Automatisierung hilft HR

Die Arbeitswelt verändert sich. Insbesondere HR-Abteilungen stehen vor der Herausforderung, neue hybride Arbeitsmodelle, Fachkräftemangel und den demographischen Wandel gleichzeitig zu bewältigen. Um diese Trends positiv zu gestalten, braucht es eine gelungene Digitalisierungsstrategie. Besonders in der Automatisierung von HR-Dokumentenprozessen schlummert viel Potenzial. Doch wie und wo sollten Unternehmen hier ansetzen?

Personalabteilungen stehen im Zentrum der sich verändernden Arbeitswelt. Aufgrund des Fachkräftemangels müssen immer kleiner werdende HR-Teams einen stetig wachsenden Berg an Aufgaben bewältigen – unter anderem verursacht durch immer umfassendere gesetzliche Anforderungen. Das neue Nachweisgesetz etwa, das seit 1. August 2022 in Kraft ist, schreibt Unternehmen vor, viele Vereinbarungen wie Elternteilzeit und Sabbaticals noch sorgfältiger zu dokumentieren.

Oftmals erstellen Personalabteilungen ihre HR-Dokumente noch von Hand mit Word-Vorlagen. Das kostet nicht nur Zeit, sondern ist auch eine häufige Quelle für Übertragungsfehler sowie rechtliche Risiken. Zudem bedeutet es einen erheblichen Koordinationsaufwand, anschließend per E-Mail die nötigen Freigaben durch Betriebsrat und Führungskraft einzuholen. Ein digitaler Workflow kann diese Abläufe optimieren und ermöglicht es, Prozesse intuitiv über eine zentrale Plattform zu steuern sowie HR-Dokumente automatisch zu generieren. Richtig implementiert und umgesetzt kann dies die Personalabteilung erheblich entlasten und dem Unternehmen Wettbewerbsvorteile verschaffen – etwa im Recruiting neuer Mitarbeiter, denn hier zählt vor allem Geschwindigkeit: Je schneller der Bewerber einen fertigen Arbeitsvertrag zur Unterschrift erhält, desto geringer ist die Gefahr, den Wunschkandidaten an die schneller bietende Konkurrenz zu verlieren.

HR-Dokumente einfach automatisch generieren

Die gute Nachricht: Fast alle Dokumente – egal an welchem Punkt der Employee Journey – lassen sich automatisch generieren. Mit einer geeigneten HR-Software kann eine Führungskraft etwa den Arbeitsvertrag direkt im Vorstellungsgespräch erstellen – sogar per Tablet oder Smartphone und auch bequem aus dem Homeoffice heraus. Gemeinsam mit dem Kandidaten geht der Vorgesetzte die Vertragsmodalitäten durch, zum Beispiel den Starttermin, das vereinbarte Gehalt und die Wochenarbeitszeit. Die Personaldaten und die Stellenbeschreibung fließen automatisch aus dem HCM-System ein. Anschließend wird der Arbeitsvertrag auf Knopfdruck aus rechtssicheren, hinterlegten Textbausteinen erstellt und kann sofort digital unterschrieben werden. Nachträgliche Änderungen lassen sich ebenfalls leicht dokumentieren.

Zeugnisse zählen ebenfalls zu den Dokumentenarten in Personalabteilungen, die prädestiniert für eine Automatisierung sind. Denn sie verursachen großen Aufwand und gelten bei Führungskräften und Personalern als besonders unbeliebte Aufgabe. Mit einem guten Zeugnisgenerator ist das Dokument hingegen in nur wenigen Sekunden versandbereit. Die Führungskraft muss den Mitarbeiter dazu nur in festgelegten Kriterien mit Schulnoten oder Smileys bewerten. Das Dokument wird im Anschluss auf Knopfdruck aus geprüften, rechtssicheren Musterformulierungen erstellt. Die Stammdaten und Arbeitsbeschreibungen zieht die Software aus dem HCM-System.

Auch weitere Bescheinigungen entlang der Employee Journey wie Arbeitgeberbescheinigungen, Verdienstbescheinigungen et cetera sind ebenfalls hochgradig standardisiert und sind daher leicht automatisiert zu generieren. Der ganze Prozess lässt sich so gestalten, dass die Personalabteilung überhaupt nicht mehr eingreifen muss: Der Mitarbeiter kann die Bescheinigung einfach bequem im Self Service abrufen. Das entsprechende Schreiben wird in seiner persönlichen HR-Document Box für ihn bereitgestellt. Dort loggt er sich ein und lädt es herunter.

Digitale Personalakte ist grundlegend

Am Anfang der Digitalisierung steht dabei die digitale Personalakte. Schließlich bringt es wenig, Dokumente automatisiert zu erzeugen, wenn kein Ort vorhanden ist, an dem sie anschließend abgelegt werden und Personaler – und je nach Dokumentenart auch Mitarbeiter – darauf zugreifen können. Die digitale Personalakte ist jedoch wesentlich umfangreicher als ein simpler Laufwerks-Ordner. Es handelt sich dabei um eine Plattform, auf der alle relevanten Daten und HR-Dokumente eines Mitarbeiters Compliance-konform zur Verfügung gestellt werden.

Doch bevor man voreilig Digitalisierungsprozesse anstößt, sollten Unternehmen sich gut überlegen, welche Lösung am besten zu ihnen passt.

Welche Kriterien sollte das HR-Dokumentenmanagement erfüllen?

Eine Dokumentenmanagement-Lösung sollte vor allem einfach zu bedienen und zu managen sein. Anwender wollen nicht erst ein Handbuch wälzen oder eine Schulung absolvieren. Alles muss so intuitiv sein, wie wir es vom Online Shopping oder aus den sozialen Medien kennen. Auch in der IT darf die Software keinen Aufwand verursachen. Denn hier macht sich der Fachkräftemangel in den meisten Unternehmen besonders stark bemerkbar. Mit Blick auf den demographischen Wandel ist eine Cloud-Lösung daher alternativlos. Nur so kann es künftig gelingen, die HR-Software auch mit einem kleinen IT-Team zu managen. In der Cloud kümmert sich der Anbieter um den Betrieb und um Updates. Er schließt Schwachstellen und sorgt für die Absicherung. Mit einer Cloud-Lösung können Unternehmen zudem ohne aufwendige Installation schnell produktiv gehen. Sie funktioniert auch auf mobilen Endgeräten, ist ortsunabhängig verfügbar und erfüllt die Voraussetzungen für hybrides Arbeiten perfekt. Am sichersten fahren Unternehmen dabei, wenn die Cloud-Lösung in einem Land gehostet ist, das sich der DSGVO verpflichtet. Damit steht einem automatisierten, rechtssicheren und stressfreien Dokumentenmanagement nichts mehr im Weg.