Künstliche Intelligenz für Meeting-Videos

In Meetings wird nicht nur jede Menge besprochen und entschieden, es wird auch viel Wissen geteilt und ausgetauscht. Ein Segen, dass ein erheblicher Anteil der Besprechungen heute über Videoanrufe stattfindet. Denn: Video-Meetings können aufgezeichnet werden. So geht keine Information mehr verloren, da die Meeting-Inhalte nachhaltig verfügbar sind. Auch Mitarbeiter, die beim Meeting selbst verhindert waren oder Personen aus anderen Abteilungen, die nicht zum Meeting eingeladen waren, profitieren im Nachgang von den Inhalten. Video-Meetings ermöglichen somit eine reibungslos funktionierende Wissenszirkulation: Wenn eine Besprechung aufgezeichnet ist, kann jeder im Unternehmen darauf zugreifen, auch noch Monate oder Jahre später

Künstliche Intelligenz (KI) macht es dabei sogar möglich, die Videos gezielt durchsuchbar zu machen und zentral abzuspeichern. Zum Beispiel in Videoarchiven mit Hubs für Abteilungsmeetings, Seminare, Tutorials usw. Denn eine einstündige Videoaufzeichnung ist ungefähr so nützlich wie ein ungeordneter Aktenstapel. Den gesuchten Inhalt zu finden bedeutet mehr Aufwand als es wert ist. Deshalb ist KI so wichtig. Sie kann automatisch jedes gesprochene oder geschriebene Wort in einem Meeting und auf dem Bildschirm identifizieren und verschlagworten. Dadurch können Video-Inhalte ebenso leicht durchsucht werden wie bei der Suchfunktion eines Word-Dokuments.

Videoaufzeichnungen beim Onboarding

Auch bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter, die teilweise oder ganz aus dem Home Office arbeiten, leistet KI wertvolle Unterstützung. Gerade jetzt – angesichts von Lieferkettenproblemen, Inflation und einer möglicherweise drohenden Rezession – sind viele Mitarbeiter schlichtweg KIOCüberlastet. Viel Zeit für die Einarbeitung neuer Kollegen gibt es oftmals nicht. Video-Aufzeichnungen schaffen Abhilfe: Sie können als Lernvideos genutzt werden und neuen Mitarbeitern als Onboarding- und Schulungsmaterial zur Verfügung gestellt werden. Durch einen Zugang zu thematischen Videoplaylists können Mitarbeiter auf diese Weise alle relevanten Informationen leicht finden und in ihrem eigenen Tempo durchsuchen und bearbeiten. Persönliche Video-Besprechungen können dann gezielt zur die Klärung spezifischer Fragen oder Unklarheiten ausgerichtet werden. Der unerwünschte „Meeting-Wall“ wird so vermieden.

KI unterstützt diese Videos, indem automatisch Call-to-Actions (CTAs), Links zu verwandten Videos und Dokumenten sowie Meinungsumfragen eingeblendet werden. Dadurch wird der Lernprozess für den Arbeitgeber mit minimalem Aufwand stetig optimiert. Die Suchfunktion der KI macht es für neue Mitarbeiter zusätzlich einfach: Sie können ihre Videoarchive gezielt nach allen Informationen durchsuchen, die sie für ihr Onboarding benötigen.

Zudem erfordert die Eingliederung neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen oft nicht nur eine fachliche Einarbeitung, sondern auch organisatorische Vorgänge. Formalitäten wie das Ausfüllen bestimmter Unterlagen, Dokumentenprüfungen etc. sind immer wiederkehrende Prozesse, die von HR-Verantwortlichen abermals neu erklärt werden müssen. Auch dieser Administrations-Aufwand lässt sich mit Videos automatisieren – nämlich indem die erforderlichen Informationen, etwa in Form von Tutorials, aufgezeichnet werden.

Videoaufzeichnung zur effizienten Zusammenarbeit

Sobald ein neuer Mitarbeiter vollständig in einem Unternehmen integriert ist, beginnt der nächste Schritt im Prozess: die Zusammenarbeit. Durch die Eingabe individueller Parameter kann KI das Wesentliche eines jeden Video-Meetings erfassen und automatisch zusammenfassen. Auf diese Weise kann KI aus unter Umständen mehrstündigen Besprechungen eine 10-minütige-Zusammenfassung erzeugen. Solche Video-Highlights werden mit Hilfe von Machine Learning-Modellen erstellt. Die Verarbeitung natürlicher Sprache (Natural Language Processing, NLP) wird verwendet, um sowohl Speech-to-Text-Transkriptionen des in der Audiospur gesprochenen Textes als auch die optische Zeichenerkennung (OCR) des auf dem Bildschirm erscheinenden Textes zu analysieren.

Meeting-Inhalte können auf diese Weise schnell wieder ins Gedächtnis gerufen werden, ohne sich die Besprechung in voller Länge ansehen zu müssen. In einer Zeit, in der viele Mitarbeiter zahlreiche Meetings pro Woche haben, bieten Highlights dabei mit geringem Zeitaufwand das richtige Tool.

Eine zusätzliche Erleichterung des Arbeitsalltags bietet die Möglichkeit von In-Video Kommentaren: An bestimmten Stellen innerhalb eines Videos können Kommentare oder Fragen hinterlassen werden, auf welche Kollegen reagieren können.

Videoaufzeichnungen beim Offboarding

Auch Personalabgänge sind eine unausweichliche Realität des Unternehmensalltags. Mitarbeiter, die ein Unternehmen verlassen und lange dort gearbeitet haben, verfügen oft über ein einzigartiges Spezial-Know-how. Mithilfe von Video-Aufzeichnungen kann dieses Wissen gesichert werden.

Um diese Videos so einfach zugänglich wie möglich zu machen, ist Organisation entscheidend: Auch die am besten produziertesten Videos sind nutzlos, wenn sie nicht zentralisiert sind und nicht mittels KI durchsucht werden können. Ein durchschnittlicher Mitarbeiter verbringt mindestens 2,5 Stunden pro Tag damit, nach Informationen zu suchen, die er für seine Arbeit benötigt. Wenn proaktiv Know-how gesichert und es mit Hilfe von KI durchsuchbar gemacht wird, wird der eigentliche Offboarding-Prozess erheblich erleichtert. Schließlich ist der Großteil des Wissens des ausgeschiedenen Mitarbeiters bereits über interne Kanäle im Umlauf. Alles, was noch getan werden muss, ist, diese Informationen zu digitalisieren. Auch Schulungen, in denen Kollegen Fragen zu bestimmten Vorgehensweisen oder Projekten stellen können, lassen sich aufzeichnen und nachträglich nutzen.

Fazit

Einigen Unternehmen wird es vielleicht gelingen, zur dauerhaften Präsenzbeschäftigung zurückzukehren, aber zum Standard wird wohl eher das Remote-Modell werden. Die Aufgabe für Unternehmen besteht also darin, die Möglichkeiten, welche die Digitalisierung bietet, optimal zu nutzen. Eine einzelne Videokonferenz ist an und für sich völlig banal. Aber tausend Videobesprechungen – aufgezeichnet, zentralisiert und mit Hilfe von KI durchsuchbar gemacht – können die Arbeitsweise und Effizienz eines Unternehmens entscheidend verändern. Unternehmen, die diese nutzen, schaffen es in der Ära des hybriden Arbeitens und bei allem, was danach kommt, erfolgreich zu sein.

Michael Kummer

ist seit Ende 2021 Geschäftsführer in DACH und UK bei AnyClip. Er blickt auf 30 Jahre qualifizierte Vertriebs- und Managementerfahrung in der B2B-IT-Branche mit Fokus auf SaaS-Geschäftsmodelle zurück. Darunter rund zehn Jahre in leitender Funktion bei KALTURA, einem internationalen Anbieter von Videolösungen.