Datenbasiert zum effizienten Büro

Laut der Future of Work 2021 Studie von Accenture wollen 83 Prozent der Arbeitnehmenden lieber hybrid arbeiten. Flexible Arbeitsmodelle bringen zweifelsohne zahlreiche Vorteile für Unternehmen und Mitarbeitende. Es entstehen jedoch auch zusätzliche Herausforderungen: Die Ungewissheit darüber, ob Mitarbeitende im Büro oder remote arbeiten, steigt. Für viele Unternehmen ist es daher schwierig einzuschätzen, wie viele Arbeitsplätze sie im Büro benötigen. Unnötige Kosten entstehen. Auch die Attraktivität des Büros wird häufig in Frage gestellt.

Mit digitalen Tools zum optimierten Büro

Sowohl Management als auch Mitarbeitende sollten wissen, wer an welchen Tagen im Büro arbeitet. Workplace-Management-Apps helfen dabei, Ressourcen leichter zu planen und die Bürofläche optimal zu nutzen. Wie das funktioniert? Mitarbeitende kommunizieren über die Apps schnell und effizient, wann sie remote oder im Büro arbeiten und buchen in nur zwei Klicks Schreibtische, Meetingräume oder andere Ressourcen. Darüber hinaus sehen Manager:innen und Mitarbeitende in Echtzeit, wo ihre Kolleg:innen wann arbeiten. Dadurch wird die Planung gemeinsamer Büro-Tage zum Kinderspiel.

Arbeitsplatz-Management-Apps erfassen Buchungsdaten, aus denen Office Manager:innen Rückschlüsse über die Nutzung der  Büroflächen ziehen können. Auf Basis automatisierter Analysen erkennen Verantwortliche, welche Bürobereiche sich durch eine Umstrukturierung – beispielsweise von Einzelarbeitsplätzen zu Co-Working-Zonen – optimaler nutzen lassen. Außerdem besteht auf dieser Datengrundlage die Möglichkeit, wenig genutzte Flächen und Ressourcen zu reduzieren, wodurch sich häufig bis zu 30 Prozent der Bürokosten einsparen lassen.

Back to the Office

Die Koordination der Office-Tage mit Hilfe digitaler Tools hilft auch dabei, die Attraktivität des Büros zu erhöhen. 73 Prozent der Arbeitnehmenden würden nämlich regelmäßiger ins Büro kommen, wenn sie wüssten, dass sie dort ihre Teammitglieder antreffen. Das zeigt der Work Trend Index 2022 von Microsoft. Kommunizieren Mitarbeitende mittels Workplace-Management-Tools ihren Arbeitsort, sind gemeinsame Bürotage wahrscheinlicher. Außerdem macht koordinierte Hybridarbeit Mitarbeitende um 20 Prozent zufriedener und sogar um 40 Prozent produktiver. Das lässt sich auf eine bessere Kollaboration, einen vereinfachten Informationsfluss und eine erhöhte Verbundenheit am Arbeitsplatz zurückführen. Der Einsatz digitaler Tools hilft zudem bei der synchronen und asynchronen Kommunikation und erleichtert es, hybride Meetings abzuhalten. Arbeitet das Unternehmen außerdem mit Cloud-Speichern, können Mitarbeitende jederzeit und von überall aus auf notwendige Dokumente zugreifen.

Mit Integrationen die Employee Experience verbessern

Das Ziel des Einsatzes digitaler Tools ist es zusammenfassend also, das Büro effizienter und den Arbeitsalltag einfacher zu gestalten. Das ist besonders einfach, wenn die Tools in bestehende Anwendungen integrierbar sind. Werden die Lösungen mit Active Directory Data synchronisiert, erleichtert dies das Onboarding von User sowie die Verwaltung unterschiedlicher Teams. Die User können Schreibtische oder Meetingräume in der bereits bekannten App buchen und den Bürostatus von Kolleg:innen einfach überprüfen. Außerdem ermöglicht eine Integration der Lösungen in digitale Kalender oder HR-Systeme, die Buchungen zu synchronisieren. In Kombination ist damit eine hohe Anwenderfreundlichkeit und ein bestmöglicher Überblick gewährleistet. Mitarbeitende sparen Zeit, weil sie nicht zwischen verschiedenen Tools wechseln müssen und alle wesentlichen Informationen in einer App finden. Da sie keine freien Arbeitsplätze mehr suchen müssen, reduziert sich auch möglicher Stress, wodurch sich sowohl Produktivität als auch Employee Experience verbessern.

Höhere Produktivität und leichtere Ressourcenplanung dank digitaler Tools

Mit digitalen Tools können Manager:innen bestehende Ressourcen leichter planen, da sie einen besseren Überblick über den Arbeitsort ihrer Belegschaft und die Auslastung der Räumlichkeiten erhalten. Solche Analysen eröffnen das Potenzial, ungenutzte Flächen zu reduzieren und Bürokosten zu senken – vorausgesetzt, Manager:innen ziehen aus den Daten die richtigen Schlüsse. Werden digitale Lösungen zudem in bestehende Anwendungen integriert, erhöht das die Produktivität und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, da die Tools den Arbeitsalltag vereinfachen – eine Win-win-Situation! Wichtig dabei: die Bedürfnisse der Mitarbeitenden einbinden, um größtmögliche Akzeptanz für die neuen Tools zu schaffen. Auf diese Weise profitieren sowohl das Management als auch die Belegschaft optimal vom Einsatz digitaler Lösungen für das Workplace Management.

Ivan Cossu

ist CEO und Co-Founder von deskbird. Nach seinem Abschluss an der Universität St. Gallen hat er zunächst für Unternehmen wie Morgan Stanley und BCG gearbeitet, bevor er mit deskbird eine globale Software für Arbeitsplatz-Management entwickelt hat.