In 3 von 4 Büros wird noch gefaxt

Schreibmaschine, Rohrpost oder Diskette – einiges von dem, was mal als modernster Bürostandard galt, gehört heute längst der Vergangenheit an. Ein Urgestein der Bürokommunikation aber hält sich trotz Alternativen hartnäckig – das Faxgerät. In drei Viertel (77 Prozent) der deutschen Unternehmen kommt das Fax noch immer zum Einsatz.

Jedes vierte Unternehmen (25 Prozent) nutzt es sogar noch häufig oder sehr häufig. Das sind Ergebnisse einer Studie im Auftrag des Digitalverbands Bitkom, für die 604 Unternehmen in Deutschland, die mehr als 20 Beschäftigen haben, befragt wurden.

Insgesamt geht die Faxnutzung damit nur langsam zurück: 2023 faxten dem Verband zufolge insgesamt noch 82 Prozent der Unternehmen. 2022 waren es noch 88 Prozent, 2020 noch 92 Prozent und 2018 sogar noch 95 Prozent. Auch die Intensität der Nutzung nimmt demnach ab: 2018 war der Anteil derer, die häufig oder sehr häuf Faxe verschickten mit 49 Prozent etwa doppelt so hoch als in diesem Jahr.

„Zwar ist die Faxnutzung in deutschen Unternehmen seit Jahren rückläufig, trotzdem geht der Wandel erstaunlich langsam vonstatten – gerade, wenn man bedenkt, dass es längst komfortablere und sichere Wege gibt“, so Daniil Heinze, Referent Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom.

Widerstandskräfte

Die Gründe, warum viele der Befragten noch immer am Fax festhalten, sind vielfältig. 56 Prozent der Unternehmen, die noch faxen, gaben an, dies sei in der Kommunikation mit Behörden unumgänglich. 43 Prozent faxen, weil es sicherer als der Postweg sei und 35 Prozent halten daran fest, weil sie gut funktionierende und etablierte Faxprozesse haben.

Jeweils 27 Prozent faxen aus Gewohnheit beziehungsweise, weil sie in der Regel ein Zustellungsnachweis benötigen. Heinze: „Alternativen zum Fax sind zum Beispiel die digitale Signatur, der EDI-Standard oder spezielle E-Mail-Formate, die auch rechtssichere Zustellnachweise bieten. Damit diese effizienteren und sichereren Alternativen lange etablierte Faxprozesse ablösen, braucht es die Bereitschaft auf allen Seiten, bestehende Lösungen zu hinterfragen und sich auch neues digitales Knowhow anzueignen.“

Laut Umfrage meinen 25 Prozent der Unternehmen, die faxen, dies tun zu müssen, um den Anforderungen ihrer Kundschaft gerecht zu werden. Weitere 10 Prozent faxen, um rechtliche Vorgaben zu erfüllen. 7 Prozent nutzen das Fax, weil sie meinen, es sei sicherer als digitale Kommunikation und bei 6 Prozent dient das Fax als Backup, wenn digitale Systeme ausfallen.

Vor diesem Hintergrund gib Bitkom-Experte Heinze zu bedenken: „Insbesondere bei der Verschlüsselung von Daten haben die digitalen Kanäle dem klassischen Fax einiges voraus. Digitale Faxgeräte kombinieren dies und übertragen die Daten mit speziellen Faxprotokollen über das Internet statt wie ursprünglich über Telefonleitungen. Im Vergleich zu einer Standard-E-Mail bietet das digitale Fax häufig eine automatische Empfangsbestätigung, ist weniger fälschungsanfällig und eignet sich auch für rechtsichere Kommunikation.“

Auch Ausdruck nicht tot zu kriegen

72 Prozent der Unternehmen, die faxen, nutzen einen modernen Fax-Standard, bei dem das Fax beispielsweise als E-Mail versandt und empfangen wird. Ein Viertel (24 Prozent) setzt sogar ausschließlich darauf. Demgegenüber setzen 18 Prozent der faxenden Unternehmen nur auf den älteren Standard, bei dem das Fax noch klassisch per Ausdruck versandt wird. Insgesamt nutzen zwei Drittel der faxenden Unternehmen (auch) den älteren Standard.