Microsoft erweitert Privatsphäre-Check für Office-Dokumente

Microsoft hat sein Werkzeug Office Document Inspector aktualisiert, das Nutzer daran hindern soll, versehentlich private Daten weiterzugeben, wenn sie Office-Dokumente anderen verfügbar machen. Es steht für Office 2013 und 2010 zur Verfügung.

Auf Deutsch heißt dieser Office-Baustein offiziell Dokumentinspektor. Besser bekannt ist er als Menüpunkt „Auf Probleme überprüfen“ unter Datei und dem Unterpunkt Info. Anwender können damit sicherstellen, dass Dateien etwa keine persönlichen Fußnoten und Anmerkungen mehr enthalten, wenn sie sie per E-Mail versenden oder in Cloud-Ordnern freigeben. Der Dokumentinspektor kontrolliert Metadaten wie den Autorennamen, Datei-Eigenschaften, benutzerdefinierte XML-Daten, Kopfzeilen, Fußzeilen und Wasserzeichen sowie jegliche nicht sichtbaren Inhalte, etwa ausgeblendeten Text.

Die jetzigen Neuerungen stellt Office-Program-Manager Steve Kraynak in einem Blogbeitrag vor. Demnach gibt es zwei neue Module für Word und PowerPoint, aber gleich zehn für Excel. Dazu zählen eine Suche in eingebetteten Dokumenten, Makros und ActiveX-Controls. Excel-spezifisch sind beispielsweise Checks für Pivot-Tabellen.

Kraynak schreibt: „Wir halten das für ein wertvolles Werkzeug, um viele wichtige Punkte aufzudecken, die versehentlich private Daten enthalten könnten. Trotzdem sollten Sie, wenn Sie Dateien weitergeben, daran denken, dass es Punkte gibt, die auch dem Dokumentinspektor entgehen. Er ist nicht dafür gedacht, übliche Kontrollen zu ersetzen, etwa technische und juristische Prüfung, Peer-Review oder Schlussredaktion.“

Microsoft hatte vergangenen Monat seine marktführende Office-Suite für iOS kostenlos gemacht – inklusive Bearbeitungsfunktion. Diese stand bisher nur für Office-365-Abonnenten zur Verfügung. Außerdem liegt seither eine Beta-Version für Android vor. Eine Final für Android soll Anfang 2015 erscheinen.

Zu den aktuellen Schwerpunkten der Weiterentwicklung zählt eine Integration der Suchmaschine Bing. Diese Woche findet sie sich erstmals in einer Office-Komponente, nämlich Word Online. Der offizielle Name lautet „Insights for Office“. Die Funktion nutzt das aktuelle Dokument als Kontext. Microsoft zufolge können dadurch nicht etwa mehrere Ergebnisse, sondern das eine richtige Ergebnis eingeblendet werden. Der Suchvorgang lässt sich auch übers Kontextmenü starten.

[mit Material von Tom Jowitt, TechWeekEurope.co.uk]

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