Ohne Lizenzmanagement drohen hohe Kosten und viel Ärger

Trotz dieser ernsthaften Bedrohungen sowohl für das Unternehmen als auch die verantwortlichen Einzelpersonen wird das Thema immer noch weitgehend vernachlässigt. Das zeigt eine Umfrage der Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft KPMG, die unter anderem für Microsoft die Einhaltung von Volumenlizenzverträgen überprüft.

Demnach hat ein Drittel der Firmen keine Richtlinien für den Umgang mit Softwarelizenzen, ein Viertel keine Richtlinien für die Internetnutzung, über drei Viertel haben kein Lizenzinventar und mehr als ein Drittel führt keine regelmäßige Bestandsaufnahme der verwendeten Lizenzen durch. Wenigstens ist das Problem bekannt: 40 Prozent stuften bei der Umfrage ihr eigenes Lizenzmanagement als verbesserungswürdig ein.

Microsoft ist bestrebt, selbst mit kleinen Firmen einen Volumenlizenzvertrag abzuschließen. Möglich ist das bereits ab fünf Lizenzen, bei denen es sich auch um unterschiedliche Produkte handeln kann. Vorteil des als „Open License“ bezeichneten Modells sei, dass Firmen dann nur eine Vertragsnummer häten, unter der zwei Jahre lang auch weitere Lizenzerwerbungen zusammengefasst würden, so die Microsoft-Lizenzexpertin Irene Kisse.

Der Vertrag kommt einfach durch die Bestellung eines Lizenzpaketes bei einem Microsoft-Händler zustande. Das Volumen der Erstbestellung ist entscheidend für die Einordnung des Vertrages in eine Preisstaffel. „Open Value“ ist die erweiterte Variante der Open License: Der Vertrag läuft über drei Jahre, die Anzahl der PCs im Unternehmen bestimmt die Preisstaffel, und die Lizenzen werden ausschließlich mit „Software Assurance“ angeboten.

Firmen mit mehr als 250 PCs bietet Microsoft die „Select License“ und das „Enterprise Agreement“ an. Select entspricht im Wesentlichen der Open-Lizenz für kleinere Firmen, Unterschiede sind die dreijährige Laufzeit und die Einstufung in eine Preisstaffel aufgrund der geschätzten Abnahmemenge in diesem Zeitraum – was anschließend natürlich überprüft wird. Beim Enterprise Agreement sind die Lizenzen immer mit der Software Assurance verknüpft.

Außerdem sind – je nach Produkt – mit einer Volumenlizenz teilweise erweitere Funktionen und Nutzungsrechte verbunden, die für Unternehmen durchaus wichtig werden können. Dazu gehört etwa die Mehrsprachigkeit von Office-Paketen. Ist Standardisierung nicht notwendig, empfiehlt Kisse die Lizenzformen Open License, Open Value, Select License und das ab ersten Oktober 2008 verfügbare Select Plus. Wird jedoch eine Standardisierung der Software gewünscht, verweist Kisse auf Open Value Company-wide, Open Value Subscription, ein Enterprise Agreement oder eine Enterprise Agreement Subscription.