Erfassung der Arbeitszeit: Warum sind digitale Methoden besonders zu empfehlen?

Für die Angestellten besteht darin ein Nachweis, wie viele Stunden sie gearbeitet haben. Das Unternehmen kann die Angaben einwandfrei nachvollziehen beziehungsweise kontrollieren. Für den Arbeitnehmer kommt es insbesondere darauf an, dass er einen ausreichenden Schutz erfährt und sich darauf verlassen kann, dass die Zeiterfassung gerecht gestaltet ist.

Welche gesetzlichen Regelungen sind bei der Arbeitszeiterfassung von Bedeutung?

Die essentiellen Grundlagen des Arbeitsverhältnisses werden in Deutschland in Form des Arbeitszeitgesetzes geregelt. Ein Punkt stellt dabei auch die Erfassung der Arbeitszeit dar – für diese gilt sogar eine Pflicht. Mit Hilfe der Arbeitszeiterfassung soll eine Kontrolle möglich sein, um zu verhindern, dass es zu einer Überschreitung der maximalen Tages- beziehungsweise Wochenarbeitszeit kommt. Pro Tag sind acht Stunden erlaubt, in der Woche 40 Stunden.

Mit der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung geht allerdings nicht einher, dass der Arbeitnehmer zu jeder Sekunde durch seinen Arbeitgeber überwacht wird. Sie soll lediglich sicherstellen, dass die Zeiten, die durch den Arbeitsvertrag vorgegeben werden, im Arbeitsalltag eingehalten werden. Eine korrekte Arbeitszeiterfassung wird bereits seit einiger Zeit auch durch den EuGH, den Europäischen Gerichtshof, vorgegeben.

Wie lassen sich Arbeitszeiterfassung und Datenschutz vereinen?

Durch das Arbeitszeitgesetz wird allerdings nur festgelegt, dass grundsätzlich eine Arbeitszeiterfassung durchzuführen ist. Die genaue Form der Zeiterfassung kann jedoch frei gewählt werden.

Heutzutage stehen verschiedene digitale Möglichkeiten zur Verfügung, um neben der Arbeitszeit auch weitere Parameter und Daten zu erfassen. Dadurch ist zur gleichen Zeit also auch die Erfüllung interner Funktionen und Aufgaben möglich. Dies führt wiederum dazu, dass ein umfassendes Personenprofil des jeweiligen Mitarbeiters entsteht.

Arbeitszeiten, die auf digitalem Wege erfasst werden, sind als personenbezogene Daten zu verstehen. Aus diesem Grund müssen bestimmte Faktoren berücksichtigt werden, um den Anforderungen der geltenden Datenschutzgesetze nachzukommen. Zu diesen gehören eine Zutritts- und Zugangskontrolle, eine Weitergabe- und Eingabekontrolle sowie eine Auftragskontrolle und Verfügbarkeitskontrolle. Zudem ist eine getrennte Verarbeitung der erhobenen Daten zu garantieren.

Da das Gesetz in dieser Hinsicht keine klaren Angaben macht, liegt die Entscheidung immer beim Arbeitgeber, auf welche Art er die Arbeitszeiterfassung sicherstellt und welches System er für diese verwendet. Dennoch gelingt eine besonders einfache Arbeitszeiterfassung heute mit digitalen Zeiterfassungssystemen.

Die schriftliche Erfassung der Arbeitszeit

Einige Unternehmen erfassen die Arbeitszeiten heute noch immer schriftlich mit Hilfe eines entsprechenden Formulars.

Zwar kann dieses Formular grundsätzlich frei gestaltet werden, allerdings muss es unbedingt die relevanten Daten enthalten. Im Anschluss sind die Unterlagen für zwei Jahre aufzubewahren – das gibt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist vor.

Verschiedene Arten der elektronischen Arbeitszeiterfassung

Erfolgen kann eine elektronische Erfassung der Arbeitszeit dagegen durch die Generierung oder die Eingabe der entsprechenden Daten. Die meisten Firmen bedienen sich heute bereits diesen zeitgemäßen Möglichkeiten.

Beispielsweise wurde häufig die traditionelle Stempeluhr weiterentwickelt. Zum Beginn und zum Ende des Arbeitstages passieren die Mitarbeiter ein Gerät und zeigen an diesem einen Chip oder eine Karte vor. Mittlerweile gibt es aber auch Systeme, die per Fingerabdruck bedient werden. Die Speicherung der dabei erfassten Zeiten findet in einem digitalen System statt.

Alternativ ist es auch möglich, die entsprechenden Daten manuell einzugeben, beispielsweise über einen Onlinedienst oder ein Programm.

Die Vorteile von digitalen Arbeitszeitsystemen

Bei digitalen Arbeitszeitsystemen handelt es sich um Softwareprogramme, mit denen die Arbeitszeiten überprüft und gespeichert werden können. Die Mitarbeiter müssen sich dafür am Anfang des Arbeitstags in das jeweilige System einloggen, nach Beendigung ihrer Arbeit loggen sie sich wieder aus. Ebenfalls ist es möglich, die Pausenzeiten zu hinterlegen.

So sind die Systeme etwa in der Lage, Überstunden automatisch zu erkennen und aufzuzeichnen. Eine Hilfe stellen die modernen Anwendungen ebenfalls dar, wenn es um die Aufzeichnung von Projektzeiten bei Projektarbeiten geht. Die Arbeitsstunden lassen sich dann bestimmten Kundenaufträgen oder Projekten zuordnen. Dies erleichtert die spätere Abrechnung in hohem Maße.

Möglich ist es allerdings auch, dass die Arbeitszeiterfassung mit Hilfe von mobilen Apps erfolgt. Auch Chipformate sind erhältlich, die eine noch umfassendere Erhebung der Daten als die üblichen Chipsysteme ermöglichen. Krankheits- oder Fehltage lassen sich in den Softwareprogrammen auch hinterlegen. Sie liefern darüber hinaus informative Statistiken, beispielsweise über die Steigerung oder die Reduzierung der Tätigkeiten des jeweiligen Mitarbeiters.

Natürlich geht damit für die Unternehmen eine höhere Kontrolle einher. Sie können so Arbeitsvorgänge leicht optimieren. Es ist allerdings von großer Bedeutung, dass durch diese vielversprechenden Möglichkeiten kein zu hoher Druck auf die Mitarbeiter entsteht. Die Erfassung der Arbeitszeit muss daher unbedingt so transparent wie möglich erfolgen, damit sich die Arbeitnehmer nicht ausspioniert fühlen.

Zu den größten Vorteilen der digitalen Arbeitszeiterfassung gehört, dass die Zeiten, die durch innovative Softwareprogramme erhoben wurden, im Nachhinein nicht mehr wiederholt kontrolliert werden müssen. Im Gegensatz zu Arbeitszeiten, die manuell erfasst werden, sind schließlich kaum Fehleingaben möglich, wodurch sich viel Zeit und Aufwand sparen lassen. Die Arbeitszeiterfassung zeichnet sich daneben durch eine wesentlich höhere Fairness aufgrund ihrer Transparenz aus. Auch Manipulationen im Nachgang sind nicht möglich. Da ebenfalls die Überstunden minutiös erfasst werden, können diese von Seiten des Arbeitgebers nicht mehr „übersehen“ werden.

Die gesetzlichen Vorgaben für die maximalen Arbeitszeiten und die vorgegebenen Pausen- und Ruhezeiten sind in den Softwareprogrammen in der Regel hinterlegt. So fällt die Einhaltung einfacher. Sämtliche Pausenzeiten und Arbeitsstunden werden von den Programmen gegeneinander aufgerechnet, sodass für alle Beteiligten zu jeder Zeit ein praktischer Überblick besteht.

Darüber hinaus weisen viele Systeme auch eine Schnittstelle zu DATEV auf. Damit ist zum Beispiel eine einfache Übermittlung der Daten an den Steuerberater möglich, der daraufhin die Lohnabrechnung vornehmen kann. Auch, wenn eine Digitalisierung der Buchhaltung unternehmensintern geplant wird, ist es sinnvoll, digitale Zeiterfassung- beziehungsweise Lohnabrechnungssysteme zu nutzen.

Die passende Methode auswählen

Die Entscheidung, welche Methode zur Arbeitszeiterfassung für das eigene Unternehmen die richtige ist, muss jeder Arbeitgeber selbst treffen. Allerdings sollten dabei unterschiedliche Faktoren einbezogen werden, wie zum Beispiel die Art des Unternehmens. Führen die Mitarbeiter vor allem klassische Bürotätigkeiten aus, findet häufig keine genaue Arbeitszeiterfassung statt.

Eine Rolle spielt jedoch ebenfalls die Unternehmensgröße. Sinnvoll sind digitale Programme für die Erfassung der Arbeitszeit insbesondere bei sehr großen Firmen. Dennoch ist es auch für kleine Unternehmen sinnvoll, sich für ein digitales System zu entscheiden und durch dieses wertvolle Ressourcen im Arbeitsalltag einzusparen.