Novartis hebt den Einkauf in den Adelsstand

Zunächst musste eine einheitliche Strategie gefunden werden, die über sämtliche internen Unternehmensgrenzen hinweg gilt. Dazu gehört eine neue organisatorische Struktur: „Eine starke Einkaufsorganisation, eine einheitliches Set an Prozessen, das die globalen Richtlinien unterstützt, aber überall genutzt werden kann“, so Grossenbacher. Schließlich musste eine E-Procurement-Plattform gefunden werden.

Die Definition des Einkaufsprozesses wirkt vergleichsweise trivial: Dort wo Bedarf entsteht, wird bestellt. Fehlen etwa im Labor Reagenzgläser, bestellt das Labor nach. Komplex wird der Vorgang dadurch, dass es auf diese Weise sehr viele Besteller gibt, die zudem in unregelmäßigen Abständen aktiv werden müssen und deshalb ungeübt sind, sowie eine große Anzahl an Lieferanten.

So suchte das Komitee schon in einer recht frühen Projektphase nach einem benutzerfreundlichen Softwarepaket. Novartis entschied sich letztlich für die Tools von Ariba, die damals in der Version 6 lieferbar waren. Neben der für Endanwender einfachen Bedienbarkeit, gab das Pricing-Modell den Ausschlag. Laut Grossenbacher war der Hersteller zum Auswahlzeitpunkt im Jahr 2000 der einzige, der neben den Lizenzkosten keine Lieferantengebühren verlangte.

Zwischenzeitlich jedoch muss Grossenbacher die Entscheidung bereut haben. Es stellte sich heraus, dass sich in dem System keine Daten löschen ließen; die Datensätze konnten lediglich in den Status inaktiv annehmen. Das aber führte binnen eines Jahres dazu, dass Novartis die neu angeschafften Rechner gegen leistungsfähigere austauschen musste. „Das war bitter“, erinnert sich der Einkaufsleiter.

Auch zeigte sich, dass sich die Ariba-Software spätestens bei der Last von etwa 4000 europäischen Usern instabil verhielt. „Keiner wusste wieso“, erinnert sich Grossenbacher. Eine rasch gegründete Task-Force musste sich drei Monate ans Tuning begeben, bis die Anwendung endlich zuverlässig lief. Allein die technischen Probleme brachten das E-Procurement-Projekt nahe ans Scheitern. „Bald hätte es kein Ariba bei Norvartis mehr gegeben“, bestätigt der Baseler Chefeinkäufer.

Noch heute ist er froh, dass sich die IT-Technik im Haus für drei Server entschieden hat, auf denen das Ariba-System läuft. Sie bedienen je eine Zeitzone: Europa, USA und Japan. Der Hersteller hatte nur eine Maschine für den weltweiten Betrieb empfohlen. „Wenn wir das gemacht hätten, wäre jedes Mal das komplette System ausgefallen.“