KI vereinfacht Arbeit mit Excel

Im Grunde tut ChatGPT nichts anderes als das, was auch ein Mitarbeiter tun würde, wenn er sich online zu einem Thema informiert – die KI tut es nur erheblich schneller. So ruft sie innerhalb von Sekundenbruchteilen alle online verfügbaren Informationen ab und generiert eine Antwort zum Input.

Dabei spielt es keine Rolle, ob Texte, eine Liste mit Daten oder Programmcode gefragt sind. Für die Arbeit mit Excel ist ChatGPT somit in mehreren Bereichen interessant.

ChatGPT unterstützt die Erstellung von komplexen Excel-Formeln.

Testdaten für neue Excel-Projekte

Wenn aus Datenschutzgründen nicht sofort mit echten Kundendaten gearbeitet werden kann, werden Testdaten benötigt, um Tabellen zu füllen und zu prüfen, ob alle Funktionen korrekt implementiert sind. Diese Daten müssen selbstredend klar voneinander zu unterscheiden sein und im richtigen Format vorliegen.

Bislang erforderte diese Aufgabe ein spezialisiertes Tool oder einen kreativen Mitarbeiter, der sich gegebenenfalls mehrere Stunden Zeit dafür nimmt. ChatGPT hingegen gibt auf Anforderung unverzüglich eine beliebig lange Liste mit fiktiven Kundendaten im gewünschten Format aus, die sofort zur Verwendung bereit sind.

Arbeit mit komplexen Formeln

Werden für einen bestimmten Zweck mehrere ineinander verschachtelte Funktionen benötigt, ist die Gefahr hoch, dass es bei der Eingabe zu Flüchtigkeitsfehlern kommt. Zum Beispiel werden SVERWEISE- oder SUMMEWENNS-Funktionen schnell sehr lang und komplex. ChatGPT kann jedoch Abhilfe schaffen.

Sollen beispielsweise in eine Tabelle „Bestellungen“ die Preise zu Artikeln dynamisch aus einer zweiten Tabelle „Preise“ eingefügt werden, kann dies mithilfe einer SVERWEISE-Funktion realisiert werden. Um ChatGPT diese zu entlocken, müssen der KI lediglich die Informationen gegeben werden, in welcher Spalte und welcher Tabelle die Daten zu finden sind – in diesem Beispiel soll also aus einer Spalte in „Preise“ das Produkt herausgesucht und der dazugehörige Preis abgerufen werden.

Erklärungen zu erweiterten Funktionen

Gelegentlich ergeben sich bei der Arbeit mit Excel aber Situationen, in denen Formeln nicht ausreichen. Zum Beispiel können Daten nicht von allen Funktionen im selben Format verwendet werden, in dem sie angelegt wurden. Ebenso stoßen ungeübte Nutzer schnell an ihre Grenzen, wenn Excel-Tabellen in CSV-Dateien umgewandelt oder Pivot-Tabellen angelegt werden müssen.

ChatGPT kann Nutzern bei solchen Problemen mit detaillierten Erklärungen helfen. Stellt ein Nutzer eine Frage, erhält er darauf sofort eine Antwort auf Basis sämtlicher online verfügbarer Informationen zum Thema und kann mit nur wenigen Rückfragen zeitsparend ein maßgeschneidertes Tutorial erstellen lassen.

Userskripte erstellen mit ChatGPT

Was viele Nutzer nicht wissen: Excel und andere Microsoft-Office-Anwendungen können sehr gut untereinander Daten austauschen. Über Userskripte in VBA können beispielsweise in Outlook automatisch Kundendaten aus Excel-Tabellen in vorgefertigte E-Mail-Vorlagen eingefügt werden. Dies ist besonders praktisch, wenn alle Kunden, die bestimmte Kriterien erfüllen, dieselbe Mitteilung erhalten sollen – zum Beispiel bei einer Rückrufaktion.

VBA ist hierbei eine komplizierte und wenig intuitive Programmiersprache, die in der Regel hauptsächlich Spezialisten beherrschen. ChatGPT ist allerdings in der Lage, mit wenigen Prompts funktionierende Userskripte zu generieren, die im Grunde sofort einsatzbereit sind.

ChatGPT macht Excel-Anwendern das Leben leichter

Obige Beispiele sind jedoch nur vier der zahlreichen Möglichkeiten, wie ChatGPT Excel-Anwendern das Leben erleichtern kann. Werden hochspezialisierte oder zeitaufwendige Aufgaben der KI überlassen, befreit dies menschliche Kapazitäten für andere Einsatzzwecke, was Firmen letzten Endes Zeit und Geld spart.

Dennoch ist der Output von ChatGPT immer nur so gut wie die online verfügbaren Informationen und die Prompts, die der Nutzer eingibt. So unterscheiden sich die Formeln der deutschen Excel-Version von denen der englischsprachigen – ein Faktor, der beim Input berücksichtigt werden muss. Menschen, die mit Excel arbeiten, profitieren also davon, sich auch mit ChatGPT zu befassen und zu erlernen, wie sie das Beste aus der KI herausholen.

Junus Ergin

Programmierlehrer und Geschäftsführer der Developer Akademie.