klassischen und bestehenden Telefonanlagen oder in Kombination mit einer Cloud-basierten Lösung, die dann besonders umfassend um zusätzliche Anwendungen erweitert werden kann. Die Integration führt dazu, dass die Kommunikation über das interne Windows-Netzwerk hinausgeht. Die Rufnummern von externen Nutzern können eingebunden werden.
Die Planung und technische Umsetzung dieser Integration ist mitunter schwierig, zumal sie oft im laufenden Betrieb des Unternehmens erfolgt. Daher empfiehlt sich, einen Spezialisten hinzuzuziehen, der sich mit SBC-Konfiguration und Carrier-Verbindungen auskennt. Um MS Teams mit der Telefonanlage zu verbinden und ihr volles Potenzial auszuschöpfen, sollte gut geplant und entsprechend strukturiert vorgegangen werden: Zunächst gilt es, den Ist-Zustand zu eruieren und zu dokumentieren. Der Dienstleister sollte dann gemeinsam mit dem Auftraggeber die Ziele definieren, zum Beispiel in Workshops, die alle Mitarbeiter mit einbeziehen.
Auch eine umfassende End-to-End-Analyse ist unerlässlich. Darüber hinaus sollte die bestehende TK-Anlage von der Kopfstelle bis zum Vermittlungsanbieter genau analysiert werden, wozu auch Firewalls und andere Sicherheitsmaßnahmen zählen. Auch die Bereitstellung von Cloud-Lösungen über deutsche Rechenzentren ist angesichts der noch unklaren Rechtslage über amerikanische Anbieter wichtig. Aufgrund des Cloud Act können US-Behörden von ihren IT-Unternehmen die Herausgabe von Daten verlangen, auch wenn dies gegen die Rechtsordnung des Landes verstößt. Viele Unternehmen wehren sich dagegen, entsprechend Urteile stehen aber noch aus. Um Daten für die DSGVO sicher vorzuhalten, sollten sie daher zumindest auf EU-Servern ausgeführt werden.
Unter dem Strich macht die Teams-Integration insbesondere dann Sinn, wenn Unternehmen ausschließlich auf digitale Kommunikationsprozesse setzen und entsprechend investieren. Von den Vorteilen profitieren z. B. Unternehmen, mit regelmäßig nationale oder internationale Video- und Telefonkonferenzen abhalten. Wer seinen Mitarbeitern eine moderne Ausstattung zur Verfügung stellen möchte, kommt um die Anbindungen von MS Teams nur schwer herum. Zudem gibt es finanzielle Vorteile. Die MS-Teams-Integration ist daher eine Investition in eine echte Zukunftstechnologie – denn eines ist klar: Zu den Arbeitsabläufen und Infrastrukturen vor Corona wird es keinen Weg zurück geben. Schließlich ist die Pandemie ein Treiber der rasanten Digitalisierung, wie wir sie derzeit erleben.
Daher gehören MS Teams und weitere digitale Assistenten mittlerweile als fester Bestandteil zur mobilen Arbeitskultur, die weit mehr Orte umfasst als nur das Homeoffice. In Zukunft werden Hybrid-Arbeitsplätze, Co-Working-Spaces, Kundenbüros, Home Offices usw. den Mittelpunkt der neuen Arbeitskultur bilden. Daher ist es so wichtig, dass alles in nur einem System verbunden werden kann.
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