Verbindung von SAP und Outlook bei Rohde & Schwarz

Eingeführt hat Rohde & Schwarz die Outlook-Integration des MailCenters von munich enterprise software anlässlich des Wechsels von Lotus Notes zu Microsoft Outlook. Was früher funktionierte – die Ablage eingehender E-Mails im per ArchiveLink angebundenen elektronischen SAP-Archiv –, durfte auch im neuen Microsoft-Umfeld nicht fehlen. munich enterprise software bot hier eine passende Lösung für die Verknüpfung von Mails mit SAP und gleichzeitigen Transport ins Archiv.

E-Mails mit SAP-Objekten verbinden

„Der eingehende Schriftverkehr muss irgendwie mit dem SAP-Beleg gekoppelt werden, damit die Beschäftigten ihn später dem Geschäftsvorfall zuordnen und darüber finden können“, erklärt Klaus Schiffer, SAP-Basis Administrator bei der Rohde & Schwarz GmbH & Co. KG. „Archivierte E-Mails, auf die jeder zugreifen kann, sollen direkt in SAP abgelegt werden. Das war die Anforderung.“

Die SAP Outlook-Integration erleichtert den Arbeitsalltag von Beschäftigten in allen Landesgesellschaften von Rohde & Schwarz weltweit. Stamm- und Vorgangsdaten zum SAP-Geschäftspartner werden über die Lösung in Outlook angezeigt. Auf Basis der E-Mail-Informationen wird automatisch der zugehörige Geschäftspartner aus SAP ermittelt. Anwender:innen erhalten sofort und ohne weitere Klicks eine Übersicht der letzten Vorgänge zum Geschäftspartner direkt in Outlook. Bei Bedarf kann man aus dem Mailprogramm heraus direkt in den SAP-Vorgang abspringen. So entsteht bei Rohde & Schwarz hohe Transparenz in der E-Mail-Korrespondenz zum SAP-Vorgang. Suchzeiten reduzieren sich und die Kommunikation mit den Kunden und Lieferanten wird verbessert.

Eingangs- und Ausgangs-Post wird archiviert

Ebenso werden ausgehende E-Mails archiviert. Eine Nachricht, die in SAP über die Outlook Integration angelegt wird, wird zu dem SAP-Objekt abgelegt, aus dem heraus sie erzeugt wurde. Aufträge und Bestellungen, Serviceaufträge, E-Mails über Stammdatenänderungen – Belege aus sechs SAP-Business-Objekten versenden die verschiedenen Abteilung mit dem MailCenter, insgesamt zwischen 30.000 und 40.000 Stück pro Jahr.

Neben der Auftragsbearbeitung wird die Software auch in Serviceabteilungen und Werken von Rohde & Schwarz eingesetzt: dem Münchner Stammwerk, den großen Produktionsstätten Memmingen, Teisnach und Vimperk (Tschechien), bei Rohde & Schwarz America sowie Tochtergesellschaften wie der Rohde & Schwarz Cybersecurity (Leipzig). Insgesamt knapp 500 der 11.000 SAP-User arbeiten mit dem System – alle, die mit dem Versenden und Empfangen von Dokumenten zu tun haben. Aus dem SAP-Beleg heraus erstellt man eine E-Mail, in die bereits vorgefertigter Text aus SAP übernommen wird. Beim Versenden wird die E-Mail wiederum an das Objekt angehängt, aus dem sie erzeugt wurde – ein wesentliches Hilfsmittel für eine einfache und vollständige Kommunikation.

Einfache und vollständige Kommunikation

Neben der MailCenter Outlook-Integration nutzt Rohde & Schwarz auch die MailCenter Platform von munich enterprise software. Diese ist beim Kunden in der SAP Applikation V2 seit 2019 Einsatz und unterstützt den Fachbereich beim automatisierten Versand der Dokumente per E-Mail.