Rechnung online erstellen und Datenschutz berücksichtigen: Ist das möglich?

Welche Daten gehören in eine digitale Rechnung?

Eine Rechnung sollte immer einige Pflichtdaten enthalten – das gilt sowohl für die klassische Papiervariante als auch für die Rechnung im PDF-Format. Dabei erfreut sich die digitale Rechnung immer mehr Zuspruch. Sie lässt sich schließlich am Computer ganz einfach erstellen. Gleichzeitig ist es möglich, die PDF zu bearbeiten – dazu kommen verschiedene Tools zum Einsatz, mit denen Unternehmen Texte oder Notizen hinzufügen sowie Zahlen oder Fakten hervorheben können. In jeder Rechnung sollte neben der Unternehmensanschrift und den Adressdaten des Kunden auch

– Rechnungsdatum
– Rechnungsnummer
– Steuernummer
– Zahlungshinweise
– genaue Angaben von Waren oder Dienstleistungen

enthalten sein. Zusätzlich gibt es weitere Pflichtangaben wie Mehrwertsteuer oder Leistungsumfänge, die in einer Rechnung Platz finden können. Diese Daten hängen jedoch von der Art und dem Wert der Rechnung ab. Tatsache ist, dass eine Rechnung unter die DSGVO fällt. Es ist deshalb wichtig, die Rechnung nicht nur zu erstellen, sondern sorgfältig abzuspeichern und aufzubewahren. Unternehmen haben in dieser Hinsicht buchhalterische Pflichten zu erfüllen.

Was sind buchhalterische Pflichten?

Unternehmen unterliegen der Buchhaltungspflicht. Sie müssen dazu sämtliche Eingänge und Ausgänge dokumentieren und gewissenhaft Buch führen. Zudem gilt die steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht, die nach § 257 Abs. 4 HGB 10 Jahre beträgt.

Hinweis: Keine Sorge – Unternehmen müssen die Rechnungen nicht mehr in staubigen Akten aufbewahren. Die jeweiligen Dokumente dürfen auch digital gesichert werden. Wichtig ist, dass sie zuverlässig an einem Ort lagern, der sich jederzeit problemlos abrufen lässt.

Ganz gleich, ob Unternehmen im B2B- oder B2C-Bereich tätig sind: Sie haben eine gewisse Verantwortung hinsichtlich der Daten in ihren Rechnungen zu tragen. Außerdem sind sie verpflichtet, ihre Kunden über die Speicherung von Kontakt- sowie Einkaufsdaten zu informieren. Möchte ein Kunde seine Daten vor Ablauf dieser Zeit löschen lassen, muss sein Unternehmen auf die gesetzliche Aufbewahrungspflicht hinweisen.

In diesem Rahmen ist es empfehlenswert, eine DSGVO-konforme Rechnungssoftware zu nutzen. Diese entspricht der neuesten Technologie und den aktuellsten Rechtslinien. Das ist wichtig, da zahlreiche persönliche Daten von Unternehmen und dritten Personen im Internet zum Einsatz kommen.

Was sieht die DSGVO hinsichtlich der Übermittlung von elektronischen Rechnungen vor?

Immer Unternehmen möchten nachhaltiger arbeiten und agieren. Das Verschicken von E-Rechnungen via Mail erscheint nicht nur zeitsparend, sondern ist auch kostentechnisch von Vorteil zu sein. Zahlreiche Unternehmen kennen sich mit den rechtlichen Aspekten jedoch kaum aus. Dabei ist in Art. 32 DSGVO die Sicherheit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten enthalten. Hier ist auch vom Begriff Verschlüsselung die Rede. Das bedeutet, dass ein Rechnungsversand per Mail immer mit einer Verschlüsselung einhergehen sollte. Beim Versand der Rechnung sollten Unternehmen also darauf achten, dass die Datenspeicherung pseudonymisiert und verschlüsselt erfolgt. Es handelt sich schließlich um vertrauliche Daten. Gleichzeitig sollten Unte