Schlechte Dokumentation verursacht Produktivitätsprobleme

Die Dokumentierung von Projektfortschritten in Unternehmen ist unzureichend und die resultierende Suche nach den richtigen Informationen oft zeitaufwendig. Das zeigen die Ergebnisse einer in fünf Ländern durchgeführten, repräsentativen Studie des Marktforschungsunternehmens Researchscape im Auftrag von Lucid Software. Die Daten machen deutlich, dass viele Unternehmen nicht primär ein Produktivitätsproblem, sondern ein Organisationsproblem haben.

Demnach wenden deutsche Wissensarbeiter im Schnitt etwa 6,5 Stunden für die Suche nach Informationen auf, bevor sie mit der eigentlichen Arbeit beginnen können – was fast einem ganzen Arbeitstag pro Woche entspricht. Zudem erschwert eine schlechte Koordination im Team die produktive Arbeit.

Einheitliche Informationsablage fehlt

Eine Problemquelle für den Zugriff auf Informationen ist, dass es in vielen Unternehmen an einer einheitlichen Herangehensweise für die Ablage von wichtigen, projektbezogenen Dokumenten fehlt. Weltweit sagen knapp drei von zehn Befragten, dass jede Abteilung ihres Unternehmens Dokumente anders speichert. Bei weiteren 18 Prozent unterscheidet es sich sogar je nach Projektleiter. So müssen Teammitglieder sich stets neu orientieren, um notwendige Materialien zu finden, bevor sie mit der Arbeit beginnen können.

Insgesamt sagt über die Hälfte (55 %), dass sie immer oder häufig erst Informationen zusammensuchen müssen, bevor sie mit der Arbeit beginnen können. Und ganze 27 Prozent sagen sogar, dass sie dafür pro Woche sogar zehn Stunden oder mehr aufwenden müssen. Als Folge geben ein Drittel der Angestellten (32 %) an, frustriert zu sein, weil ihnen für die Arbeit an Projekten in ihrer Organisation wichtige Informationen und Zusammenhänge fehlen.

Unklare To-Dos und verlorene Arbeitsergebnisse

Dennoch geben viele zu, dass sie selbst Probleme bei der Dokumentation von Projektfortschritten haben. Beispielsweise sagen 30 Prozent, dass sie jedes Mal oder häufig Probleme damit haben, Informationen nach Kickoff-Meetings oder Brainstormings zu aktualisieren oder zu dokumentieren. So gehen wichtige Informationen, Ideen und Fortschritte teils direkt wieder verloren. Jeder dritte Deutsche (33 %) gibt an, dass verlorene Informationen zwischen Projektschritten Innovation im Unternehmen behindern.

Dies könnte auch auf die Anzahl der Anwendungen zurückzuführen sein, mit denen Wissensarbeiter täglich arbeiten: Im Durschnitt benutzen sie 4,5 verschiedene Produktivitätsanwendungen wie E-Mail-, Messaging- oder Präsentationsprogramme bei der Arbeit – für rund ein Viertel (26 %) sind die Informationen damit über zu viele Anwendungen verteilt, was zu Frustration führt. Weiter gibt über ein Viertel (28 %) an, dass sie extrem oder sehr überfordert durch die Anzahl der verschiedenen Programme sind.

Frust und Arbeit trotz Urlaub

Auch die fehlende Koordination im Team kann negative Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen haben. Fast die Hälfte der Befragten (47 %) sagt, dass aufgrund dessen einige Projekte ihre Ziele nicht erreichen. Bei ähnlich vielen (46 %) führt es zu Frustration und 36 Prozent sagen, dass talentierte Mitarbeiter deswegen das Unternehmen verlassen. Auf der individuellen Ebene berichten Befragte von verminderter Produktivität (44 %), Frustration (43 %) und dem Gefühl, dass sie ihre Zeit verschwenden (39 %).

Diese Intransparenz und unklare Strukturen führen auch dazu, dass ganze 84 Prozent der Arbeitnehmer auch dann arbeiten müssen, wenn sie krank oder im Urlaub sind. 37 Prozent sagen, dass sie das tun, um Fragen zu beantworten. Und auch hier zeigt sich, dass dies zum Teil vermieden werden könnte, wenn Informationen leichter zugänglich wären: Denn knapp ein Drittel (31 %) muss Kolleg:innen helfen, benötigte Informationen zu finden.