Digitale Prozesse sparen Zeit und Geld – sowie Papier

Nach Angaben der Papierindustrie wurden im Jahr 2022 in Deutschland knapp 18 Millionen Tonnen Papier verbraucht. Damit ist der durchschnittliche Verbrauch pro Person im Vergleich zu 2020 zwar um 35,4 Kilogramm auf 211,6 gesunken, doch weltweit liegt Deutschland im Vergleich zu anderen Industrieländern nach wie vor an der Spitze des Papierverbrauchs – gefolgt von den USA und Japan.

Einen großen Anteil am Gesamtpapierverbrauch haben Unternehmen. Allein die Papier- und Tonerkosten summieren sich in Unternehmen auf rund 200 Euro pro Mitarbeiter*in und Jahr. Sie könnten aber ihre Geschäftsprozesse verstärkt digitalisieren und daher weitgehend auf Papier verzichten. Was laut Adobe-Studie 89 Prozent der befragten Unternehmen auch umsetzen wollen. Allerdings hat erst ein knappes Viertel Maßnahmen ergriffen, um papierloser zu arbeiten.

Papierlose Prozesse senken Kosten

„Der Umstieg auf papierloses Arbeiten ist für jedes Unternehmen sinnvoll“, sagt Murat Erimel, Group Manager bei Adobe. „Papierlose Prozesse sind ein eleganter Weg der Kostendisziplin: Sie steigern die Effizienz, verbessern die Arbeitsbedingungen und sparen bares Geld.“ So sanken bei fast zwei Drittel der Befragten (63) durch den Umstieg auf ein papierloses Büro die Kosten durch verringerten Papierverbrauch und Druckkosten, Remote-Arbeit mit Zugriff auf Cloud-Dokumente oder Einsparung von Lager- und Archivfläche. Wer verstärkt auf digitale Arbeitsabläufe setzt, arbeitet auch effizienter. 94 Prozent gaben an, sie hätten hohe bis sehr hohe Effizienzsteigerungen erreicht. Für rund 40 Prozent der Befragten stand auch die Customer Experience im Mittelpunkt. „Die Kommunikation mit Kund*innen, die digitale Datenspeicherung bis hin zur elektronischen Signatur verbessert das Kundenerlebnis“, sagt Murat Erimel.

Acrobat Pro mit KI

Solche Funktionen bietet zum Beispiel Acrobat Pro, mit der sich Dokumente am Desktop, mit Smartphone und im Web unterschreiben, elektronische Unterschriften einholen, PDF-Dateien bearbeiten und mit anderen abstimmen lassen – auf jedem Gerät und ohne dass die Unterzeichnenden ein eigenes Acrobat-Konto benötigen. Neu bei Acrobat Pro ist ein KI-Assistent, über den sich aus dem geöffneten Dokument Fragen zu Inhalten beantworten lassen. Außerdem kann der KI-Assistent lange PDF-Dokumente in Sekundenschnelle scannen, zusammenfassen und verteilen. Bei Zusammenfassungen referenziert der intelligente Assistent inclusive Quellenangabe und bietet anklickbare Links zu den jeweiligen Stellen im Dokument. Als Abo ist Acrobat Pro bereits ab 15,46 € pro Monat verfügbar. Und zum Testen vorher gibt es Acrobat Pro 7 Tage kostenlos.

Ein Selbstläufer ist die Umstellung auf papierlose Prozesse jedoch nicht. Zwar war die Umstellung auf papierreduziertes Arbeiten laut den Unternehmen, die bereits umgestellt haben, gut planbar und sie hatten den Aufwand für die Implementierung richtig eingeschätzt. Aber bei fast der Hälfte der Unternehmen (46) gab es bei den Mitarbeiter*innen zunächst Widerstand aufgrund alter Gewohnheiten. Bei einer vergleichbaren Befragung des Bitkom im Frühjahr 2023 gaben zum Beispiel knapp die Hälfte der Unternehmen an, sie hätten das Bedürfnis zusätzlich zur digitalen Speicherung weiterhin analog zu speichern. Und 42 Prozent bekannten, aus Gewohnheit auf Papier auszudrucken. Wer sich aber als Unternehmen gegen die interne Skepsis durchgesetzt hat, punktet auf lange Sicht auch intern. Laut Adobe-Studie bewertet in neun von zehn Unternehmen ein Großteil der Belegschaft das papierlose Arbeiten als gut bis sehr gut.

Investitionskosten amortisieren sich schnell

Trotz dieser positiven Erfahrungen tun sich bisher einige Unternehmen schwer, die Digitalisierung voranzutreiben. Ein Grund: Investitionskosten. 45 Prozent der Unternehmen, die bisher nicht auf ein papierloses Arbeiten umgestellt haben oder sich anfangs schwer damit taten, nennt als Grund die Anschaffungskosten digitaler Lösungen. Dazu kommen bei einem Drittel Bedenken bezüglich des Datenschutzes und der Datensicherheit und 32 Prozent gaben an, es fehle technisches Know-how im eigenen Unternehmen.

Dabei geht es bei der Digitalisierung im ersten Schritt nicht um bereichsübergreifende Abläufe. Mit ersten, überschaubaren Teilprozessen wie elektronische Signaturen oder Textkorrekturen direkt im PDF lassen sich interne Hürden überwinden und nachhaltige Erfolge erzielen. Die Prozesse, die bisher am häufigsten digitalisiert wurden, sind bei 60 Prozent der Unternehmen Bestellungen, bei rund der Hälfte Archivierung, Finanzbuchhaltung und Kundensupport. Hierfür kommen bei vier von fünf Unternehmen Dokumentenmanagement-Systeme wie Adobe Acrobat Pro oder SharePoint zum Einsatz. Den Bedarf, Unterschriften digital zu erfassen, sehen aktuell 27 Prozent der Unternehmen, wobei 45 Prozent bereits elektronische Unterschriftensysteme wie AdobeSign einsetzen. Luft nach oben gibt es noch im Bereich des Vertragsmanagements, den Reisekosten sowie dem Recruiting.

Zur Studie

Für die Studie hat Statista 400 Unternehmen mit einer Größe von zehn bis 1.000 Beschäftigten im Zeitraum vom 11. Dezember 2023 bis 3. Januar 2024 befragt. Die Befragten waren in verschiedenen Bereichen der Unternehmen tätig, vom Einkauf über den Vertrieb bis hin zur Verwaltung.