Outlook-Tipps für IT-Manager

Einstellung von Access zum Versand von Reports über Outlook

Sie versenden Access-Reports immer noch per Post oder Fax? Dann sind Sie sich sicher auch darüber im Klaren, dass Ihre Anwender Wichtigeres zu tun haben, als ein Faxgerät zu überwachen oder auf den Postboten zu warten.

Es gibt eine schnellere Möglichkeit, Informationen den Leuten zukommen zu lassen, die sie benötigen: Reports lassen sich mit Hilfe des Standard-E-Mail-Clients von Access aus versenden. Dieser Vorgang verläuft fast in Echtzeit und lässt sich leicht automatisieren. In den hier angeführten Beispielen werden Access 2002 und Outlook Express 6 verwendet.

Informationen auf manuellem Wege weitergeben

Access beinhaltet einige Menübefehle für den manuellen Versand von Objekten. Der Prozess muss also nicht automatisiert werden. Muss man nur gelegentlich Objekte versenden, lässt sich dafür genauso gut die Access-Benutzeroberfläche verwenden. Dies verläuft wie folgt:

1. Wählen Sie im Fenster der Access-Datenbank das zu versendende Objekt aus. Man beachte, dass sich Makros nicht versenden lassen.
2. Wählen Sie aus dem Menü „Datei“ den Befehl ‚Senden an‘.
3. Die sich daraufhin öffnende Dialogbox für den Versand bietet zwei Optionen: Mail-Empfänger und Mail-Empfänger (Als Dateianhang). In den meisten Fällen wird man sich wohl für die zweite Option entscheiden.
4. Wählen Sie ein Format und klicken Sie auf OK. Je nach Ihrer Wahl kann Access nach weiteren Informationen fragen (siehe Tabelle A).
5. Nachdem alle benötigten Informationen in Access eingetragen wurden, öffnet das Programm ein neues Nachrichtenfenster im Standard-E-Mail-Client. Dieses Fenster enthält das in Schritt Eins ausgewählte Access-Objekt als Dateianhang oder eingebettet in den Nachrichtentext.
6. Geben Sie den Empfänger an.
7. Versenden Sie die E-Mail.

Tabelle A: Access-Attribute