Novartis hebt den Einkauf in den Adelsstand

Im neuen System darf auch nahezu jeder bestellen, aber nicht alles und in ungeprüften Mengen. Außerdem benötigen die User dazu das Einverständnis des zuständigen Vorgesetzten. Diesen herauszufinden erwies sich keinesfalls als Klackssache. Wie in jedem Unternehmen unterschied sich auch hier die dokumentierte von der gelebten Organisation. Bis jeder den Vorgesetzten hatte, der es sein konnte, sollte und wollte, gab es so einige Unwägbarkeiten.

So wuchs zwischenzeitlich das Volumen einkaufsbezogener E-Mails in einem unglaublichen Maß. Denn die neu instruierten Besteller setzten vorsichtshalber einen großen Kreis von möglicherweise oder tatsächlich in einen Bestellvorgang involvierten Personen von ihrer Order in Kenntnis. „Von überall auf der Welt erreichten mich E-Mails, dass irgendjemand irgendetwas bestellt hat“, erinnert sich Grossenbacher.

Bald türmten sich die Probleme, da es nur unzureichend Zeit gab, sie abzuarbeiten und zu lösen. So musste neben den Instabilitätsproblemen mit Ariba auch noch eine Release-Wechsel bewältigt werden. Manchmal waren die Datenbanken für die Online-Bestellung nicht aktuelle genug.

Trotzdem ist die Einführung der E-Procurement-Plattform ein Erfolg. Es gibt in insgesamt 17 Ländern 26 Installationen, die seit April 2002 im operativen Betrieb laufen. Diese Niederlassungen wickeln rund 80 Prozent des gesamten Einkaufs indirekter Güter ab. Über das Ariba-System laufen 74 Prozent der Bestellungen. Das entspricht 58 Prozent der Ausgaben für die B und C-Artikel. Angestrebt werden in diesem Jahr 90 Prozent der Bestellungen und 80 Prozent der Ausgaben.