Niedersachsen leistet sich Personal-Management

Die technischen Anforderungen umfassen 14 DIN-A-4-Seiten und unterteilen in Muss, Kann und Interessant. In die erste Kategorie gehört die Unterstützung von Oracle- und SQL-Server-Datenbanken. Als Kann-Kriterium zählt die Datenhaltung auf Informix-Plattformen und als interessant wirt eingestuft, ob es Einschränkungen bei den möglichen Betriebssystemplattformen gibt.

Der Zugriff auf die Client-Funktionen sollten mit Hilfe von Browsern, mindestes Internet Explorer ab Version 5.x und Netscape Navigator an Version 4.x, erfolgen können. Außerdem müssen die Clients unter Windows NT Workstations, Version 4.0, ablauffähig sein sowie unter Windows 2000 Professional. Interessant ist zudem, ob Linux unterstützt wird.

Die Hersteller sollten angeben, wie und auf welcher Ebene sich die Benutzer authentisieren können, und ob bestehende Benutzer- und User-Gruppeninformationen automatisch aus anderen Applikationen importierbar sind. Zudem muss jede Änderung, Neuaufnahme und Löschung im Datenbestand revisionssicher protokolliert sein. Abgefragt wurde zum Beispiel auch welche technischen Schutzmechanismen gegen versehentliche oder missbräuchliche Manipulation von Daten die Produkte vorweisen.

Langzeitarchivierung, Versions-Management, Verschlüsselung, der Grad der Zentralisierung von Komponenten, Belastungsspitzen und Antwortzeiten bildeten ebenfalls Schwerpunkte im Anforderungskatalog. Insgesamt werden in rund 700 Personalstellen über 2300 Mitarbeiter im Kernbereich Personalverwaltung Zugriff auf die neue Anwendung haben. Durch Schulen und einzelne Dienststellen kommen rund 5000 weitere Anwender hinzu. Über ein Mitarbeiter-Portal sollen schließlich 50 000 PC-Arbeitsplätze mit Teilen des Systems verbunden werden.

Letztlich haben sieben Anbieter ein Angebot abgegeben. Die vier viel versprechendsten waren zwei Systemhäuser, die Lösungen mit SAP-Software anboten, der Hersteller Peoplesoft sowie die Personal & Informatik AG (P&I) aus Wiesbaden.

Damit war jedoch der Auswahlprozess noch nicht vorbei. Im März 2002 mussten die Kandidaten mit einer Mannschaft anrücken, die bei Zustandekommen eines Vertrags in das Projekt involviert gewesen wären. Die Anbieter haben ihre Produkte präsentiert und hatten ad hoc kleine Aufgaben zu lösen, die sich die Projektgruppe ausgedacht hatte. Dazu zählten die Erstellung von Masken und kleine Auswertungen aus aggregierten Daten.

Pilotanwendung in Nordrhein-Westfalen
Doch erkundigte sich eine Kommission auch in Ämtern anderer Bundesländer. Unter anderem besuchte Lemmel die Polizei in Nordrhein-Westfalen, die derzeit Pilotanwendungen mit dem P&I-System laufen haben. Schließlich sympathisierte auch die Koordinierungsgruppe mit diesem System am meisten. „Die Leute von P&I wussten einfach, was wir meinen“, erinnert sich Lemmel.

Doch damit war der Hürdenlauf noch immer nicht vorbei. Noch einmal musste der Hersteller anrücken. Dieses Mal zu einer dreimonatigen umfassenden Prüfung inklusive Lasttests, bei denen sowohl die Datenmenge als auch die Zahl gleichzeitiger Zugriffe erhöht wurde. Dann lud das Koordinierungsteam Anwender ein, um zu sehen, wie diese mit dem System zurechtkommen würde. Darunter war zum Beispiel ein Blinder, der mit einer Braille-Tastatur arbeitete. Nach einer erneuten Kostenrechnung, bekam P&I am 1. Juli 2002 den Zuschlag.

Nun musste eine neue Projektgruppe gebildet werde. Zuvor waren die Projektmitarbeiter zu nur 20 Prozent von ihren sonstigen Aufgaben freigestellt. „Das heißt“, erläutert Lemmel, „sie haben diese Arbeit zusätzlich gemacht.“ Die Projektgruppe, die für die Einführung zuständig ist, besteht nun aus zehn Personen, die ihre gesamte Zeit dieser Aufgabe widmen können.

Das Basismodul, das rund 70 Prozent aller geforderten Funktionen bereitstellt, soll im Herbst 2004 in die Pilotphase gehen. Doch noch in diesem Jahr werden die ersten beiden Komponenten Bedarfs- und Personalplanung in einer Polizeiinspektion getestet. Die Schwierigkeit hier besteht darin, dass diese zur Zeitwirtschaft gehören – eine Anwendung, die nicht existiert. Der Hersteller muss sie erst programmieren.

Darin sieht Lemmel zwar ein Risiko: Die Software könnte nicht fertig werden und Kinderkrankheiten aufweisen. Dennoch befürwortet die Projektleiterin die Entscheidung für eine integrierte Lösung. Die Alternative wäre der Kauf einer zusätzlichen Standardsoftware gewesen, was neue Schnittstellen und einen weiteren Anbieter bedeutet hätte.