Microsoft Office 2003 Beta 2

Von den meisten Optimierungen in Office 2003 profitieren nur die Großanwender. So bietet neue XML-Integration der Suite viele Vorteile für die Intranet-Systeme von Unternehmen, da sie den Austausch von Informationen zwischen verschiedenen Programmen unterstützt und mehr Optionen zur Zusammenarbeit bietet. Firmenkunden sollten dieser Beta-Version daher ruhig eine Chance geben. Falls bis zur Endversion jedoch keine nennenswerten Änderungen mehr stattfinden, werden Privatkunden kaum einen Grund zu einem Upgrade haben.

Setup und Bedienung

Bevor man die Beta-Version von Office 2003 ausprobieren kann, muss man sie erst einmal auf seinen PC bekommen. Leider lässt sie sich jedoch nur unter Windows 2000 oder XP installieren, sehr zum Nachteil der Benutzer älterer Betriebssysteme wie Windows 95 oder 98. Fairerweise muss allerdings gesagt werden, dass Office 2003 auf diesen älteren Betriebssystemen eventuell nicht richtig ausgeführt werden kann. Wer nun aber das richtige Betriebssystem besitzt, muss zunächst Versandgebühren (19,95 US-Dollar) entrichten, um sich die neue Beta-Version zu sichern. Offizielle Beta-Tester erhalten die CDs dagegen umsonst. (Anmerkung: ZDNet spricht keine Empfehlung für die Installation des Beta-Codes aus. Diese erfolgt auf eigene Gefahr.)

Die Installation von Office 2003 Beta führt den Anwender durch den inzwischen vertrauten Vorgang der Produktaktivierung, der bereits in Office XP Premiere hatte und die Suite an einen Desktop-PC bzw. an ein Notebook bindet. Da Office 2003 jedoch den Windows Installer 2.0 verwendet, ist es nicht länger erforderlich, nach dem Abschluss der Installation den Rechner neu zu starten, wie dies bei den früheren Versionen der Suite der Fall war. Ein angenehmer Aspekt.

Wie gewohnt, kann man auswählen, welche Anwendungen auf der Festplatte installiert werden sollen, so dass nicht benötigte Tools und Features nicht übernommen werden. Die meisten im Installationsvorgang von Office 2003 vorgenommenen Verbesserungen betreffen nur große Unternehmen, die diese Suite einsetzen. So können diese bei der Installation von der CD oder von einem Netzlaufwerk aus einen lokalen Cache für die Installationsdateien einrichten, wodurch spätere Änderungen, wie z. B. das Hinzufügen zunächst nicht installierter Tools oder Anwendungen, auch ohne CD oder Netzwerk-Zugang vorgenommen werden können.

Oberflächliche Änderungen
Das Aussehen der Office-Anwendungen hat sich zum Teil stark, zum Teil aber auch gar nicht oder nur wenig verändert. Outlook 2003 wurde offenbar am stärksten überarbeitet, mit einem ganz neuen Vorschaufenster, das nun doppelt soviel Text der Nachricht anzeigt, mit benutzerdefinierbaren Suchordnern und mit der Fähigkeit, zwei Kalender nebeneinander anzuzeigen.

Andere Anwendungen, darunter auch Word, sind mit ihren Vorgängern mehr oder weniger identisch. So sind z. B. die Symbolleiste und der Aufgabenbereich von Word ein bisschen knalliger und bunter als in früheren Versionen aufgemacht, was dann aber auch schon die größte Veränderung darstellt. Es gibt nur eine bemerkenswerte Änderung bei der Benutzeroberfläche: Damit digitale Dokumente einfacher gelesen werden können, versucht der Lesemodus (über die entsprechende Schaltfläche in der Symbolleiste zu aktivieren), die Dokumente so zu formatieren, dass sie wie gedruckte Dokumente aussehen, ähnlich wie in Adobe Acrobat. Im Gegensatz zum Acrobat Reader oder der früheren Druckvorschau können die Dokumente nun jedoch auch im Lesemodus weiterhin bearbeitet werden. Auf einem LCD-Monitor werden Texte jetzt also gestochen scharf angezeigt, was für die Durchsicht von langen Dokumenten ideal ist.

Features

Wie jede andere Neuauflage von Office bietet auch diese Version eine Vielzahl an Weiterentwicklungen und Zusätzen. Allerdings ist Office inzwischen so ausgereift, dass Neues nicht unbedingt auch besser sein muss – zumindest, was Privatkunden und kleinere Firmen anbelangt.

Outlook: Neu und besser
Microsoft wirbt vor allem mit der verbesserten Funktionalität von Outlook – und dies mit gutem Grund. Obwohl Outlook nach wie vor nicht gerade der perfekte Mail-Client und Terminplaner ist, lässt sich diese Version doch erheblich einfacher benutzen und wartet mit einer Menge neuer Features auf. So können die Nachrichten und Antworten aus langen Korrespondenzen nun gruppiert werden, wodurch man die neueste Nachricht schnell erkennen oder auf eine beliebige Nachricht antworten kann. Außerdem können wichtige Nachrichten nun durch einen einfachen Klick gekennzeichnet werden (was in Outlook Express bereits möglich ist). Der Clou ist jedoch, dass man die Suchordner von Outlook anpassen und neue Ansichten aus ihnen erstellen kann, so z. B. für E-Mails der letzten Woche oder E-Mails von heute. Auf diese Weise kann man wichtige E-Mails herausfiltern und nur Nachrichten mit bestimmten Eigenschaften anzeigen. Außerdem hat man in Outlooks neuem Lesebereich mehr Platz zum Lesen der Nachrichten als in früheren Outlook-Versionen. Wer den Bildschirm mit den drei vertikalen Bereichen als zu überfüllt empfindet, kann die Oberfläche von Outlook anpassen und beispielsweise den Lesebereich wie bei Outlook 2002 unten platzieren.

Outlook hat nun endlich Anti-Spam-Maßnahmen integriert, unter anderem einen eingebauten Filter sowie die Fähigkeit, Listen von akzeptierten Domänen (Weiße Listen) und unerwünschten Domänen (Schwarze Listen) zu erstellen oder sogar zu importieren. In der 2003-Version identifiziert Outlook die unerwünschten E-Mails nicht nur, es verschiebt diese sogar automatisch in einen neuen Junk-E-Mail-Ordner (bzw. löscht diese automatisch, wenn man dies wünscht). Bei früheren Versionen von Outlook musste man Regeln für den Posteingang erstellen, was ziemlich Nerven kosten konnte. In der kurzen Testphase mit Outlooks Anti-Spam-Filter fing dieser allerdings nur eine von drei Junk-E-Mails ab. Das ist zwar besser als nichts, doch wäre es wünschenswert, wenn man verschiedene Sprachen und Zeichensätze blockieren könnte, um sich vor Porno-Angeboten aus Übersee zu schützen.

Weitere Neuigkeiten
Word besitzt nun eine Formatsperre, mit der man das Format und Layout jedes Dokuments sperren bzw. die Anzahl der von anderen Benutzern verwendbaren Formate beschränken kann, wodurch im Prinzip eine Dokumentvorlage entsteht. Dies dürfte für Unternehmen interessant sein, die möchten, dass alle ihre offiziellen Dokumente gleich aussehen. PowerPoint und Access bieten nun auch SmartTags, diese mitunter störenden doch zumeist praktischen Symbole, die automatisch eingeblendet werden, um bestimmte Angaben wie Adressen, Namen und andere wichtige Daten zu kennzeichnen, wie dies bei Excel und Word bereits der Fall ist.

Zusätzlich zum üblichen Repertoire kommen nun zwei brandneue Programme zum Toolkit hinzu, die Microsoft möglicherweise mit der endgültigen Office-Suite bündeln wird. OneNote, ein in Zukunft vielleicht unerlässliches Programm zum Aufzeichnen und Erfassen von Daten, wird besonders all die Benutzer ansprechen, die sich häufig Notizen machen, vom Studenten bis hin zum persönlichen Assistenten. InfoPath, früher unter dem Namen X-Docs bekannt, erweitert die Fähigkeit einzelner Office-Anwendungen, Daten über kompatible Server zu sammeln und auszutauschen.

XML: Mit allem Drum und Dran
Die wichtigste Weiterentwicklung von Office 2003 zielt nur auf die Geschäftswelt ab: Eine verbesserte Integration von XML (Extensible Markup Language) für Unternehmen, die den XML-Standard in zunehmendem Maß für das Importieren von Daten aus entfernten Quellen einsetzen, so z. B. aus Geschäftsprozessen oder Online-Informationssystemen. Die Hauptanwendungen in Office 2003 -Word, Access und Excel – können Dokumente mittels XML-Daten erstellen, die sie von anderen Anwendungen oder Online-Services erhalten haben. Word kann beispielsweise Zahlen aus einer Vertriebsanwendung entnehmen, die ihre Daten im XML-Format bereitstellt, um dann automatisch Tabellen für einen wöchentlichen Bericht zu erstellen. Zudem speichert Word 2003 XML-Dokumente in einer einzigen Datei ab.

Alle Office-Anwendungen sind in der Lage, XML-Dokumente zu erstellen und zu verwalten, wobei sie auf der Basis von XML Daten und Dokumente gemeinsam nutzen. Für die Endanwender ist das Thema XML jedoch kaum relevant, da der XML-Code nahtlos in die einzelnen Anwendungen integriert ist. Benutzt eine Firma XML zum Austausch von Daten, ist es dagegen möglich, beim Erstellen von Dokumenten oder Tabellenblättern Zeit einzusparen. Dank InfoPath können Unternehmen die XML-Funktionalitäten für das Erfassen und Gruppieren von Daten nutzen, um interaktive Befragungen und Formulare für die Eingabe und Verwaltung von Daten zu erstellen. So kann z. B. eine Poststelle InfoPath-Formulare zum Erfassen und gemeinsamen Nutzen von Lagerdaten einsetzen. Natürlich ist diese Option für die meisten Verbraucher und kleinere Firmen oder Heimbüros nicht wirklich von Belang.

Mit den Jahren hat sich auch Microsoft Office immer mehr an das Internet angepasst. Office 2003 führt diese Tradition fort, indem es mehr Tools für die Online-Zusammenarbeit bietet. Das neue SharePoint Team Services 2.0 (das mit den noch nicht erschienenen Produkten Windows Server 2003, Internet Information Services (IIS) und SQL Server läuft) bietet einen Arbeitsbereich, in dem Mitarbeiter gemeinsam auf Dokumente zugreifen können. SharePoint beinhaltet zudem einen neuen Arbeitsbereich für Meetings, über den Online-Präsentationen abgehalten, Sitzungsprotokolle bereitgestellt und sämtliche Materialien und Folgemaßnahmen verwaltet werden können.

Service und Support

Der Support für diese Beta-Version von Office 2003 ist erheblich besser als das sonst bei Beta-Software übliche Support-Angebot. Allerdings bietet Microsoft, wie gehabt, auch für diese Beta-Version nicht den persönlichen Telefon- oder E-Mail-Support, den man für ein freigegebenes Produkt erhält. Dafür hat man von Microsofts Website aus Zugang auf Newsgroups mit anderen Beta-Anwendern, und man kann sich zur Beta-Office-Website begeben, wo man Vorlagen herunterladen und Artikel lesen kann. Sobald die Suite offiziell auf den Markt kommt, werden die üblichen Support-Optionen von Microsoft zur Verfügung stehen, unter anderem eine erstklassige Wissensdatenbank und teure Telefonate.

Office Pro 2003 führt keine neuen Reparatur-Funktionen ein, sondern behält die Optionen „Check For Updates“ und „Detect And Repair“ des Hilfemenüs bei, die online gehen und nach Updates oder Patches suchen und etwaige beschädigte oder korrupte Dateien reparieren. Es wäre wünschenswert, wenn Office in den Update-Prozess von Windows integriert würde, der automatisch den PC scannt und Updates vorschlägt. So müsste man nicht auf zwei verschiedene Quellen zurückgreifen – eine zum Patchen von Windows und eine zur Reparatur von Office. Leider wird dies in dieser Version noch nicht umgesetzt werden.