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So wie Online-Banking den Bankschalter fast abgelöst hat, löst Online-Buchhaltung heute Ihren Schreibtischrechner sowie dicke Buchhaltungsordner ab. Möglich wird das durch SaaS (Software as a Service), und das funktioniert so: In zentralen Rechenzentren stehen hochsichere Server, die alle Daten des Unternehmers privat und zugriffssicher speichern. Die Arbeit erfolgt über das Internet. Nie wieder eine Buchhaltungssoftware mühsam am eigenen Rechner installieren. Nie wieder zittern, funktioniert das gekaufte Programm? Ist mein Computer kompatibel? Habe ich alles richtig bedient und konfiguriert? Sind nach dem Update meine Daten noch da? Probleme, die nichts mit der Buchhaltung selbst oder gar mit der eigenen Arbeit zu tun haben. Verlorene Zeit.
Weil sich viele Unternehmen einen Service teilen, sind die Kosten moderat. Schon ab 10 Euro pro Monat sparen Sie sich die Kosten für die zeitraubende Anschaffung, Installation und Wartung. Dafür erhalten Sie automatische Aktualisierungen, automatische Archivierung und Backup Ihrer Daten.
Egal, von wo oder von welchem Gerät aus: Mit modernen Programmen erhalten Sie zu jeder Zeit Zugang zu Ihrer Buchhaltung – über Ihren PC, Ihren Laptop, Ihr Tablet oder Ihr Smartphone. Ebenso von jedem internetfähigen Gerät eines Partners, Freundes oder Hotels. Egal, welches Betriebssystem oder welchen Browser Sie verwenden. Zeit- und ortsunabhängig zu arbeiten kommt dem oft turbulenten unternehmerischen Alltag entgegen.
Einen Ordner mit allen Belegen und allen Ausdrucken? Den können Sie natürlich weiterhin aufheben. Besser: Laden Sie die Belege ins System zur Buchung hoch. So müssen Sie nie wieder nach einem Ausdruck suchen. Auch bei Rechnungen an Ihre Kunden, die Sie in Windeseile erstellen, haben Sie je nach Vorliebe die Wahl: Sie können sie elektronisch oder wie bisher in Papierform versenden und empfangen.
Die Online-Buchhaltung unterstützt Sie dabei, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen: Sie können damit Aufzeichnungen wie Wareneingangs- und Anlagenbuch nachweisen oder die verschiedenen Finanzamtsmeldungen erstellen. Außerdem speichert es Ihre Belege, so lange Sie wollen: Finanzaufzeichnungen müssen laut Gesetz über zehn Jahre aufbewahrt werden und dürfen nachträglich nicht bearbeitbar sein (Radierverbot – Adieu MS Excel!).
Intuitiv mag der Rechner unter dem eigenen Schreibtisch oder der Server in der schlecht gekühlten, staubigen Besenkammer sicherer wirken, als ein Hochsicherheits-Rechenzentrum – weil wir ihn sehen und anfassen können. Dabei ist das in Wahrheit das Problem: Haben Sie ein Backup gemacht? Wurde die neue Putzkraft richtig instruiert? Hat die Spülmaschine eine Überschwemmung verursacht? Ihr Lieblings-Techniker ist im Urlaub? Diese Abhängigkeiten müssen Sie heute nicht mehr eingehen, diese Risiken können Sie eliminieren!
Umfassende und ausgereifte Sicherungs- und Sicherheitskonzepte sowie ein modernes Zugriffs-, Identifikations- und Berechtigungsmanagement sorgen dafür, dass Ihre Daten in der Cloud DSGVO-konform nur Ihnen gehören. Und natürlich können Sie jederzeit eigene Sicherheitskopien downloaden.
Auch dank Smartphone-Applikationen können administrative Tätigkeiten vor Ort erledigt werden (z.B. Belegerfassung, Rechnung bzw. Bon ausstellen, Zeitaufzeichnung, Fahrtenbuch). Die Zusammenarbeit mit Beratungen oder dem eigenen Team im gemeinsamen System ist möglich. Jeder Rolle können unterschiedliche Rechte zugewiesen werden. So kann Ihr Team etwa Rechnungen ausfertigen, aber nur Sie können die Geschäftszahlen einsehen. Oder Ihre Buchhalterin oder Ihr Steuerberater bekommt Zugang zu Geschäftszahlen und Finanzamtsmeldungen ohne Einblick in weitere Details.
Buchhaltungsprogramme leisten heute viel mehr, als bloß Zahlen zu speichern. Sie übernehmen Fakturierung, Kunden- und Lieferanten-Management oder zeigen tagesaktuelle Unternehmenszahlen. Damit liefern sie wertvolle Kennzahlen für Unternehmensplanung, Risikomanagement und Controlling.
Natürlich nur, wenn Sie ihn lassen. Steuerberater und Buchhalter begleiten kleine Unternehmen heute oft von der Firmengründung weg und leisten wertvolle kaufmännische sowie strategische Beratung. Wenn aber Aufzeichnungen zeitverzögert und lückenhaft durchgeführt werden, kann auch der beste Steuerberater nicht helfen. Systeme, die die Zusammenarbeit in Echtzeit zwischen Beratern und Klienten ermöglichen, können hier sehr hilfreich sein: Wenn Sie es erlauben, kann Ihr Steuerberater jederzeit die Zahlen ansehen und Sie kontaktieren, sollte es aus seiner Erfahrung notwendig erscheinen.
Gründe für eine Insolvenz sind selten die schlechte Auftragslage oder Forderungsausfälle, sondern in drei von vier Fällen mangelnder kaufmännischer Weit- und Überblick. Eine nicht rechtzeitig berücksichtigte Steuer- oder Versicherungs-Nachbemessung kann zum falschen Zeitpunkt existenzbedrohend sein. Es geht daher nicht „nur um Buchhaltung“. Gute, einfache Programme und rasche Buchung sind Leuchttürme im Sturm des laufenden Geschäftes und helfen, die betriebswirtschaftliche Kontrolle nicht zu verlieren.
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